Crear y editar cuentas del PUC

Puedes ampliar tu plan de cuentas con las cuentas que tu negocio necesite. Paxioli ubica cada cuenta nueva en el nivel correcto según su código.

Crear una cuenta

1. Ve a Contabilidad → Catálogo de cuentas (el plan de cuentas, PUC).
2. Pulsa Nueva cuenta (se abre un modal sobre el listado).
3. Llena:
   • Código: solo números, siguiendo la estructura PUC (1, 11, 1105, 110505...).
   • Nombre: el nombre de la cuenta.
   • Naturaleza: débito o crédito.
4. Marca las opciones que apliquen:
   • Recibe movimiento (imputable): solo las cuentas imputables pueden usarse en comprobantes y saldos.
   • Exige tercero: la cuenta pedirá siempre un contacto (típico en cartera y proveedores).
   • Exige centro de costo: la cuenta pedirá siempre un centro de costo.
5. Guarda.

Paxioli calcula solo el nivel (clase, grupo, cuenta o subcuenta) por la longitud del código, y conecta la cuenta con su padre automáticamente (la cuenta existente cuyo código sea el prefijo más largo del nuevo).

Editar una cuenta

1. En el listado, abre la cuenta y pulsa Editar.
2. Puedes cambiar el nombre y las opciones (recibe movimiento, exige tercero, exige centro de costo).

Qué NO se puede cambiar ni eliminar

Para proteger la consistencia de tu contabilidad:

• No puedes eliminar una cuenta con movimientos. Si una cuenta ya tiene asientos, Paxioli no la borra. Solo puedes desactivarla para que no se use más.
• No puedes eliminar una cuenta con subcuentas. Primero debes eliminar sus subcuentas.
• No puedes eliminar ni desactivar cuentas del sistema. Son las cuentas base del PUC que la contabilización automática necesita (las usan las facturas, pagos, nómina, etc.).
• La naturaleza (débito/crédito) define cómo suma la cuenta. Cámbiala solo si de verdad estás corrigiendo un error de configuración, nunca en una cuenta que ya tenga movimientos, porque alteraría el sentido de sus saldos.

Una cuenta con subcuentas no recibe movimientos

En el PUC los movimientos se registran en las cuentas auxiliares; la cuenta mayor solo las agrupa y suma. Por eso, en cuanto tú abres una subcuenta debajo de una cuenta (por ejemplo, la 413505 debajo de la 4135, o la 510509 debajo de la 5105, a mano o con el importador), Paxioli deja la mayor como resumen: deja de recibir movimientos y el plan no permite volver a marcarle «Recibe movimientos» mientras tenga subcuentas tuyas. Lo ya contabilizado en ella no se toca.

Ten en cuenta tres cosas al abrir subcuentas:

• Si la parametrización contable apuntaba a esa cuenta mayor (por ejemplo, Ingresos por ventas en la 4135) y ahora tiene una sola subcuenta que recibe movimientos, Paxioli usa esa subcuenta sola. Si tiene varias, te lo dirá al contabilizar (CTB-027) para que elijas en Configuración → Parametrización contable cuál usar.
• Las subcuentas que Paxioli trae de fábrica o crea solo (la 236505 de retención de salarios debajo de la 2365, la 143599 de mercancías en poder de terceros debajo de la 1435, las 5105xx de nómina, la 539590 de compras por clasificar…) llevan solo su concepto y no cierran la cuenta mayor: con el plan de fábrica, la mayor sigue recibiendo lo demás como siempre.
• La cuenta de una caja o banco de Bancos y cajas sigue recibiendo sus movimientos aunque la mayor tenga subcuentas.

Desactivar en vez de eliminar

Si ya no usarás una cuenta pero tiene historia, desactívala. Sigue apareciendo en tus libros y reportes del pasado, pero deja de ofrecerse al registrar movimientos nuevos. Esto no toca el historial.

Si algo sale mal

• "El código debe ser numérico": el código solo admite dígitos. No uses letras, puntos ni guiones. Usa la estructura PUC: 1, 11, 1105, 110505.
• "Ya existe una cuenta con ese código": en tu plan ya hay una cuenta con ese mismo código. Búscala con el buscador en vez de crear una nueva.
• "No puedes eliminar... porque tiene movimientos contables": la cuenta ya se usó. Desactívala en lugar de eliminarla.
• "...porque tiene subcuentas asociadas": elimina primero las subcuentas que cuelgan de ella.
• "...es del sistema": esa cuenta la usa la contabilidad automática y no se puede eliminar ni desactivar.
• No puedo digitar un saldo en una cuenta: probablemente no es imputable. Marca "Recibe movimiento", o registra el saldo en sus subcuentas.
• "...agrupa subcuentas, así que no puede recibir movimientos directos" (CTB-046): la cuenta tiene subcuentas y por eso es de resumen. Registra el movimiento en la subcuenta que corresponda o, si una plantilla o la parametrización apuntaba a esa cuenta, cámbiala por la subcuenta.