Política de privacidad

En Paxioli, producto de We Are Novacode y operado por Luis Carlos Laguna Tinoco (persona natural comerciante), identificado con cédula de ciudadanía C.C. 1.045.688.450 (número que obra como NIT, sin dígito de verificación, para la persona natural), con domicilio en Calle 116 No. 42B-91, Barranquilla, Colombia, valoramos tu privacidad. Esta Política explica qué información recolectamos, cómo la usamos, con quién la compartimos y qué derechos tienes. Complementa nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos es Luis Carlos Laguna Tinoco (persona natural), C.C. 1.045.688.450 — Paxioli es un producto de We Are Novacode —, con domicilio en Calle 116 No. 42B-91, Barranquilla, Colombia. Para ejercer tus derechos o realizar consultas, escríbenos a hola@paxioli.com.

2. Tu rol y el nuestro: responsable y encargado

Es importante distinguir dos situaciones:

• Datos de tu cuenta: respecto de los datos de las personas que se registran y usan Paxioli (nombre, correo, teléfono, datos de pago), nosotros actuamos como responsables del tratamiento.
• Datos que tú cargas: respecto de los datos personales de tus empleados, clientes, proveedores y demás terceros que registras en la Plataforma (por ejemplo, para facturación o nómina), tú eres el responsable del tratamiento y Paxioli actúa como encargado: los tratamos únicamente por tu cuenta, bajo tus instrucciones y para prestarte el Servicio. Es tu deber contar con la autorización de esos titulares cuando la ley la exija.

3. Información que recolectamos

• Datos de registro: nombre, correo electrónico, teléfono y datos de tu empresa (razón social, NIT, responsabilidades fiscales).
• Datos de facturación y pago: los necesarios para procesar tu suscripción a través de Mercado Pago. El número completo y el código de seguridad de tu tarjeta se tokenizan y quedan custodiados por Mercado Pago; Paxioli solo conserva la franquicia, los últimos cuatro dígitos, la fecha de vencimiento y el nombre del tarjetahabiente como referencia.
• Datos operativos: la información que cargas en la Plataforma (terceros, empleados y su nómina, productos, documentos contables y tributarios, extractos bancarios que decides importar).
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, navegador y registros de actividad necesarios para la seguridad y operación del Servicio.

4. Finalidades del tratamiento

Usamos tu información para: (i) prestar y mantener el Servicio; (ii) procesar pagos y gestionar tu suscripción, incluidos los cobros recurrentes; (iii) emitir tus documentos electrónicos ante la DIAN a través del proveedor tecnológico; (iv) brindar soporte; (v) cumplir obligaciones legales y tributarias; (vi) mejorar la Plataforma y garantizar su seguridad; y (vii) enviarte comunicaciones operativas del Servicio (cobros, avisos de seguridad, cambios en los términos).

Marketing (opt-in). Solo te enviaremos novedades, consejos y comunicaciones comerciales si marcaste la casilla opcional de novedades al registrarte (o la activas después). Esa casilla nace desmarcada, tu decisión queda registrada con fecha y puedes revocarla en cualquier momento escribiendo a hola@paxioli.com o usando el enlace de baja incluido en los correos, sin que ello afecte el Servicio.

5. Funciones de inteligencia artificial y datos que procesan

Algunas funciones opcionales usan proveedores de inteligencia artificial ubicados en Estados Unidos (OpenAI, L.L.C. o Anthropic, PBC, según la configuración del Servicio):

• Lectura de extractos bancarios: si eliges importar un extracto en PDF o imagen con IA, el documento se envía al proveedor para extraer los movimientos.
• Mapeo de importaciones: si usas la sugerencia automática de columnas al importar un archivo, se envían únicamente los encabezados y entre tres y cinco filas de muestra, no el archivo completo.

Estas funciones son opcionales y se activan solo cuando tú las usas: siempre tienes la alternativa de importar y mapear manualmente sin que tus documentos salgan de la Plataforma. El envío constituye una transmisión internacional de datos amparada en tu autorización y en la ejecución del contrato (ver sección 10). Los proveedores de IA tratan esos datos como encargados, para generar el resultado solicitado.

6. Cookies

El sitio y la Plataforma usan cookies propias esenciales: las necesarias para la sesión, la seguridad (por ejemplo, protección CSRF) y recordar tus preferencias. Estas no requieren autorización porque el Servicio no funciona sin ellas.

Además, el sitio público usa, solo si las aceptas en el banner de cookies: (i) cookies de analítica de Google Analytics 4 (Google LLC, Estados Unidos), para medir visitas y entender cómo se usa el sitio, con IP anonimizada; y (ii) el píxel de Meta (Meta Platforms, Inc., Estados Unidos), para medir la efectividad de nuestra publicidad en Facebook e Instagram. Mientras no las aceptes (o si eliges "Solo esenciales"), la analítica queda desactivada mediante el modo de consentimiento de Google y el píxel de Meta no se carga: no se instala ninguna cookie de terceros. Puedes cambiar de opinión borrando las cookies y datos de sitio de tu navegador, con lo cual el banner volverá a preguntarte.

