Cuando llegas a Paxioli desde otro software tienes dos necesidades que van de la mano: traer las facturas de venta que ya emitiste (para consultarlas, cobrarlas, referenciarlas en notas crédito y tenerlas en los reportes) y saber qué documentos conoce la DIAN que todavía no están en Paxioli, tanto de tus proveedores como de tus propias ventas. Este artículo cubre las dos herramientas.

Parte 1: importar ventas históricas

Una venta histórica es una factura de venta que se emitió y fue validada por la DIAN con otro software. Paxioli la registra tal cual quedó firmada: número original (prefijo y consecutivo), fecha, vencimiento, cliente, líneas, IVA, totales y CUFE. Lo que nunca hace con ella:

No la reemite a la DIAN: nace con estado "Emitida a DIAN" y su CUFE. El botón de emitir no aparece.
No consume documentos de tu plan: el cupo solo se gasta con documentos que pasan por Paxioli hacia la DIAN.
No gasta tu numeración activa: conserva el número que le asignó el software anterior. Lo único que hace es cuidar el consecutivo: si sigues facturando en Paxioli con la misma resolución (mismo prefijo y el número cae dentro del rango), el contador de la numeración avanza hasta el último número importado para que la siguiente factura no repita uno ya usado ante la DIAN. Con una resolución nueva (otro prefijo u otro rango) no cambia nada.

Dónde: Contabilidad → Importar / Migrar datos (/import), tarjeta Ventas históricas (otro software). Tiene dos entradas.

Entrada A: Excel o CSV (asistente de importación)

Pulsa Plantilla en la tarjeta para descargar el CSV de ejemplo. Columnas: numero, fecha, vencimiento, nit_cliente, nombre_cliente, base, iva, total, cufe (opcional) y saldo_pendiente (opcional). Si exportas las facturas desde Alegra o Siigo no hace falta renombrar nada: el asistente reconoce los rótulos habituales ("Número", "Fecha", "Identificación", "Cliente", "Subtotal", "Impuestos", "Total", "Pendiente", "CUFE") y, si algo no encaja, lo ajustas en el paso de mapeo.
Pulsa Importar, elige el archivo y revisa el mapeo de columnas.
En esa misma pantalla eliges las dos opciones del lote:
- Contabilizar las facturas importadas. No contabilizar (recomendado si ya cargaste los saldos iniciales, porque tu balance de apertura ya trae esas ventas en 1305, 4135 y 2408) o Contabilizar (un comprobante por factura con la fecha de la factura: débito 1305 cliente, crédito 4135 ingreso, crédito 2408 IVA). Si el mes de una factura está cerrado, esa factura se rechaza completa con el motivo: abre el período o importa sin contabilizar.
- Cartera de las facturas. Ya cobradas (saldo cero, solo referencia) o Pendientes de cobro (quedan con saldo por cobrar para aplicarles pagos). Si el archivo trae la columna de saldo pendiente, manda el archivo fila por fila.
Revisa la previsualización con semáforo: verde se importa, amarillo se importa con observación (por ejemplo "base + IVA no cuadra con el total" o "ya existe una factura con este número: se omitirá"), rojo no se importa (sin número, sin fecha válida, sin NIT, base o total ilegibles).
Pulsa Importar solo las válidas. El resultado muestra cuántas facturas quedaron registradas y las observaciones; las rechazadas se descargan en un CSV para corregirlas y volver a subirlas.

Entrada B: XML o ZIP de la DIAN

Si tu software anterior te entregó los XML de cada factura (el AttachedDocument que viaja al cliente o el Invoice firmado), pulsa XML o ZIP en la tarjeta, sube un XML suelto o un ZIP con muchos, elige las mismas dos opciones (contabilizar y cartera) y pulsa Importar facturas. Paxioli lee cada XML con el mismo lector que usa Recepción de comprobantes: número, prefijo autorizado, CUFE, fechas, cliente, líneas con su IVA, impuestos declarados y total. El resultado sale en la misma pantalla del asistente y el lote queda en el historial de importaciones.

Un XML que no fue emitido por tu NIT se rechaza con el motivo: es una factura de un proveedor y su lugar es Gastos → Recepción de comprobantes. Las notas crédito y débito tampoco entran como ventas históricas.

