Liquidación definitiva de contrato

Cuando un empleado se va de la empresa, hay que liquidarle lo que se le debe a la fecha de retiro: cesantías, intereses, prima, vacaciones y, si fue despido sin justa causa, la indemnización. Paxioli lo calcula con base de 360 días y deja la contabilidad cuadrada. Esto es distinto de inactivar un empleado: aquí se paga el saldo de prestaciones y el contrato queda terminado.

Liquidación vs. inactivar: cuál uso

• Inactivar (en la ficha del empleado) solo lo saca de las próximas liquidaciones de nómina y termina su contrato vigente con fecha de hoy. No calcula ni paga prestaciones.
• Liquidación definitiva (esta pantalla) calcula y contabiliza el pago final de prestaciones e indemnización, descuenta lo liquidado de las provisiones acumuladas y también deja el contrato terminado y el empleado inactivo.

Si el empleado se retira y le debes prestaciones, usa Liquidación definitiva.

Calcular la liquidación

1. Ve a Nómina → Prestaciones y abre Liquidaciones de contrato (botón en la parte superior). Verás la lista de empleados con contrato vigente (candidatos a liquidar).
2. Elige el empleado, la fecha de terminación y el motivo de retiro:
   • Despido con justa causa
   • Despido sin justa causa
   • Renuncia voluntaria
   • Mutuo acuerdo
   • Vencimiento del término
   • Terminación de obra o labor
   • Fallecimiento
3. Haz clic en Calcular. Paxioli arma el desglose y lo guarda como borrador calculado para que lo revises.

Qué calcula Paxioli (base 360 días)

Sobre el salario más el auxilio de transporte (la base), proporcional a los días trabajados:

• Cesantías = base × días del año / 360.
• Intereses a las cesantías = cesantías × 12% × días del año / 360.
• Prima de servicios = base × días del semestre / 360 (proporcional al semestre en curso).
• Vacaciones causadas y no tomadas = salario sin auxilio × días del año / 720 (equivale a 15 días por año).
• Indemnización: solo si el motivo es despido sin justa causa (Art. 64 CST). [CONFIRMAR LEGAL]

El salario integral no causa cesantías, intereses, prima ni vacaciones por separado (su 30% prestacional ya está incluido). En ese caso esos valores salen en cero.

Cómo se calcula la indemnización (despido sin justa causa)

Los días de indemnización dependen de la norma vigente; los valores siguientes son los que Paxioli aplica hoy. Confírmalos con tu contador. [CONFIRMAR LEGAL]

• Contrato a término indefinido:
  • Salario menor a 10 SMMLV: 30 días por el primer año + 20 días por cada año adicional (proporcional).
  • Salario igual o mayor a 10 SMMLV: 20 días por el primer año + 15 días por cada año adicional.
• Contrato a término fijo, obra o labor: el salario de los días que faltan para que termine el contrato (mínimo 15 días).

Revisar y confirmar

1. Entra al detalle de la liquidación y revisa el desglose por concepto y el total.
2. Cuando esté correcto, elige cómo se paga:
   • Con cuenta de banco: Paxioli genera el egreso contra ese banco y la liquidación queda pagada.
   • Sin banco: queda contabilizada y el total se registra como salarios por pagar (pasivo pendiente).
3. Haz clic en Confirmar.

Al confirmar, Paxioli:

• Contabiliza el comprobante (debita los pasivos de prestaciones y el gasto de indemnización, acredita banco o cuenta por pagar).
• Descuenta de las provisiones acumuladas lo que se liquidó.
• Marca el contrato como terminado y el empleado como inactivo.

Colilla de liquidación

Desde el detalle puedes imprimir la colilla con el desglose de la liquidación para entregársela al empleado.

Si algo sale mal

• "Esta liquidación ya fue contabilizada": una liquidación confirmada (contabilizada o pagada) no se vuelve a confirmar. Si te equivocaste, debes reversar el asiento contable correspondiente.
• No aparece el empleado en la lista: solo salen empleados activos con contrato vigente. Si ya lo inactivaste, primero reactívalo y dale un contrato vigente.
• No hay parámetros del año: si la fecha de terminación cae en un año sin configuración de nómina, ve a Nómina → Configuración y crea los parámetros (SMMLV, auxilio, porcentajes) de ese año.
• El total no coincide con lo provisionado: la liquidación calcula a la fecha de retiro con base 360; las provisiones mensuales se acumulan al 8.33%/4.17%. Es normal que haya pequeñas diferencias por el corte de días. Revisa el reporte de provisiones para ver el saldo.