Términos y condiciones

Estos Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma de software contable y facturación electrónica Paxioli (en adelante, la "Plataforma" o el "Servicio"), operada por Luis Carlos Laguna Tinoco (persona natural comerciante), identificado con cédula de ciudadanía C.C. 1.045.688.450 (número que obra como NIT, sin dígito de verificación, para la persona natural), con domicilio en Calle 116 No. 42B-91, Barranquilla, Colombia. Paxioli es un producto de We Are Novacode (en adelante, "Paxioli", "We Are Novacode" o "nosotros"). Al registrarte, marcar la casilla de aceptación o usar el Servicio, aceptas estos Términos en su totalidad. Si contratas en nombre de una empresa, declaras que tienes facultades para obligarla.

1. Objeto

Paxioli ofrece un servicio de software como servicio (SaaS) multiempresa que permite, entre otras funciones y según el plan contratado, la facturación electrónica ante la DIAN, la contabilidad automática, la gestión de inventario, el punto de venta (POS), la nómina y nómina electrónica, la conciliación bancaria y la generación de reportes. Paxioli es una herramienta de gestión: no es una firma contable ni de auditoría.

2. Cuenta de usuario

Para usar el Servicio debes crear una cuenta y suministrar información veraz, completa y actualizada. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tus credenciales, de administrar los roles y permisos de los usuarios que invites a tu empresa y de toda actividad realizada bajo tu cuenta. Debes notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado a hola@paxioli.com.

3. Planes, precios y pagos recurrentes

El acceso al Servicio está sujeto al pago de la tarifa del plan elegido, con periodicidad mensual o anual según lo contratado. Los pagos se procesan a través de la pasarela Mercado Pago: al realizar el primer pago autorizas el guardado seguro (tokenización) de tu tarjeta en Mercado Pago y los cobros automáticos recurrentes de los períodos siguientes con esa tarjeta, hasta que canceles la suscripción o retires el medio de pago. Paxioli no almacena el número completo ni el código de seguridad de tu tarjeta; solo conserva la franquicia, los últimos cuatro dígitos y la fecha de vencimiento como referencia.

Cobros fallidos, mora y suspensión. Si un cobro automático es rechazado, te lo notificaremos por correo y reintentaremos el cobro aproximadamente una vez al día. Dispondrás de un período de gracia de al menos nueve (9) días calendario desde el aviso del cobro fallido para actualizar tu medio de pago o regularizar el pago, durante el cual el Servicio permanece activo. Vencido el período de gracia sin pago, la suscripción se suspende: el acceso a la Plataforma queda restringido, pero tu información se conserva conforme a la sección 15. Al recibirse el pago pendiente, la suscripción se reactiva de inmediato.

Los precios se informan en la Plataforma. Cualquier aumento de precio de tu plan te será avisado con una antelación mínima de treinta (30) días calendario y aplicará a partir del siguiente período de facturación. Salvo disposición legal en contrario (incluido el derecho de retracto conforme a la sección 4), los pagos no son reembolsables por períodos ya iniciados.

4. Derecho de retracto y reversión del pago (Ley 1480 de 2011)

Derecho de retracto (art. 47). Por tratarse de un servicio contratado a distancia (en línea), tienes derecho a retractarte de la suscripción dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al primer cobro de tu plan (celebración del contrato). Para ejercerlo, escríbenos a hola@paxioli.com desde el correo registrado, indicando tu empresa y la manifestación de retracto; no necesitas justificar tu decisión. Ejercido en tiempo, el contrato se resuelve y te reintegraremos el dinero pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, por el mismo medio de pago cuando sea posible. El retracto aplica al primer cobro de la suscripción; las renovaciones de períodos siguientes no constituyen una nueva celebración del contrato, sin perjuicio de tu derecho a cancelar en cualquier momento (sección 5).

Reversión del pago (art. 51). Cuando el pago se haya realizado con tarjeta u otro instrumento de pago electrónico, podrás solicitar la reversión ante el emisor de tu medio de pago (tu banco), notificándonos también a nosotros dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, en los casos previstos por la ley: fraude, operación no solicitada o no consentida por ti, o que el servicio no sea prestado. Te pedimos escribirnos en paralelo a hola@paxioli.com para gestionar el caso directamente y con mayor rapidez.

