La nota débito es el espejo de la nota crédito: en vez de rebajar una factura, le suma un cargo. Sirve cuando, después de emitir la factura, necesitas cobrarle algo más al cliente.
Importante: igual que la nota crédito, la nota débito se registra, contabiliza y emite electrónicamente ante la DIAN, con su concepto del catálogo de la DIAN. Al registrarla, Paxioli la transmite a la DIAN y obtiene su CUDE (la nota débito electrónica), sin cambiar la forma de registrarla. La activación de la emisión electrónica ante la DIAN puede tardar hasta 3 días hábiles.
¿Cuándo usar una nota débito?
- Intereses por mora o por pago a plazos.
- Fletes o gastos de envío que no entraron en la factura.
- Gastos de cobranza cuando te toca insistir en el pago.
- Un mayor valor de la venta (cambio de valor): el precio quedó por debajo de lo acordado.
Cómo registrarla
- Ve a Ventas → Notas débito → Nueva.
- Elige la factura de referencia en el selector (solo aparecen las facturas emitidas o validadas).
- Elige el concepto DIAN: intereses, gastos por cobrar (cobranza), cambio del valor u otros.
- Agrega los conceptos a cobrar con su valor (y el IVA si aplica).
- Escribe una observación si quieres dejar el detalle del cobro.
- Haz clic en el botón para registrar la nota débito.
Paxioli registra la nota, le asigna su consecutivo y la contabiliza sola, reconociendo el ingreso según el concepto (los intereses van a la cuenta financiera, el mayor valor a la cuenta de ventas).
Efecto en la cartera
La nota débito sube el saldo que te debe el cliente: la cartera de la factura referenciada aumenta por el total del cargo. Es lo contrario a la nota crédito, que lo baja. Por eso es el espejo: una resta, la otra suma.
Si algo sale mal
Si no encuentras la factura en la lista, recuerda que solo puedes hacer notas débito sobre facturas emitidas o validadas, no sobre borradores. Si el concepto que necesitas no aparece, usa Otros y describe el cobro en la observación. Y si la numeración de notas débito está agotada, configura una nueva resolución en Configuración › Numeraciones antes de emitir.