Paxioli puede enviar recordatorios de cobro por correo a tus clientes de forma automática. Tú eliges si quieres avisar antes del vencimiento, el mismo día del vencimiento y después de que la factura se venció. Así cobras a tiempo sin tener que escribir correo por correo.

Paxioli revisa todos los días a las 8:00 a. m. tus facturas de venta emitidas con saldo pendiente, pero los correos solo salen dentro del horario que permite la ley (ver abajo) y solo a los clientes que tú elijas.

Los recordatorios vienen activos para tu empresa. A quién se le escribe lo decides cliente por cliente con la casilla Recordatorios de cobro por correo de su ficha (ver abajo).

Horarios permitidos por la ley

La Ley 2300 de 2023, conocida como "Dejen de Fregar", protege a quien debe: prohíbe que lo contacten para cobrarle a cualquier hora y todos los días. Paxioli cumple esa ley por ti, así que tus recordatorios solo se envían:

| Día | Horario | | --- | --- | | Lunes a viernes | 7:00 a. m. a 7:00 p. m. | | Sábados | 8:00 a. m. a 3:00 p. m. | | Domingos y festivos | No se envía nada |

Paxioli calcula solo los festivos colombianos de cada año, incluidos los que se corren al lunes y los de Semana Santa. No tienes que configurar nada.

Lo que cae fuera del horario no se pierde: queda programado y sale en el siguiente momento permitido. Si una factura vence un domingo, el recordatorio se envía el lunes a las 7:00 a. m.

Un solo correo de cobro al día por cliente. La misma ley dice que, una vez contactado, al cliente no se le puede contactar más de una vez el mismo día. Si un cliente tiene varias facturas en aviso el mismo día, le llega un solo correo con todas. Si ese día ya recibió otro correo de cobro (por ejemplo, su estado de cuenta), el recordatorio sale el siguiente día permitido.

Cada aviso sale una sola vez. Si tienes activados los tres momentos (antes, el día y después), a cada factura le llegan los tres, cada uno en su día y una sola vez. Si usas Enviar recordatorios ahora el mismo día, no se repite el aviso que ya salió.

A qué clientes les llega

La ley también dice que al cliente solo se le puede cobrar por los canales que él autorice (Ley 2300 de 2023, art. 2). Por eso cada cliente tiene su casilla:

Ve a Contactos y abre o crea el cliente.
En Roles, con Cliente marcado, aparece la casilla Recordatorios de cobro por correo, con la explicación de cuándo y en qué horario le escribimos.
Márcala solo si el cliente autorizó que le cobren por correo y guarda.

La casilla nace apagada en cada cliente nuevo. Los recordatorios solo les llegan a los clientes activos, con correo registrado y con la casilla marcada. En la ficha del cliente verás la etiqueta Recordatorios de cobro cuando la tiene prendida.

Habilitar los recordatorios

Ve a Configuración → Notificaciones de cobro.
La casilla Enviar recordatorios automáticos viene marcada. Si la desmarcas, no se envía nada.
Elige cuáles momentos quieres usar (de fábrica vienen los tres: 3 días antes, el día y 3 días después):
- Antes del vencimiento: marca la casilla y escribe cuántos días antes quieres avisar (por ejemplo, 3).
- El día del vencimiento: marca la casilla para que avise justo el día que se vence la factura.
- Después del vencimiento: marca la casilla y escribe cuántos días después quieres avisar (por ejemplo, 5).
Guarda los cambios.

Los días deben estar entre 0 y 90. Puedes activar uno, dos o los tres momentos al tiempo.

Personalizar el mensaje

Puedes dejar el mensaje que trae Paxioli o escribir el tuyo. Cuando un cliente tiene varias facturas en aviso el mismo día, el correo que las junta lleva un texto general con la lista de facturas en lugar de tu mensaje (tu mensaje habla de una sola factura).

En la misma pantalla, escribe el asunto y el cuerpo del correo general.
Si quieres un texto distinto para cada momento, llena los campos de antes, del día y después. Los que dejes vacíos usan el mensaje general.
Puedes usar variables que Paxioli reemplaza por los datos reales:
- {cliente}: nombre del cliente
- {documento}: tipo de documento de venta («cuenta de cobro», «factura de venta» o «factura electrónica», según lo que vendas). Con {Documento} sale con mayúscula inicial, para empezar el asunto
- {factura} o {numero}: número de la factura
- {valor} o {total}: valor de la factura
- {fecha_vencimiento} o {vencimiento}: fecha de vencimiento
- {fecha}: fecha de la factura
- {empresa}, {nit}, {telefono}, {correo} · datos de tu empresa
Guarda.

Enviar los recordatorios ahora (prueba)

Si no quieres esperar a las 8:00 a. m., puedes lanzarlos de inmediato.

En Configuración → Notificaciones de cobro, usa el botón Enviar recordatorios ahora.
Si quieres simular otro día (por ejemplo, para ver qué saldría mañana), escribe una fecha de referencia.
Paxioli te muestra un resumen de a quién le llegó el correo y a quién no.

El botón tampoco puede saltarse la ley. Si lo usas un domingo, un festivo o fuera del horario permitido, Paxioli te lo dice y deja los correos programados para el siguiente momento permitido.

Cómo decide Paxioli a quién enviar

Solo toma facturas emitidas y con saldo pendiente (no borradores ni anuladas ni pagadas), de clientes activos con la casilla Recordatorios de cobro por correo.
El recordatorio antes sale cuando faltan los días que configuraste para que la factura se venza.
El recordatorio del día sale el día exacto del vencimiento.
El recordatorio después sale cuando ya pasaron los días que configuraste desde el vencimiento.
Cada aviso (antes, el día y después) sale una sola vez por factura.
A un cliente le llega un solo correo de cobro al día: sus facturas en aviso van juntas (Ley 2300 de 2023, art. 3).
Nada sale domingos ni festivos, ni fuera del horario de la tabla de arriba: queda programado para después.
Lo programado se vuelve a revisar justo antes de salir: si la factura ya se pagó, se anuló o se castigó, o le apagaste la casilla al cliente, el correo no sale.

Si algo sale mal

No le llegó el correo a un cliente. Revisa en su ficha de contacto que esté activo, que tenga un correo registrado y la casilla Recordatorios de cobro por correo marcada. Si le falta algo, Paxioli lo omite y lo informa en el resumen.

No se envió nada. Verifica que la casilla Enviar recordatorios automáticos esté marcada, que hayas activado al menos un momento (antes, el día o después) y que tus clientes tengan prendida la casilla Recordatorios de cobro por correo. En la misma pantalla verás cuántos clientes la tienen.

Salió menos de lo que esperaba. Puede ser uno de los límites: si ese aviso de la factura ya había salido, no se repite; y si el cliente ya recibió hoy un correo de cobro, el recordatorio queda para el siguiente día permitido. También revisa si hoy es domingo o festivo: en ese caso los correos quedan programados, no perdidos.

El cliente dice que el correo llega vacío o raro. Revisa el mensaje: si usaste una variable mal escrita (por ejemplo {clientes} en vez de {cliente}), Paxioli no la reemplaza y aparece tal cual. Corrige el texto y vuelve a guardar.

No quiero que sigan saliendo. Para un solo cliente, desmarca su casilla Recordatorios de cobro por correo. Para todos, entra a Configuración → Notificaciones de cobro y desmarca Enviar recordatorios automáticos, o apaga solo el momento que no quieras.