5. Cobros recurrentes y cancelación (Ley 2300 de 2023)

La suscripción a Paxioli es de renovación automática con cobro recurrente, bajo las siguientes reglas:

• Autorización expresa: el cobro recurrente solo se activa con tu autorización previa y expresa, otorgada al suscribirte y realizar el primer pago (sección 3). Sin esa autorización no se realizan cargos automáticos.
• Aviso del ciclo: al contratar se te informa la periodicidad del cobro (mensual o anual), su valor y la fecha del siguiente cargo, visibles en todo momento en Mi suscripción dentro de la Plataforma; además, cada cobro genera una notificación al correo registrado.
• Cancelación simple y sin penalidad: puedes cancelar la renovación en cualquier momento, por el mismo medio por el que te suscribiste, desde Mi suscripción (o escribiéndonos a hola@paxioli.com), sin trámites adicionales, sin penalidades ni cobros por cancelar. El Servicio permanece activo hasta el final del período ya pagado y no se generan nuevos cargos.
• Cambios de tarifa: cualquier modificación del precio del plan te será avisada con una antelación mínima de quince (15) días calendario a su aplicación (nuestra práctica actual es avisar con treinta (30) días, sección 3), de modo que puedas cancelar antes de que el nuevo precio rija tu siguiente cobro.

6. Certificado de firma digital

La emisión de facturación electrónica requiere un certificado de firma digital. Este certificado constituye un cargo independiente de la suscripción al Servicio, con su propia tarifa y vigencia anual, y se informa de manera separada en el proceso de contratación y en cada cobro. Su renovación es anual mientras desees seguir facturando electrónicamente. Las empresas que no facturen electrónicamente no requieren este certificado ni asumen su costo.

7. Uso aceptable

Te comprometes a usar el Servicio conforme a la ley y a estos Términos. Está prohibido, de manera enunciativa: (i) usar la Plataforma para fines ilícitos o fraudulentos; (ii) vulnerar la seguridad o integridad del Servicio o intentar acceder a datos de otras empresas; (iii) acceder a datos de terceros sin autorización; (iv) revender el Servicio sin autorización escrita; (v) usar la Plataforma para emitir documentos con información falsa.

8. Facturación electrónica, nómina electrónica y mandato de emisión

Paxioli emite los documentos electrónicos a la DIAN a través de Factus, plataforma del proveedor tecnológico autorizado Halltec S.A.S. (Colombia). Al habilitar la facturación electrónica en la Plataforma, autorizas expresamente a Paxioli y a su proveedor tecnológico para transmitir, validar y consultar por tu cuenta y en tu nombre tus facturas electrónicas, notas crédito/débito, documentos soporte y documentos de nómina electrónica ante la DIAN, así como para gestionar los rangos de numeración y la información de habilitación que suministres. Esta autorización se limita a la operación del Servicio y estará vigente mientras la función esté habilitada.

Eres el único responsable de la veracidad de la información que registras, de emitir tus documentos dentro de los plazos que exige la ley (incluida la transmisión de la nómina electrónica, que se envía a la DIAN cuando la emites desde la Plataforma) y del cumplimiento de tus obligaciones tributarias, contables y laborales. Paxioli no presta asesoría tributaria, contable ni legal; cualquier orientación dentro de la Plataforma es de carácter informativo.

El cupo incluido en cada plan se refiere exclusivamente a los documentos electrónicos emitidos a la DIAN (facturas electrónicas, notas crédito/débito, documento soporte y sus notas, y nómina electrónica); cada documento emitido cuenta como uno. Registrar ventas, gastos o movimientos en la plataforma, así como operar el punto de venta, es ilimitado y no consume cupo.

9. Funciones de inteligencia artificial (opcionales)

La Plataforma ofrece funciones opcionales asistidas por inteligencia artificial, como la lectura de extractos bancarios (PDF o imagen) y la sugerencia de mapeo de columnas al importar archivos. Al usarlas, el contenido necesario se procesa a través de proveedores de IA ubicados en Estados Unidos (OpenAI o Anthropic), conforme se detalla en la Política de Privacidad. Estas funciones son opcionales: siempre puedes usar la importación y el mapeo manual como alternativa. Los resultados de la IA son sugerencias que debes revisar antes de confirmarlas; la responsabilidad por la información registrada sigue siendo tuya.

