En Paxioli no tienes que armar los asientos a mano. Todo documento que registras genera su comprobante contable solo, con partida doble cuadrada al centavo: factura de venta o cuenta de cobro, factura de compra, notas crédito y débito, pagos recibidos y hechos, transferencias entre cuentas, nómina y ajustes de inventario.
¿Qué significa "automática"?
Cuando emites una factura de venta (o una cuenta de cobro), por ejemplo, Paxioli registra al mismo tiempo:
- El ingreso por la venta.
- El IVA generado.
- La cuenta por cobrar o el ingreso de dinero si fue de contado.
- El costo de venta si la factura mueve inventario: el producto sale al costo promedio del kardex y Paxioli registra el asiento de costo (débito a la cuenta de costo de venta, 6135, y crédito a inventario, 1435).
Todo usando las cuentas del PUC colombiano (Plan Único de Cuentas).
¿Dónde lo veo?
Cada documento tiene un botón para ver su comprobante contable: las cuentas afectadas, los débitos y los créditos. Así puedes auditar de dónde sale cada cifra.
¿Y si necesito un ajuste manual?
También puedes crear comprobantes manuales (notas de contabilidad) para registros que no nacen de una factura: depreciaciones, ajustes, provisiones, etc. Ve a Contabilidad → Comprobante contable y crea uno nuevo.
Configurar las cuentas
Si quieres que ciertas operaciones usen cuentas específicas, ve a Configuración → Parametrización contable y define las cuentas por defecto (ingresos, IVA, bancos, cartera). Solo se hace una vez.
La cuenta de ingreso de cada venta sale de una regla fija: primero la cuenta de ingreso que tenga el ítem en su configuración contable; si no tiene, y el ítem es un servicio, la de Ingresos por servicios; y si no, la general de Ingresos por ventas. Así, en una comercializadora la mercancía queda en la 4135 y la instalación o la asesoría en su propia cuenta de servicios (el onboarding deja la 4155 cuando tu actividad es de bienes; tu contador puede cambiarla). Si tu contador elige la cuenta de ventas a mano, el asistente no vuelve a cambiarla.
En el bloque de Inventario hay dos cuentas que se parecen y no son lo mismo. Ajustes de inventario es la de los sobrantes y faltantes cuando cuentas la bodega (4295 y 5310 por defecto): un sobrante sí es un ingreso del período. Saldos iniciales de inventario es la contrapartida de las existencias con que un producto entra al sistema (al crearlo, al importar el catálogo o al corregir su apertura): por defecto es la 3105, patrimonio, porque esa mercancía ya era tuya y no es un ingreso. Si se dejara en una cuenta 4, cada producto nuevo con existencias inflaría el estado de resultados, la renta, la exógena y el ICA. Paxioli solo acepta ahí una cuenta de balance (CTB-043).
Ahí también está la cuenta de Compras por clasificar, que es donde Paxioli deja las líneas de una compra cuando no logró deducir a qué gasto corresponden. Por defecto es la 5395. No es una cuenta "de gasto por defecto": es un cajón visible a propósito, para que tú o tu contador reclasifiquen lo que quedó pendiente en vez de que se pierda dentro de una cuenta cualquiera. Cómo decide Paxioli la cuenta de cada línea lo explica el artículo Quién decide la cuenta de gasto de una compra.
Como todo se contabiliza solo, tus libros, balance y estado de resultados integral están siempre al día, sin esperar al cierre de mes.
