Todo lo que tus proveedores te facturan entra por un solo lugar: Gastos → Recepción de comprobantes. Ahí revisas lo que te emitieron, lo apruebas y lo conviertes en factura de compra con su contabilidad, sin digitar nada dos veces.
Las tres formas de que entre un comprobante
En la parte de arriba tienes las vías directas:
Subir XML o ZIP. El archivo que tu proveedor te mandó por correo. Abre la ventana y arrastra el archivo sobre el recuadro, o haz clic para buscarlo en tu computador. Acepta el XML de la factura electrónica y el ZIP (AttachedDocument, el "sobre" que envía la DIAN). Este camino es ilimitado y no consume documentos de tu plan.
Traer por CUFE desde la DIAN. Pegas uno o varios CUFE (uno por línea) y Paxioli los consulta por ti. Cada uno consume 1 documento de tu plan.
Traer facturas de la DIAN. Paxioli revisa qué te emitieron en el periodo y te muestra el resultado: cuántas hay, de qué proveedores y por cuánto. Consultar es gratis: el cupo solo se descuenta si decides importarlas. En esa misma ventana puedes:
- Descargar la lista en un archivo que abres en Excel, para revisarla con calma antes de importar.
- Activar Sincronizar automáticamente cada día: cada mañana consultamos la DIAN y cada factura nueva que se importe consumirá 1 documento de tu cupo.
Si tu empresa la gestiona un contador aliado, solo verás Subir XML o ZIP: la consulta por CUFE no está incluida en ese plan, pero la carga de archivos es ilimitada.
Las etapas del buzón
Debajo están las pestañas con el conteo de cada etapa:
- Por revisar: acaba de llegar, nadie lo ha mirado.
- Aceptados: lo aprobaste pero todavía no lo causaste.
- Causados: ya es una factura de compra con su comprobante contable.
- Rechazados: lo devolviste al proveedor.
- Todos: el histórico completo.
Revisar y causar un comprobante
Entra al comprobante y verás el emisor, el número, la fecha, las líneas y los impuestos tal como los envió el proveedor.
- Si el comprobante cruza con una orden de compra, Paxioli te dice si coincide o difiere, y en ese caso te muestra la tabla de diferencias (lo pedido contra lo facturado). Causar sigue siendo tu decisión.
- Revisa cada línea: a qué producto corresponde, a qué bodega entra y con qué cuenta de gasto se causa. Paxioli propone la cuenta; tú mandas. Si quieres entender de dónde sale esa propuesta, lee el artículo Quién decide la cuenta de gasto de una compra.
- Deja marcada la casilla para que Paxioli recuerde esa asignación: la próxima factura de ese proveedor con el mismo ítem entra ya clasificada.
- Pulsa Aprobar y causar. Queda la factura de compra, su comprobante contable y, si aplica, la entrada al inventario.
Rechazar
Si la factura no es tuya, está mal emitida o no corresponde, en el mismo detalle está Rechazar: escribes el motivo y el comprobante queda marcado, con constancia de quién lo rechazó y cuándo.
Si algo quedó mal después de causar
No hay que borrar nada. En la factura de compra y en su comprobante contable está el botón Corregir: lo explica el artículo Corregir una factura ya causada.