10. Punto de venta (POS) y modo sin conexión

El POS de Paxioli puede operar temporalmente sin conexión a internet: en ese modo, las ventas y el catálogo se almacenan de forma local en el dispositivo desde el que operas y se sincronizan automáticamente con la Plataforma al recuperarse la conexión. Mientras la sincronización no ocurra, esa información existe únicamente en tu dispositivo, por lo que eres responsable de su custodia (acceso, integridad y disponibilidad del equipo) y de procurar la sincronización oportuna. Los documentos que requieran validación de la DIAN se transmiten cuando hay conexión.

11. Disponibilidad y soporte

Procuramos mantener el Servicio disponible de forma continua, salvo mantenimientos programados o causas de fuerza mayor. Las condiciones de disponibilidad, soporte y respaldos se detallan en nuestro Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA).

12. Propiedad intelectual y propiedad de tus datos

El software, la marca, los diseños y los contenidos de la Plataforma son propiedad de Paxioli o de sus licenciantes. No se concede ningún derecho de propiedad intelectual más allá de la licencia de uso limitada, revocable y no exclusiva que otorgan estos Términos.

Tus datos son tuyos. La información contable, tributaria, de nómina, de clientes y demás datos que cargas o generas en la Plataforma (los "Datos del Cliente") son y seguirán siendo de tu propiedad. Nos otorgas únicamente la licencia necesaria para alojarlos, procesarlos, respaldarlos y transmitirlos con el fin de prestarte el Servicio. Paxioli no vende los Datos del Cliente ni los usa para fines distintos de la prestación del Servicio.

13. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad y nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en Colombia. Respecto de los datos personales de tus empleados, clientes y proveedores que cargas en la Plataforma, tú actúas como responsable del tratamiento y Paxioli como encargado, según se explica en dichas políticas.

14. Limitación de responsabilidad

Paxioli provee una herramienta de software. Tú eres el único responsable de tu contabilidad, de la exactitud e integridad de la información registrada, de la revisión de los documentos antes de emitirlos, de tus declaraciones tributarias, del pago oportuno de tus impuestos y aportes, y de las decisiones que tomes con base en la información y reportes generados por la Plataforma. Paxioli no responde por sanciones, intereses o requerimientos de autoridades derivados de información errónea, incompleta o extemporánea registrada por ti, ni por interrupciones o rechazos atribuibles a terceros (DIAN, proveedor tecnológico, pasarela de pagos, entidades financieras) o a fuerza mayor.

En la máxima medida permitida por la ley, Paxioli no será responsable por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de datos derivados del uso o imposibilidad de uso del Servicio. La responsabilidad total y acumulada de Paxioli se limita al valor efectivamente pagado por ti por el Servicio en los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación. Nada en estos Términos limita la responsabilidad que no pueda excluirse conforme a la ley colombiana, incluidos los derechos que te asisten como consumidor bajo la Ley 1480 de 2011.

15. Suspensión, terminación y acceso de consulta (solo lectura)

Podemos suspender o cancelar tu acceso en caso de incumplimiento de estos Términos o de mora en el pago (conforme a la sección 3). Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde Mi suscripción, sin penalidad (sección 5); el Servicio permanecerá activo hasta el final del período ya pagado.

Acceso de consulta y exportación. Terminada la suscripción (por cancelación o no renovación), tu cuenta pasará a un modo de consulta (solo lectura) durante los 6 meses siguientes: podrás ingresar para revisar tu información y exportarla mediante las herramientas de la Plataforma (reportes, libros y listados en formatos estándar como Excel/PDF) o solicitándonos una exportación a hola@paxioli.com, pero no registrar operaciones nuevas. Vencido ese período, podremos eliminar o anonimizar los Datos del Cliente conforme a los plazos de conservación descritos en la Política de Privacidad, salvo la información que debamos conservar por obligación legal. Recuerda que, como comerciante, la obligación de conservar tus libros y soportes contables (en general, por 10 años) es tuya; te recomendamos exportar y custodiar tus copias.

16. Modificaciones

Podemos modificar estos Términos. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, cuando el cambio sea sustancial (precios, alcance del Servicio, limitaciones de responsabilidad), te lo notificaremos con una antelación mínima de diez (10) días calendario por correo electrónico o mediante aviso dentro de la Plataforma. El uso continuado del Servicio tras la entrada en vigencia de una modificación implica su aceptación; si no estás de acuerdo, puedes cancelar tu suscripción antes de esa fecha.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se someterá a los jueces y tribunales competentes de Barranquilla, Colombia, sin perjuicio de las normas de competencia imperativas en materia de protección al consumidor.

18. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos Términos, escríbenos a hola@paxioli.com.