Un anticipo abierto es plata que ya se recibió o se pagó por adelantado y que todavía no se ha cruzado con ninguna factura. Cuando llega la factura, bajas su saldo usando ese dinero a favor. El flujo es igual en los dos lados: tanto en proveedores (anticipos que pagaste) como en clientes (anticipos que te pagaron), Paxioli tiene un botón Aplicar anticipo en el detalle del documento que dejó el anticipo abierto.
Aplicar un anticipo de un cliente
Cuando un cliente te pagó por adelantado y ya emitiste su factura, cruzas el anticipo desde el recibo de caja del anticipo:
- Ve a Ingresos → Pagos recibidos y abre el recibo del anticipo abierto (aparece marcado como Abierto).
- En el detalle verás la sección Aplicar anticipo con las facturas del cliente que tienen saldo pendiente.
- Elige la factura de venta a la que vas a cruzar el anticipo.
- Escribe el monto que vas a aplicar (Paxioli sugiere el menor entre el saldo de la factura y el anticipo abierto).
- Confirma con Aplicar.
Paxioli baja el saldo de la factura y cruza el anticipo contablemente contra la cuenta de clientes (1305) del mismo tercero.
También puedes registrar un nuevo pago recibido (Ingresos → Pagos recibidos → Nuevo) y cruzarlo con la factura. La diferencia es que ahí registras un recaudo nuevo; con Aplicar anticipo reutilizas el dinero que ya habías recibido.
Aplicar un anticipo de un proveedor
Cuando le pagaste un anticipo a un proveedor y ya tienes su factura de compra, lo cruzas desde el comprobante de egreso del anticipo:
- Ve a Gastos → Pagos y abre el comprobante de egreso del anticipo abierto.
- En el detalle verás la sección Aplicar anticipo con las facturas del proveedor que tienen saldo pendiente.
- Elige la factura de compra a la que vas a cruzar el anticipo.
- Escribe el monto que vas a aplicar.
- Confirma con Aplicar anticipo.
Paxioli baja el saldo de la factura, traslada el anticipo contablemente para cancelar la cuenta por pagar y deja registrado el cruce.
Reglas que Paxioli valida
- El anticipo y la factura deben ser del mismo tercero (mismo cliente o mismo proveedor).
- No puedes aplicar más que el saldo abierto del anticipo.
- No puedes aplicar más que el saldo pendiente de la factura.
- El monto a aplicar debe ser mayor a cero.
Si algo sale mal
No aparece la sección "Aplicar anticipo" en el egreso. Esa sección solo se muestra cuando el egreso todavía tiene saldo abierto de anticipo. Si ya lo aplicaste todo, no aparece.
No me deja porque "supera el saldo". Estás intentando aplicar más de lo que queda del anticipo o más de lo que debe la factura. Revisa ambos saldos y escribe un monto menor o igual.
Dice que deben ser del mismo proveedor o cliente. El anticipo y la factura están a nombre de terceros distintos. Solo se pueden cruzar anticipos y facturas del mismo contacto.
Apliqué el anticipo a la factura equivocada. Para un anticipo de proveedor ya aplicado, debes deshacer la aplicación antes de poder anular el egreso. Si tienes dudas, contáctanos para revisar el caso.