7. Con quién compartimos información

No vendemos tus datos personales. Compartimos información únicamente con los encargados y destinatarios necesarios para prestar el Servicio:

• Mercado Pago (grupo Mercado Libre — Argentina, con infraestructura que puede ubicarse en Estados Unidos u otros países): procesamiento de pagos y custodia tokenizada de tarjetas.
• Factus — Halltec S.A.S. (Colombia): proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión y validación de tus documentos electrónicos.
• OpenAI, L.L.C. / Anthropic, PBC (Estados Unidos): funciones opcionales de IA descritas en la sección 5.
• Google LLC (Estados Unidos): analítica del sitio público (Google Analytics 4), únicamente si aceptaste las cookies de analítica (sección 6).
• Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos): medición publicitaria del sitio público (píxel de Meta), únicamente si aceptaste las cookies en el banner (sección 6).
• OVH Cloud (servidores en Norteamérica — Estados Unidos/Canadá): alojamiento de la Plataforma, de sus bases de datos y de las copias de seguridad automáticas a nivel de servidor (infraestructura).
• DIAN y demás autoridades (Colombia): cuando la ley lo exige, en particular para la validación de documentos electrónicos.

Estos terceros tratan la información bajo contratos o términos que los obligan a protegerla y a usarla solo para la finalidad encargada.

8. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), aislamiento de datos entre empresas, almacenamiento privado de archivos, control de acceso por roles y copias de seguridad automáticas a nivel de servidor (infraestructura) con retención rotativa, gestionadas con el proveedor de alojamiento. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos para minimizar riesgos y te notificaremos los incidentes de seguridad que puedan afectarte significativamente, conforme a la ley.

9. Conservación y eliminación de datos

• Cuenta activa: conservamos tus datos mientras tu suscripción esté vigente (incluida la suspensión por mora, durante la cual la información se conserva).
• Al cancelar la suscripción (acceso de consulta): tu cuenta pasa a un modo de consulta (solo lectura) durante 6 meses, en el que puedes revisar y exportar tu información (reportes, libros y listados) sin registrar operaciones nuevas. Vencido ese período, eliminamos o anonimizamos los datos de tu empresa dentro de los doce (12) meses siguientes, salvo la información que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, soportes de facturación de nuestro propio negocio).
• Copias de seguridad: los datos pueden persistir temporalmente en las copias de seguridad automáticas a nivel de servidor (infraestructura), que rotan y se sobrescriben de forma periódica hasta su eliminación.
• Tu obligación contable: los libros y soportes contables son tuyos y la ley te exige conservarlos (en general, por 10 años). Exporta y custodia tus copias; Paxioli no sustituye ese deber.

10. Transferencias y transmisiones internacionales

Como se detalla en la sección 7, algunos encargados están ubicados fuera de Colombia: el alojamiento de la Plataforma con OVH Cloud (servidores en Norteamérica — Estados Unidos/Canadá; Canadá cuenta con nivel adecuado de protección según el estándar consolidado por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única), los proveedores de IA en Estados Unidos (OpenAI o Anthropic) y Mercado Pago (Argentina). Cuando el país receptor no cuenta con nivel adecuado declarado, la transmisión se ampara en la ejecución del contrato contigo y en tu autorización previa, expresa e informada, otorgada al aceptar esta Política (artículo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012), y en los compromisos de confidencialidad y seguridad con cada proveedor. Las funciones de IA son opcionales: si no deseas que tus documentos se envíen a proveedores de IA, usa la importación manual.

11. POS y datos almacenados en tu dispositivo

Si usas el punto de venta en modo sin conexión, las ventas pendientes y el catálogo se almacenan temporalmente en el dispositivo desde el que operas y se sincronizan con la Plataforma al recuperarse la conexión. Mientras tanto, la custodia de ese dispositivo (y de los datos que contiene) es tu responsabilidad.

12. Tus derechos

Como titular de los datos, tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tu información, a solicitar prueba de la autorización, a revocarla y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en los términos de la Ley 1581 de 2012. El procedimiento y los plazos de respuesta están detallados en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales. El canal de atención es hola@paxioli.com.

13. Menores de edad

El Servicio está dirigido a empresas y personas mayores de edad; no recolectamos deliberadamente datos de menores. Si un cliente registra datos de menores (por ejemplo, beneficiarios en nómina), lo hace en calidad de responsable y debe contar con la autorización del representante legal, prevaleciendo siempre el interés superior del menor.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es sustancial (nuevas finalidades, nuevos destinatarios o transferencias), te lo comunicaremos por correo o dentro de la Plataforma antes de que entre en vigencia.

15. Contacto

Para consultas sobre privacidad, escríbenos a hola@paxioli.com.