Cuando necesitas anular o corregir una factura ya emitida, no se borra: registras una nota crédito que queda como el ajuste de esa factura en tu contabilidad, tu cartera y tu inventario.
Importante: la nota crédito se registra, contabiliza y emite electrónicamente ante la DIAN, con su motivo del catálogo de la DIAN. Al registrarla, Paxioli la transmite a la DIAN y obtiene su CUDE (la nota crédito electrónica), sin que cambie la forma de registrarla. La activación de la emisión electrónica ante la DIAN puede tardar hasta 3 días hábiles.
¿Cuándo usar una nota crédito?
- El cliente devolvió un producto.
- Necesitas anular la factura completa.
- Aplicaste una rebaja o un descuento después de facturar.
Cómo registrarla
- Ve a Ventas → Notas crédito → Nueva.
- Elige la factura de referencia en el selector (solo aparecen las facturas emitidas o validadas).
- Indica el motivo DIAN: devolución parcial, anulación de factura, rebaja, descuento comercial u otros.
- Ajusta las cantidades a devolver por línea (puedes devolver la factura completa o solo algunos ítems; nunca más de lo facturado).
- Haz clic en el botón para registrar la nota crédito.
Paxioli registra la nota, le asigna su consecutivo (si tienes un rango de notas crédito en Configuración › Numeraciones) y ajusta la contabilidad y el inventario automáticamente: hace el asiento inverso de la venta y devuelve al kardex los productos inventariables.
Efecto en la cartera
Si la factura estaba pendiente de pago, la nota crédito reduce el saldo que te debe el cliente. Si ya estaba pagada, queda un saldo a favor que puedes aplicar a una próxima venta.
Nota crédito sin factura de referencia (libre)
Lo normal es que la nota crédito corrija una factura concreta. La DIAN también admite una nota sin referencia a una factura electrónica (tipo de operación 22) para los casos en que no hay una factura en Paxioli a la cual apuntar: una rebaja o descuento por volumen sobre las ventas de un período, o devoluciones de ventas que facturaste en otro sistema antes de pasarte a Paxioli.
- En Nueva nota crédito marca Sin factura (libre).
- Elige el cliente, el motivo y escribe las líneas que acreditas.
- Indica el período facturado: desde qué fecha hasta qué fecha van las ventas que esta nota corrige (por ejemplo, del 1 de julio al 30 de septiembre para una rebaja del trimestre). Paxioli sugiere el mes de la nota; cámbialo si las ventas son de otras fechas. El período empieza antes de la fecha de la nota y termina después de empezar: no se acepta un solo día.
Ese período viaja a la DIAN como el período de facturación de la nota y es lo único que le dice a qué ventas corresponde, así que debe ser el de las ventas acreditadas y no el de la fecha en que la haces. La nota libre no rebaja ninguna factura: su valor queda como saldo a favor del cliente, para cruzarlo desde cualquier factura o devolverlo con un comprobante de egreso. Tampoco mueve inventario: si la mercancía regresó, regístrala con un ajuste de inventario.
Guarda siempre el motivo claro: te sirve de soporte ante la DIAN y para tu contabilidad.
