Cuando necesitas anular o corregir una factura ya emitida, no se borra: registras una nota crédito que queda como el ajuste de esa factura en tu contabilidad, tu cartera y tu inventario.
Importante: la nota crédito se registra, contabiliza y emite electrónicamente ante la DIAN, con su motivo del catálogo de la DIAN. Al registrarla, Paxioli la transmite a la DIAN y obtiene su CUDE (la nota crédito electrónica), sin que cambie la forma de registrarla. La activación de la emisión electrónica ante la DIAN puede tardar hasta 3 días hábiles.
¿Cuándo usar una nota crédito?
- El cliente devolvió un producto.
- Necesitas anular la factura completa.
- Aplicaste una rebaja o un descuento después de facturar.
Cómo registrarla
- Ve a Ventas → Notas crédito → Nueva.
- Elige la factura de referencia en el selector (solo aparecen las facturas emitidas o validadas).
- Indica el motivo DIAN: devolución parcial, anulación de factura, rebaja, descuento comercial u otros.
- Ajusta las cantidades a devolver por línea (puedes devolver la factura completa o solo algunos ítems; nunca más de lo facturado).
- Haz clic en el botón para registrar la nota crédito.
Paxioli registra la nota, le asigna su consecutivo (si tienes un rango de notas crédito en Configuración › Numeraciones) y ajusta la contabilidad y el inventario automáticamente: hace el asiento inverso de la venta y devuelve al kardex los productos inventariables.
Efecto en la cartera
Si la factura estaba pendiente de pago, la nota crédito reduce el saldo que te debe el cliente. Si ya estaba pagada, queda un saldo a favor que puedes aplicar a una próxima venta.
Guarda siempre el motivo claro: te sirve de soporte ante la DIAN y para tu contabilidad.