Una duda frecuente: "¿por qué esta compra quedó en esa cuenta?". La respuesta corta es que la cuenta la decide cada línea de la factura, no un parámetro general. No existe una "cuenta de gasto por defecto" para toda la empresa: sería falsear la contabilidad, porque el arriendo, la papelería y la mercancía nunca van a la misma cuenta.
El orden que sigue Paxioli
Cuando llega un comprobante, Paxioli busca la cuenta de cada línea en este orden y se queda con la primera que encuentra:
- Lo que tú elijas en la pantalla de causación. Manda sobre todo lo demás.
- Lo que ya le enseñaste para ese proveedor. Si antes causaste ese mismo ítem y dejaste marcada la casilla de recordar, vuelve a usar esa cuenta. Compara primero por código del ítem y después por descripción.
- El código del ítem contra tu catálogo de productos.
- El nombre exacto del ítem contra tu catálogo. Tiene que ser exacto y único: si dos productos se llaman igual, Paxioli no adivina.
- La cuenta por defecto del proveedor, la que dejaste guardada en su ficha de tercero.
- Una sugerencia con inteligencia artificial, que propone una cuenta de TU plan de cuentas. Nunca inventa códigos: si propone algo que no existe en tu PUC, se descarta.
- Compras por clasificar. Si nada de lo anterior aplicó, la línea queda en una cuenta neutra a la vista, para que tú o tu contador la asignen. Por defecto es la 5395, y se cambia en Configuración → Parametrización contable.
Lo importante del último peldaño: la línea queda visible como pendiente de clasificar, no escondida en una cuenta cualquiera que después nadie revisa.
Cómo enseñarle para no repetir el trabajo
- Al causar, deja marcada la casilla para que recuerde la asignación. La próxima factura de ese proveedor con el mismo ítem entra ya clasificada.
- En la ficha del tercero, fija la cuenta que usas siempre con ese proveedor. Sirve para todo lo que te facture, aunque los ítems cambien de nombre.
- En el catálogo, dale código a tus productos y servicios. El código es estable; la descripción la cambia el proveedor cuando quiere.
El selector de cuenta
En la pantalla de causación, el campo de cuenta tiene buscador: escribes parte del código o del nombre (por ejemplo "5135" o "arrendamiento") y filtra tu plan de cuentas completo. No tienes que recorrer la lista.
Si una factura ya quedó con la cuenta equivocada
No se borra ni se edita el asiento. En la factura y en el comprobante está el botón Corregir, que reversa y vuelve a emitir dejando la traza completa. Lo explica el artículo Corregir una factura ya causada.
