Los gastos del día a día (arriendo, servicios públicos, papelería, honorarios) los registras en Paxioli para que queden contabilizados y afecten tus resultados.
Cómo registrar un gasto
En Paxioli un gasto se registra como una factura de compra, eligiendo una cuenta de gasto en lugar de un producto.
- Ve a Gastos → Facturas de compra y haz clic en Nueva.
- Elige el proveedor (por ejemplo la empresa de servicios públicos o el arrendador).
- Escribe el número del documento y la fecha.
- En cada línea, en lugar de un producto, elige la cuenta de gasto del PUC que corresponda (por ejemplo Arrendamientos, Servicios, Honorarios).
- Escribe el valor, el IVA si aplica y una descripción del concepto.
- Elige si es de contado o a crédito y guarda.
Paxioli causa el gasto y lleva el IVA descontable automáticamente.
Pagar el gasto
Tanto en contado como a crédito, el gasto queda con una cuenta por pagar al proveedor. Para saldarlo, registra el pago desde Gastos → Pagos (o con el botón de pago del detalle del documento). La diferencia es la fecha de vencimiento: en contado vence el mismo día y a crédito según el plazo que pongas.
Gastos que se repiten cada mes
Si le pagas lo mismo a un proveedor cada mes (arriendo, aseo, soporte web, plataformas), prográmalo una vez en Gastos → Pagos recurrentes:
- Solo el pago: en cada período se registra el comprobante de egreso, sin IVA ni retenciones.
- Causar la compra: en cada período te dejamos el borrador de la factura de compra (o del documento soporte, si el proveedor no está obligado a facturar) y te avisamos en la campanita. Lo abres, escribes el número de la factura que te mandó el proveedor, la adjuntas y la causas. Si la plantilla es de contado, el egreso sale en el mismo momento.
Los borradores pendientes también aparecen arriba en Facturas de compra y en Documentos soporte. El documento soporte queda Por emitir y lo emites a la DIAN con el botón Emitir a DIAN, como cualquier otro. Si un mes no hubo factura, descarta ese período desde la plantilla. Con Generar ahora registras el período sin esperar a la corrida de la mañana.
Preguntas frecuentes
¿Qué cuenta de gasto elijo? La que corresponda según el PUC colombiano. Las cuentas de gasto empiezan por 5 (administración y ventas) o 6 (costos). Si tienes dudas, consulta con tu contador.
¿Puedo adjuntar la factura o el recibo? Sí. Desde el detalle del documento puedes adjuntar el PDF o la imagen del soporte.
¿Y si el gasto incluye una retención? Puedes aplicar las retenciones que correspondan en el mismo documento. Mira el artículo "Retenciones en compras".
