En Paxioli los clientes, proveedores y empleados son todos contactos (terceros). Un mismo contacto puede ser cliente y proveedor a la vez. Viven en Contactos.
Crear un contacto
- Ve a Contactos y haz clic en Nuevo.
- Elige el tipo de identificación (NIT, cédula, etc.) y escribe el número.
- Indica si es persona natural o persona jurídica:
- Si es jurídica, escribe la razón social.
- Si es natural, escribe los nombres y apellidos.
- Marca para qué es el contacto: Cliente, Proveedor y/o Empleado. (Puedes marcar más de uno).
- Completa los datos opcionales: correo, teléfono, dirección, ciudad.
- Guarda con Guardar.
Si el documento es NIT (31) y no escribes el dígito de verificación (DV), Paxioli lo calcula solo. Para otros documentos el DV no aplica.
Datos comerciales del cliente
En el formulario del contacto puedes dejar predeterminados que agilizan la facturación:
- Lista de precios: se aplica sola cuando le facturas.
- Término de pago: define el plazo (contado, 30 días, etc.).
- Vendedor asignado.
- Responsabilidad fiscal y régimen de IVA (responsable / no responsable), importantes para la DIAN.
Crear un contacto al vuelo
No tienes que salir a crear el contacto antes de facturar: desde el formulario de una factura o cuenta de cobro puedes crear el cliente en el momento con su identificación y seguir sin perder el documento.
Preguntas frecuentes
¿Un cliente puede ser también proveedor? Sí. Marca ambas casillas en el mismo contacto.
¿Qué pasa si elimino un contacto? Solo se puede eliminar un contacto que no tenga documentos: el que creaste por error. Va a la papelera y lo recuperas desde Contactos › Ver eliminados. Si ya tiene facturas o cuentas de cobro, recibos, pagos, compras o movimientos, Paxioli no lo deja eliminar (te dice qué tiene) porque la ley obliga a conservar esos soportes con el tercero identificado; lo que procede es desactivarlo.
¿Cómo desactivo un contacto que ya no uso? En Contactos, en el menú del contacto, elige Desactivar (o desmarca «Contacto activo» en su ficha). Deja de aparecer al crear documentos nuevos (facturas o cuentas de cobro, cotizaciones, remisiones, recurrentes, producción y punto de venta), pero sigue en el listado con la marca «Inactivo», en todos sus documentos y en los cobros: a un cliente inactivo todavía le puedes registrar un pago. Lo activas de nuevo desde el mismo menú.
¿Para qué sirve la responsabilidad fiscal? La DIAN exige declarar correctamente la responsabilidad fiscal del tercero en la facturación electrónica. Déjala bien diligenciada para evitar rechazos.
