Los reportes de nómina te muestran el costo laboral de la empresa desde distintos ángulos y te permiten emitir los certificados que piden los empleados. Están en Nómina → Reportes y toman las cifras de las liquidaciones contabilizadas o pagadas del rango que elijas (una liquidación que aún no se contabiliza no cuenta).

Cada reporte se puede exportar a Excel o a PDF, o imprimir.

Reportes disponibles

1. Costos de nómina por período

Una fila por liquidación del rango: empleados, devengados, deducciones, neto pagado, aportes patronales, provisiones y costo total para el empleador. Útil para ver la evolución mes a mes.

Los tres reportes de costos incluyen las nóminas, las primas y las liquidaciones de contrato, y traen la columna Pagado con provisión: lo que se pagó con plata que ya habías separado mes a mes (vacaciones, prima y prestaciones de un retiro). Se pagó, pero no es un costo nuevo. Así el costo del reporte es el mismo gasto de personal de tu contabilidad.

2. Costos de nómina por empleado

Acumulado por empleado en el rango: cuántas liquidaciones, devengados, deducciones, neto, aportes, provisiones y costo total. Ordenado por mayor costo.

3. Costos de nómina por centro de costo

Distribuye el costo laboral por centro de costo, para saber cuánto cuesta cada área: empleados, devengado, deducciones, neto, aportes, provisiones, costo para el empleador y qué parte del total representa cada centro. Los empleados sin centro aparecen al final, en «Sin centro de costo».

En Detalle eliges ver solo el total de cada centro, empleado por empleado o concepto por concepto. También puedes filtrar un solo centro.
Cada liquidación guarda el centro que tenía el empleado ese día. Si alguien cambió de centro, aparece en los dos, cada uno con lo que se le liquidó mientras estuvo allí.
El total es el mismo de «Costos por período».

4. Resumen de aportes

Seguridad social y parafiscales del periodo, base de la PILA, separando:

Aportes patronales (lo que paga la empresa).
Aportes obligatorios descontados (salud y pensión que financia el empleado).
Otros descuentos: retención en la fuente, préstamos, libranzas, embargos y los demás. Se muestran aparte porque no van en la planilla PILA.

El total de la planilla que ves aquí es el mismo del archivo plano.

5. Archivo plano PILA

La planilla del mes para tu operador (Resolución 2388 de 2016), con una revisión previa que lista lo que falta por empleado y un botón para ir a corregirlo. También está en el menú: Nómina → Planilla PILA. Si el mes tiene dos liquidaciones del mismo período, no se descarga (PAY-050).

En Datos de la planilla escribes, una sola vez:

Operador con el que pagas (Aportes en Línea, SOI, Mi Planilla, Enlace Operativo, Asopagos, Simple u otro). Queda guardado para los próximos meses y la pantalla te muestra los pasos para cargar el archivo en ese operador. El archivo es el mismo para todos: lo define la norma, no el operador.
Actividad económica para riesgos laborales: los 7 dígitos que aparecen en el certificado de afiliación de tu ARL (empiezan por la clase de riesgo). Sin este dato la planilla no se descarga. Si un empleado tiene una actividad distinta, se escribe en su contrato.

La planilla revisa además el largo del número de documento de cada empleado, porque los operadores rechazan el archivo si viene más largo de lo permitido para su tipo.

Cómo arma Paxioli la planilla:

Es mensual: si liquidas por quincenas, las dos se juntan.
Cada empleado sale en una línea por lo que trabajó y en una línea aparte por cada vacación, licencia o incapacidad, con sus días, sus fechas y su base. Así lo pide la planilla.
Los aprendices, los practicantes, los pensionados y quienes tienen alto riesgo salen con su tipo de cotizante y sus tarifas, según el contrato.
Si tienes sedes, puedes presentarla única o por sucursal. Para ir por sucursal, cada sede necesita su código.

Paxioli genera el archivo; el pago lo haces en el portal de tu operador. Paga solo cuando la validación del operador salga sin errores.

6. Provisiones de prestaciones

Cesantías, intereses, prima y vacaciones del año por empleado: en cada prestación ves lo provisionado, lo pagado y el saldo que se le debe, con los totales. Eliges el año a consultar. El Excel trae cada valor en su propia columna.

Abajo está el cuadre con la contabilidad: lo que el libro de provisiones dice que se debe (todos los años, a hoy) contra el saldo de las cuentas 2510 (cesantías), 2515 (intereses), 2520 (prima) y 2525 (vacaciones). Si no dice «Cuadra», algo se registró por fuera de nómina o al revés.

7. Libro de vacaciones

Días de vacaciones causados, disfrutados, pagados en dinero y pendientes de cada empleado, con su valor y el registro que pide la ley. Mira «Libro de vacaciones».

8. Certificados

Certificado laboral: hoja imprimible con los datos del empleado y su contrato vigente.
Certificado de ingresos y retenciones (formato DIAN 220): por empleado y año; suma sus ingresos laborales, los aportes obligatorios a salud y pensión y la retención en la fuente del año.

Cómo usarlos

Entra al reporte desde el hub de Reportes de nómina.
Ajusta el rango de fechas (o el año, según el reporte). Por defecto toma el año en curso.
Para los certificados, elige el empleado y, si aplica, el año, y descárgalo o imprímelo.

El rango se evalúa sobre la fecha de fin del período de cada liquidación.

Si algo sale mal

PAY-056 · La actividad económica no es válida: tiene 7 dígitos y empieza por la clase de riesgo (1 a 5). En el contrato, el primer dígito debe coincidir con el nivel de riesgo del empleado.
PAY-057 · Elige un operador de la lista: el operador guardado debe ser uno de los que ofrece la pantalla.
El reporte sale vacío: no hay liquidaciones contabilizadas ni pagadas en el rango. Amplía las fechas o contabiliza la liquidación.
Falta un empleado o un valor: solo cuentan las liquidaciones contabilizadas o pagadas. Si esperabas ver una nómina, confirma que no esté todavía en borrador o liquidada.
El certificado de ingresos muestra cero retención: solo suma lo que efectivamente se le descontó en las liquidaciones del año. Si el empleado no tuvo retención, sale en cero.
El certificado laboral no trae el contrato correcto: usa el contrato vigente; si el empleado está inactivo, toma el último contrato registrado.
Las cifras no cuadran con contabilidad: los reportes suman las líneas de las liquidaciones. Si anulaste y volviste a contabilizar, asegúrate de mirar el periodo correcto.