Cuando un proveedor te emite una factura, la registras en Paxioli como factura de compra. El sistema la contabiliza sola, lleva el IVA descontable y, si compras productos, actualiza tu inventario.

Registrar la compra

Ve a Gastos → Facturas de compra y haz clic en Nueva.
Elige el proveedor. Si no existe, créalo en el momento con su NIT o cédula.
Escribe el número de la factura del proveedor y la fecha de la factura.
Elige la forma de pago: Contado o Crédito (si es crédito, pon la fecha de vencimiento).
Agrega las líneas. Por cada línea puedes:
- Elegir un producto inventariable (alimenta el kardex y la entrada al inventario), o
- Elegir una cuenta de gasto del PUC (cuentas 5x, 6x o 14x) cuando no es un producto de inventario.
Si la línea es de un producto inventariable, elige la bodega a la que entra el stock. Si tu empresa tiene una sola bodega, el selector no aparece y entra a esa bodega.
Escribe cantidad, precio, descuento e IVA de cada línea.
Si manejas centros de costo, elige el del documento. Cuando una compra es para varios centros (por ejemplo, materiales para dos obras), cambia el centro en cada línea; la línea que dejes en «Centro: el del documento» toma el del documento.
Revisa el total y guarda con Guardar.

Si la línea tiene un producto inventariable, Paxioli suma las unidades al stock de la bodega que elegiste (el inventario se lleva por bodega, no global) y recalcula el costo promedio ponderado. Si es una cuenta de gasto, simplemente registra el gasto.

¿Qué pasa al causar la compra?

Paxioli genera el comprobante contable automáticamente:

Registra el gasto o el inventario según las líneas.
Lleva el IVA descontable.
Registra la cuenta por pagar al proveedor (2205). El saldo queda pendiente aunque la marques de contado; para saldarla registras el pago desde Gastos → Pagos (puedes hacerlo de una vez con el botón de pago del detalle).

El asiento, en resumen, es: D 1435 Inventario (o la cuenta de gasto) y D IVA descontable, contra C 2205 Proveedores.

¿Venías de una orden de compra?

Si primero acordaste la compra con una orden de compra (Gastos → Órdenes de compra), no tienes que volver a digitar todo: desde el detalle de la orden usas Convertir a factura y Paxioli arma la factura de compra con los mismos ítems para que solo la causes. La orden también se puede cerrar sin convertir si al final no se concreta.

Documento soporte

Si le compras a una persona no obligada a facturar electrónicamente (por ejemplo, un proveedor del régimen simple, un independiente sin factura o alguien que no emite factura electrónica), no recibes una factura de él. En ese caso tu empresa es la que genera el documento ante la DIAN: el documento soporte.

Usa Gastos → Documento soporte en lugar de la factura de compra. El flujo de causación es muy parecido (elige el proveedor, las cuentas de gasto, el IVA y las retenciones), pero tiene dos diferencias importantes: la numeración y los estados de emisión DIAN.

Numeración propia

El documento soporte no usa el número del proveedor (porque no hay factura del proveedor). Lleva su propia numeración consecutiva, que tomas de un rango que configuras en Configuración → Numeraciones (tipo documento soporte).

Si tienes un rango configurado, el sistema asigna el siguiente consecutivo de ese rango (por ejemplo, DS1, DS2...).
Si aún no tienes rango, el documento queda con un consecutivo interno tipo DS-{número} para que no te quedes sin causar el gasto.

Estados de emisión DIAN (vía Factus)

Como tu empresa emite el documento soporte a la DIAN, pasa por estos estados:

Por emitir: el documento ya está causado en tu contabilidad, pero todavía no se ha enviado a la DIAN. Queda así si aún no tienes activa la emisión electrónica (Factus) o no has aceptado los términos de facturación electrónica.
En proceso: el documento entró a la cola para enviarse a la DIAN a través de Factus. Nosotros lo emitimos por ti.
Emitido: la DIAN ya recibió y validó el documento soporte.

Causar el documento no depende de la emisión a la DIAN: el gasto y la contabilidad quedan registrados de una vez. Si quedó Por emitir, puedes emitirlo después con el botón de emisión, sin volver a causarlo. Un documento ya Emitido no se puede volver a emitir.

Recuerda: el documento soporte es solo para compras a personas no obligadas a facturar. Si tu proveedor sí está obligado a facturar electrónicamente, él te emite la factura y tú la registras como factura de compra normal.

Adjuntar el soporte

Desde el detalle de la compra puedes adjuntar el PDF, la imagen o el XML de la factura (hasta 10 MB). Queda guardado de forma privada para tu auditoría.

La factura del proveedor y el registro de la compra

La factura de compra la emite tu proveedor: su factura electrónica es la que soporta el costo y el IVA ante la DIAN. Por eso el detalle de la compra tiene dos partes:

Factura del proveedor: lo que tienes de su factura. Si llegó por Recepción de comprobantes, ves quién la emitió, el número, la fecha, el total y el CUFE, con Consultar en la DIAN para verificarla y Descargar su XML. Si el proveedor mandó su PDF dentro del ZIP o en el mismo correo, Paxioli lo guarda y lo ves ahí mismo. Si registraste la compra a mano, ves el PDF o la imagen que adjuntaste.
Registro de la compra: lo que imprime y descarga Paxioli (Imprimir registro). Es un documento interno de tu contabilidad: dice quién emitió la factura, su número y su CUFE, el comprobante contable que la causó y las firmas de quien la elaboró y quien la revisó. En la cara aclara que no es una factura ni reemplaza la del proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Puedo aplicar retenciones a la compra? Sí. Mira el artículo "Retenciones en compras". Puedes aplicarlas al causar la factura o agregarlas después si la compra aún tiene saldo.

¿Puedo repartir una compra entre varios centros de costo? Sí. Cada línea puede llevar su propio centro. El gasto se contabiliza en el centro de cada línea y los informes por centro de costo muestran la compra en cada uno con su parte. Mira «Informes por centro de costo».

¿Cómo busco una compra? En el listado puedes buscar por número de la factura del proveedor, por el consecutivo interno (FC-x) o por el nombre del proveedor, y filtrar por estado (por pagar, vencidas, pagadas).