Paxioli puede enviar recordatorios de cobro por correo a tus clientes de forma automática. Tú eliges si quieres avisar antes del vencimiento, el mismo día del vencimiento y después de que la factura se venció. Así cobras a tiempo sin tener que escribir correo por correo.
Los recordatorios salen solos todos los días a las 7:00 a. m. y revisan las facturas de venta emitidas con saldo pendiente.
Habilitar los recordatorios
- Ve a Configuración → Notificaciones de cobro.
- Marca la casilla Activar notificaciones de cobro. Si no la activas, no se envía nada.
- Elige cuáles momentos quieres usar:
- Antes del vencimiento: marca la casilla y escribe cuántos días antes quieres avisar (por ejemplo, 3).
- El día del vencimiento: marca la casilla para que avise justo el día que se vence la factura.
- Después del vencimiento: marca la casilla y escribe cuántos días después quieres avisar (por ejemplo, 5).
- Guarda los cambios.
Los días deben estar entre 0 y 90. Puedes activar uno, dos o los tres momentos al tiempo.
Personalizar el mensaje
Puedes dejar el mensaje que trae Paxioli o escribir el tuyo.
- En la misma pantalla, escribe el asunto y el cuerpo del correo general.
- Si quieres un texto distinto para cada momento, llena los campos de antes, del día y después. Los que dejes vacíos usan el mensaje general.
- Puedes usar variables que Paxioli reemplaza por los datos reales:
{cliente}— nombre del cliente{factura}o{numero}— número de la factura{valor}o{total}— valor de la factura{fecha_vencimiento}o{vencimiento}— fecha de vencimiento{fecha}— fecha de la factura{empresa},{nit},{telefono},{correo}— datos de tu empresa
- Guarda.
Enviar los recordatorios ahora (prueba)
Si no quieres esperar a las 7:00 a. m., puedes lanzarlos de inmediato.
- En Configuración → Notificaciones de cobro, usa el botón Enviar recordatorios ahora.
- Si quieres simular otro día (por ejemplo, para ver qué saldría mañana), escribe una fecha de referencia.
- Paxioli te muestra un resumen de a quién le llegó el correo y a quién no.
Cómo decide Paxioli a quién enviar
- Solo toma facturas emitidas y con saldo pendiente (no borradores ni anuladas ni pagadas).
- El recordatorio antes sale cuando faltan los días que configuraste para que la factura se venza.
- El recordatorio del día sale el día exacto del vencimiento.
- El recordatorio después sale cuando ya pasaron los días que configuraste desde el vencimiento.
- Una misma factura no recibe el mismo recordatorio dos veces el mismo día.
Si algo sale mal
No le llegó el correo a un cliente. Revisa que el cliente tenga un correo registrado en su ficha de contacto. Si no tiene correo, Paxioli lo omite y lo informa en el resumen.
No se envió nada. Verifica que la casilla Activar notificaciones de cobro esté marcada y que hayas activado al menos un momento (antes, el día o después). Si todo está apagado, no sale ningún correo.
El cliente dice que el correo llega vacío o raro.
Revisa el mensaje: si usaste una variable mal escrita (por ejemplo {clientes} en vez de {cliente}), Paxioli no la reemplaza y aparece tal cual. Corrige el texto y vuelve a guardar.
No quiero que sigan saliendo. Entra a Configuración → Notificaciones de cobro y desmarca Activar notificaciones de cobro, o apaga solo el momento que no quieras.