Una nota débito de compra es un documento que registra un cargo adicional que te hace un proveedor sobre una compra que ya causaste. A diferencia de una nota crédito (que baja la deuda), la nota débito sube lo que le debes al proveedor.
La usas cuando el proveedor te cobra de más por algo que no venía en la factura original, por ejemplo:
- Intereses de mora por pagar tarde.
- Fletes y gastos de envío que no quedaron en la factura.
- Mayor valor de la compra (un ajuste de precio hacia arriba).
Crear una nota débito de compra
- Ve a Gastos → Notas débito y haz clic en Nueva.
- Elige la factura de compra a la que se le hace el cargo. También puedes llegar aquí desde el detalle de la compra con la acción Aplicar nota débito (la factura llega ya seleccionada).
- Escribe la fecha de la nota débito.
- Elige el motivo del cargo: Intereses de mora, Fletes y gastos de envío, Mayor valor de la compra, Error de registro u Otros.
- Agrega los conceptos del cargo. Por cada línea escribe:
- El nombre del concepto (por ejemplo, "Intereses por mora marzo").
- La cuenta contable donde va el cargo (cuentas de gasto 5x, 6x o de inventario 14x). Si no eliges una, Paxioli usa 5135 Servicios.
- La cantidad y el precio.
- El IVA de la línea, si el cargo lo lleva.
- Revisa el total y guarda con Guardar.
El número de la nota débito (NDC-x) se asigna solo al guardar.
¿Qué pasa al aplicar la nota débito?
Paxioli genera el comprobante contable automáticamente. El cargo aumenta la deuda con el proveedor:
- Débito a la cuenta de gasto o inventario que elegiste, por el valor del cargo (la base).
- Débito al IVA descontable (2408), solo si el concepto lleva IVA.
- Crédito a la cuenta de proveedores (2205) por el total (base + IVA), a nombre del proveedor.
Además, la cuenta por pagar de la factura referenciada sube por el total del cargo. Es decir, ahora le debes más a ese proveedor y lo verás reflejado en su saldo y en el reporte de envejecimiento de cuentas por pagar.
Ejemplo con IVA
Si un proveedor te cobra $100.000 de flete más IVA del 19% ($19.000):
- D Gastos / Fletes (5x): $100.000
- D IVA descontable (2408): $19.000
- C Proveedores (2205): $119.000
La deuda con ese proveedor sube $119.000.
Ejemplo sin IVA (intereses de mora)
Los intereses de mora normalmente no llevan IVA. Si el proveedor te cobra $50.000 de intereses:
- D Gastos financieros / Intereses: $50.000
- C Proveedores (2205): $50.000
La deuda sube $50.000 y no se genera IVA descontable.
Si algo sale mal
- No aparece la factura de compra en la lista. Solo puedes aplicar notas débito sobre facturas de compra contabilizadas (posted), no sobre borradores ni sobre documentos soporte. Verifica que la compra esté causada.
- No puedo guardar: "Digita al menos un concepto con valor mayor que cero". Debes tener al menos una línea con cantidad y precio mayores que cero. Revisa que no hayas dejado los valores en blanco o en cero.
- "Elige un motivo válido para la nota débito". Selecciona uno de los motivos del listado antes de guardar.
- Subió la deuda pero no era lo que quería. Recuerda que la nota débito sube la cuenta por pagar. Si lo que necesitas es bajar lo que le debes al proveedor (por una devolución o descuento), usa una nota crédito de compra, no una nota débito.
- El IVA no aparece en el asiento. El IVA descontable solo se registra si la línea del concepto tiene una tarifa de IVA distinta de cero. Si el cargo no lleva IVA (como los intereses), es normal que no aparezca.