Retenciones en compras (qué reducen)

Cuando le compras a un proveedor y tu empresa actúa como agente retenedor, debes practicar retenciones (ReteFuente, ReteIVA o ReteICA). En Paxioli las aplicas dentro de la misma factura de compra.

Qué hacen las retenciones

La retención es un valor que le descuentas al proveedor y que tu empresa debe declarar y pagar a la DIAN (o al municipio, en el caso del ReteICA).

Por eso, una retención practicada reduce el saldo que le pagas al proveedor: no es un costo adicional para ti, es plata del proveedor que retienes para entregársela al Estado.

Aplicar retenciones al causar la compra

1. Crea la factura de compra normalmente (Gastos → Facturas de compra → Nueva).
2. En la sección de retenciones, elige las que apliquen del catálogo (ReteFuente, ReteIVA, ReteICA).
3. Paxioli calcula la base y el valor retenido según la tarifa.
4. Guarda. El sistema:
   • Baja el saldo por pagar al proveedor por el valor retenido.
   • Registra el pasivo de retenciones (cuenta 2365) que luego declaras.

Tip: Paxioli puede sugerir las retenciones que normalmente aplican, según tu configuración.

Retenciones asumidas (caso especial)

Si activas la opción de retenciones asumidas, puedes marcar una retención como Asumida por la empresa. En ese caso la retención va al gasto de tu empresa y NO reduce lo que le pagas al proveedor. Úsala solo cuando, por acuerdo, tu empresa absorbe la retención.

¿Cuándo se usa?

Una retención asumida es para cuando, por acuerdo con el proveedor, tu empresa decide pagar de su propio bolsillo la retención en lugar de descontársela. El caso típico es cuando el proveedor pone como condición recibir el valor completo de su factura, y tu empresa, que es la agente retenedora, igual tiene que declarar y pagar esa retención a la DIAN. La retención existe (hay que declararla), pero el proveedor no la "siente".

Ejemplo concreto

Compras un servicio por $1.000.000 con una retención en la fuente del 4% ($40.000), y por acuerdo la asumes:

• Retención normal (practicada): le pagas al proveedor $960.000 ($1.000.000 − $40.000). Los $40.000 se los descontaste a él.
• Retención asumida: le pagas al proveedor $1.000.000 completos. Los $40.000 los registra Paxioli como un gasto de tu empresa y los declaras igual a la DIAN.

Cómo lo contabiliza Paxioli

Al guardar una compra con retención asumida:

• NO baja el saldo por pagar al proveedor: la cuenta por pagar (2205) queda por el valor completo.
• Registra el pasivo de retenciones (2365) que tu empresa debe declarar (igual que una retención normal).
• Registra la retención asumida como un gasto de tu empresa (por ejemplo, en gastos financieros o gastos diversos). Ese es el costo real que asumes por absorber la retención.

Resumen: la retención practicada reduce lo que pagas (es plata del proveedor). La retención asumida NO reduce lo que pagas y, encima, te cuesta dinero (va al gasto). Úsala solo cuando de verdad acordaste absorberla.

Agregar una retención a una compra ya causada

Si olvidaste una retención y la compra todavía tiene saldo por pagar:

1. Abre el detalle de la compra.
2. Usa Agregar retención, escribe la base y el valor.
3. Paxioli baja el saldo por pagar y registra el ajuste contable (D 2205 proveedor / C 2365 retenciones).

No puedes agregar retenciones a una compra ya pagada por completo, ni por un valor mayor al saldo pendiente.

Preguntas frecuentes

¿La retención me cuesta dinero? No (salvo que sea "asumida"). Es plata del proveedor que retienes para entregar a la DIAN. Por eso baja lo que le pagas.

¿Dónde veo cuánto debo declarar por retenciones? Las retenciones practicadas se acumulan en la cuenta de retenciones por pagar (2365) y aparecen en tus reportes de impuestos.