Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que regulan el régimen de protección de datos personales (Habeas Data) en Colombia, Luis Carlos Laguna Tinoco (persona natural comerciante), identificado con cédula de ciudadanía C.C. 1.045.688.450 (número que obra como NIT, sin dígito de verificación, para la persona natural) — Paxioli es un producto de We Are Novacode —, en su calidad de Responsable del Tratamiento, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Luis Carlos Laguna Tinoco (persona natural)
• Identificación: C.C. 1.045.688.450 (obra como NIT sin dígito de verificación)
• Producto de: We Are Novacode (producto: Paxioli)
• Domicilio: Calle 116 No. 42B-91, Barranquilla, Colombia
• Correo electrónico (PQRS / Habeas Data): hola@paxioli.com

2. Definiciones

Se entiende por dato personal cualquier información vinculada a una persona natural determinada o determinable; titular, la persona cuyos datos son objeto de tratamiento; tratamiento, cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión); responsable, quien decide sobre el tratamiento; encargado, quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable; y autorización, el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. Alcance: Paxioli como responsable y como encargado

Esta Política aplica a los datos personales de los usuarios que se registran en Paxioli y de las personas de contacto de las empresas clientes, respecto de los cuales actuamos como Responsable.

Los datos personales de empleados, clientes, proveedores y otros terceros que las empresas usuarias cargan en la Plataforma (por ejemplo, para facturar o liquidar nómina) son tratados por Paxioli en calidad de Encargado, por cuenta y bajo las instrucciones de la empresa usuaria, quien actúa como responsable frente a esos titulares y debe contar con las autorizaciones que la ley exija. Frente a esos datos, Paxioli se limita a alojarlos, procesarlos, respaldarlos y transmitirlos según lo requiera la operación del servicio, y atenderá las solicitudes de los titulares redirigiéndolas al responsable cuando corresponda.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme a la Ley 1581 de 2012.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades: (i) la prestación del servicio de software contable y facturación electrónica; (ii) la gestión de la relación contractual y de los pagos recurrentes de la suscripción; (iii) la emisión y validación de documentos electrónicos ante la DIAN a través del proveedor tecnológico autorizado; (iv) el cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias; (v) la atención de soporte, consultas y reclamos; (vi) el envío de comunicaciones operativas del servicio; y (vii) cuando el titular use las funciones opcionales de inteligencia artificial, el procesamiento de los documentos que él mismo cargue para ese fin.

El envío de comunicaciones comerciales o de marketing se realiza únicamente con la autorización adicional, expresa y opcional del titular (casilla de novedades, que nace desmarcada y cuya aceptación queda registrada con fecha). Esta autorización es revocable en cualquier momento sin afectar el servicio.

6. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para ejercer los derechos (arts. 14 a 16, Ley 1581 de 2012)

El titular, sus causahabientes o su representante podrán ejercer sus derechos escribiendo a hola@paxioli.com, indicando nombre e identificación del titular, la descripción de los hechos o de la solicitud, la dirección o correo de notificación y los documentos de soporte.

• Consultas (art. 14): se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos y la fecha de atención, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (art. 15): si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo completo; si no fuere posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una leyenda de "reclamo en trámite" se incluirá en la base de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• Queja ante la SIC (art. 16): el titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante Paxioli (requisito de procedibilidad).

8. Autorización

Al registrarse en la Plataforma y marcar la casilla de aceptación de los Términos y Condiciones y de esta Política, el titular otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas. La autorización consta por medios electrónicos: la Plataforma registra la fecha y hora de la aceptación, registro que sirve como prueba de la autorización y puede ser solicitado por el titular. La autorización para marketing se otorga por separado y de forma opcional (opt-in).

9. Datos sensibles y de menores

Paxioli no solicita datos sensibles para el registro. Los datos que las empresas usuarias carguen y que puedan tener carácter sensible (por ejemplo, afiliaciones a seguridad social en la nómina de sus empleados) se tratan en calidad de encargado, bajo la responsabilidad de la empresa usuaria, quien debe contar con la autorización correspondiente. El servicio no está dirigido a menores de edad; en caso de tratarse datos de menores (por ejemplo, beneficiarios registrados por el empleador), se observará su interés superior y la normativa aplicable.

10. Medidas de seguridad

Paxioli implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para garantizar la seguridad de los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, incluyendo: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), aislamiento lógico de la información de cada empresa, control de acceso por roles, almacenamiento privado de archivos y copias de seguridad automáticas a nivel de servidor (infraestructura) con retención rotativa, gestionadas con el proveedor de alojamiento.

11. Encargados, transmisiones y transferencias internacionales

Para la prestación del servicio, Paxioli transmite datos personales a los siguientes encargados, quienes los tratan por cuenta del Responsable y bajo sus instrucciones:

• Mercado Pago (grupo Mercado Libre — Argentina, con infraestructura que puede ubicarse en Estados Unidos u otros países): procesamiento de pagos y custodia tokenizada de tarjetas.
• Factus — Halltec S.A.S. (Colombia): proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión de documentos electrónicos.
• OpenAI, L.L.C. / Anthropic, PBC (Estados Unidos): procesamiento de documentos en las funciones opcionales de inteligencia artificial (lectura de extractos bancarios e importaciones), únicamente cuando el usuario decide usarlas; existe siempre una alternativa manual.
• OVH Cloud (servidores en Norteamérica — Estados Unidos/Canadá): alojamiento de la Plataforma, de sus bases de datos y de las copias de seguridad automáticas a nivel de servidor (infraestructura).

Cuando estos terceros se encuentran fuera de Colombia (Estados Unidos, Canadá o Argentina, según el proveedor), la transmisión o transferencia internacional se realiza hacia países con nivel adecuado de protección conforme al estándar consolidado por la Superintendencia de Industria y Comercio en su Circular Única (como Canadá) o, en su defecto, se ampara en la autorización previa, expresa e informada del titular, otorgada al aceptar esta Política (artículo 26, literal a, de la Ley 1581 de 2012), y en la ejecución del contrato de servicio, aplicándose además los compromisos de confidencialidad y seguridad pactados con cada proveedor. La DIAN y demás autoridades reciben información cuando la ley lo exige.

12. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán mientras subsista la relación contractual y, una vez terminada, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales. La información contable y tributaria está sujeta a los términos de conservación de la ley colombiana (en general, 10 años para libros y soportes del comerciante). Al cancelar la suscripción, la cuenta de la empresa usuaria pasa a un modo de consulta (solo lectura) durante 6 meses, período en el cual puede revisar y exportar su información; después, los datos se eliminan o anonimizan dentro de los doce (12) meses siguientes, pudiendo persistir temporalmente en las copias de seguridad rotativas a nivel de servidor (infraestructura) hasta su ciclo de eliminación, salvo deber legal de conservación.

13. Vigencia

Esta Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras se realice tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a través del correo registrado o de avisos en la Plataforma, antes de su entrada en vigencia.

14. Contacto

Para el ejercicio de sus derechos o cualquier consulta sobre el tratamiento de sus datos, escríbanos a hola@paxioli.com.