Qué pasa con el cliente, los duplicados y los reportes

Cliente: se busca por identificación en Contactos (también entre los archivados, que se restauran). Si no existe, se crea con el nombre del archivo o del XML; sin nombre queda como "Cliente {NIT}".
Duplicados: la importación es idempotente por CUFE y, si no hay CUFE, por número + NIT del cliente. Reimportar el mismo archivo no duplica nada. Un número que ya exista para otro cliente se rechaza con aviso para que lo revises.
Reportes y cartera: las facturas históricas entran en ventas por cliente, edades de cartera (si quedaron pendientes) y en el borrador del IVA de su período, como cualquier venta. Su detalle muestra el origen ("Factura histórica importada...") y el enlace para validar el CUFE en el portal de la DIAN.

Orden recomendado al migrar

Terceros (clientes y proveedores).
Saldos iniciales al corte (balance de prueba) y cartera por tercero.
Ventas históricas sin contabilizar y con la cartera según corresponda (las pendientes de cobro, pendientes; el resto, cobradas).
Facturas emitidas después del corte con el otro software (por ejemplo, las de la semana de transición): impórtalas contabilizando y pendientes de cobro, porque esas sí faltan en tus libros.

Parte 2: Conciliador DIAN de documentos

Dónde: Gastos → Conciliador DIAN de documentos (/received-documents/reconcile). Elige el rango de fechas (por defecto el mes en curso) y pulsa Conciliar. Consultar no consume cupo: Paxioli solo pide a Factus el listado de documentos; el cupo se descuenta únicamente si decides importar.

Arriba ves los insights del rango (cuántas hay en cada lista y por cuánto) y abajo dos bloques:

Recibidas: facturas de tus proveedores

Se cruza lo que la DIAN reporta como emitido a tu NIT contra Recepción de comprobantes y las facturas de compra. El cruce es por CUFE y, cuando el registro local no tiene CUFE (una compra digitada a mano), por NIT del emisor + número de factura (sin importar guiones, espacios o mayúsculas).

| Lista | Qué significa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | En la DIAN y no registradas | Tus proveedores emitieron estas facturas a tu nombre y no están en Paxioli. | Marca las casillas y pulsa Importar seleccionadas. Antes de confirmar, la pantalla te dice cuántos documentos del cupo va a consumir (1 por factura) y cuántos tienes disponibles. Llegan al buzón de Recepción para revisarlas y causarlas. Si el cupo no alcanza, se importan las más antiguas hasta agotarlo. | | Registradas y en la DIAN | Cuadradas: existen en los dos lados. La columna "Cruce" dice si coincidieron por CUFE o por NIT + número. | Nada. | | Registradas sin respaldo en la DIAN | Compras o comprobantes que la DIAN no reporta a tu NIT en ese rango. | Confirma con el proveedor que sí emitió factura electrónica, o revisa el número y el NIT que digitaste. Cada fila enlaza al registro. |

Emitidas: facturas de venta de tu empresa

Validadas por la DIAN: las emitidas con Paxioli y las históricas importadas (con su propio distintivo).
Por emitir o rechazadas: facturas contabilizadas que aún no fueron a la DIAN o cuyo último intento fue rechazado. Abre cada una desde el enlace y emítela o corrígela.
En la DIAN y no en Paxioli: si Factus lista tus facturas emitidas, se muestran las validadas a tu nombre que no existen aquí (por ejemplo, las emitidas con el software anterior). Impórtalas como ventas históricas con la Parte 1.

El botón Excel descarga un libro con una hoja por lista.

Si algo sale mal

"Tu empresa está en modo contable con tu contador..." La consulta por CUFE a la DIAN no está incluida en el Plan Contador. El conciliador muestra solo lo registrado en Paxioli; sube los XML o ZIP de tus proveedores en Recepción de comprobantes (es ilimitado y sin costo).
"No pudimos consultar la DIAN en este momento." Falló la conexión con el proveedor tecnológico. Inténtalo en unos minutos; la consulta no consumió cupo.
"REC-001 · Tu plan no tiene documentos electrónicos disponibles para importar." El cupo se agotó a mitad del lote: lo importado hasta ahí queda; amplía el plan en Configuración › Suscripción para traer el resto.
"La factura X fue emitida por el NIT ..., no por tu empresa." Ese XML es de un proveedor: súbelo en Recepción de comprobantes.
"El número ya existe en Paxioli para otro cliente." Hay una factura con ese número y otro NIT. Revisa cuál es la correcta antes de volver a importar.
"No se contabilizó (CTB-003 · Ese mes ya está cerrado...)." Elegiste contabilizar y el período está cerrado: ábrelo en Contabilidad → Abrir y cerrar períodos, o importa sin contabilizar.