Cuando pagas por adelantado algo que vas a usar durante varios meses (una póliza de seguro anual, un arriendo de seis meses, una suscripción de software, una licencia, una marca o una patente), ese pago no es un gasto del mes en que lo pagaste: es un diferido que se convierte en gasto poco a poco. Paxioli lleva ese control por ti: registras el diferido una vez y cada mes registra la cuota de amortización con su comprobante.

El módulo tiene dos pantallas:

Contabilidad → Diferidos e intangibles (/accounting/deferrals): la lista de diferidos, la ficha de cada uno con su plan mes a mes y los botones de amortizar y cancelar.
Reportes → Contables → Diferidos e intangibles (/reports/accounting/deferrals): el saldo de cada diferido a una fecha, lo amortizado en el período y lo pendiente, con los botones Excel, Imprimir y PDF.

Qué tipos hay

| Tipo | Ejemplos | Cuenta del diferido (sugerida) | Cuenta del gasto (sugerida) | | --- | --- | --- | --- | | Gasto pagado por anticipado | Seguros, arriendos pagados por adelantado, suscripciones, mantenimientos anuales, pólizas de cumplimiento | 1705 gastos pagados por anticipado (170520 seguros, 170525 arrendamientos, 170545 suscripciones) o 1710 cargos diferidos | La cuenta del gasto real: 5130 seguros, 5120 arrendamientos, 5135 servicios (o su equivalente 52xx o 7xxx) | | Activo intangible | Licencias de software, marcas, patentes, concesiones, franquicias, derechos | 1635 licencias, 1610 marcas, 1615 patentes, 1620 concesiones y franquicias, 1625 derechos | 5165 amortizaciones (516510 intangibles) o su equivalente 52xx o 7xxx |

Las cuentas son sugerencias: eliges las de tu propio plan de cuentas. Para los intangibles puedes definir además una cuenta de amortización acumulada (1698): si la defines, cada cuota se acredita ahí y la cuenta del intangible conserva el costo original; si no, la cuota se acredita directo en la cuenta del intangible.

Paso 1: registrar el diferido

Ve a Contabilidad → Diferidos e intangibles y pulsa Nuevo diferido.
Elige el tipo (anticipado o intangible), escribe el nombre (por ejemplo "Póliza todo riesgo 2026"), la referencia (número de póliza o contrato) y el proveedor (aseguradora, arrendador o vendedor de la licencia).
Escribe el valor total sin el IVA descontable, el primer mes a amortizar (el plan arranca en el mes de esa fecha) y el plazo en meses. Paxioli muestra la cuota mensual en vivo: (total menos valor residual) / meses.
Deja activada la amortización automática mensual si quieres que el sistema registre la cuota solo. Si prefieres hacerlo a mano cada mes, apágala.
Revisa las cuentas contables: la del diferido o intangible y la del gasto. Paxioli preselecciona las sugeridas según el tipo.
Elige qué pasa con la compra o el pago:
- Ya está contabilizado: la factura de compra o el pago ya dejaron el valor en la cuenta del diferido (por ejemplo, registraste la factura de la aseguradora en Gastos → Facturas de compra con la cuenta 1705). Paxioli solo controla la amortización.
- Registrar el pago o la compra ahora: Paxioli registra el asiento débito cuenta del diferido / crédito la cuenta que elijas: caja o bancos (queda como comprobante de egreso) o proveedor / cuenta por pagar (queda como comprobante de cuentas por pagar; si la cuenta exige tercero, el proveedor es obligatorio).
Guarda. El detalle muestra el plan de amortización mes a mes: cuota, acumulado, saldo y estado de cada período.

Paso 2: la cuota de cada mes

Cada cuota registra el asiento:

| Cuenta | Débito | Crédito | | --- | --- | --- | | Cuenta del gasto (5xxx / 7xxx) | Cuota del mes | | | Cuenta del diferido (1705 / 16xx) o amortización acumulada (1698) | | Cuota del mes |

La fecha es el último día del mes amortizado; si amortizas a mano el mes en curso, la fecha es la de hoy.
Automática: el día 1 de cada mes el sistema registra la cuota del mes que acaba de terminar en todos los diferidos con la opción activada. Si un diferido quedó con meses atrasados, la corrida los pone al día uno por uno.
Manual: en el detalle (o en el menú de la lista) pulsa Amortizar {período}. Siempre se amortiza el siguiente período del plan, en orden.
La cuota es la misma todos los meses; la última cuota ajusta los centavos para que el acumulado cierre exacto contra la base.
Es idempotente: un período ya amortizado no se repite, aunque pulses el botón dos veces o la corrida se ejecute de nuevo.
Si el mes está cerrado, la cuota no se registra y Paxioli te lo dice: reabre el mes en Configuración → Cierre contable y vuelve a intentarlo (la corrida automática también lo omite y lo reintenta al mes siguiente).
Cuando el acumulado iguala la base, el diferido pasa a Amortizado 100% y no genera más cuotas.

Editar, cancelar y eliminar

Editar solo está disponible mientras el diferido no tenga cuotas contabilizadas. Si registraste la compra desde Paxioli, el valor total y la cuenta del diferido deben seguir iguales (para cambiarlos, elimina el diferido y créalo de nuevo).
Cancelar diferido pide un motivo (póliza cancelada, contrato terminado antes de tiempo, registro duplicado) y detiene las cuotas: las ya contabilizadas se conservan y la automática queda apagada. El saldo pendiente sigue en la cuenta del diferido hasta que registres su salida (devolución de la aseguradora, castigo al gasto o traslado) con un comprobante contable manual.
Eliminar solo se permite sin cuotas contabilizadas. Si el asiento de compra o pago salió de aquí, se reversa con la misma fecha para que quede el rastro y la ficha desaparece.

El reporte

En Reportes → Contables → Diferidos e intangibles eliges las fechas Desde y Hasta (y, si quieres, el tipo y el estado). Por cada diferido ves el valor total, lo amortizado hasta la fecha "Hasta", el saldo en libros a esa fecha, lo amortizado entre las dos fechas y lo pendiente, con subtotales por tipo. Las cifras salen de los comprobantes de amortización contabilizados, así que un corte a una fecha pasada es exacto. El saldo en libros de cada diferido debe coincidir con el saldo de su cuenta en el balance de prueba.

Si algo sale mal

"El período X ya fue amortizado: no se puede repetir." Ya existe la cuota de ese mes; mira el plan en el detalle.
"Las cuotas se contabilizan en orden: el siguiente período por amortizar es X." Solo se amortiza el período siguiente al último; no se pueden saltar meses.
"El período X aún no inicia." Estás intentando amortizar un mes futuro. Espera a que llegue o revisa el primer mes del plan.
"CTB-003 · Ese mes ya está cerrado." Reabre el mes en Configuración → Cierre contable y vuelve a intentarlo.
"La cuenta ... exige tercero." La cuenta de proveedor que elegiste para la compra requiere un contacto: selecciona el proveedor en el formulario.
El saldo del reporte no coincide con la cuenta del balance. Revisa si en esa cuenta hay movimientos registrados por fuera del módulo (facturas de compra, comprobantes manuales) o si un diferido se marcó como "Ya está contabilizado" sin haber registrado la compra.