Liquidación definitiva de contrato

Cuando un empleado se va de la empresa, hay que liquidarle lo que se le debe a la fecha de retiro: cesantías, intereses, prima, vacaciones y, si fue despido sin justa causa, la indemnización. Paxioli lo calcula con base de 360 días y deja la contabilidad cuadrada. Esto es distinto de inactivar un empleado: aquí se paga el saldo de prestaciones y el contrato queda terminado.

Liquidación vs. inactivar: cuál uso

• Inactivar (en la ficha del empleado) solo lo saca de las próximas liquidaciones de nómina y termina su contrato vigente con fecha de hoy. No calcula ni paga prestaciones.
• Liquidación definitiva (esta pantalla) calcula y contabiliza el pago final de prestaciones e indemnización, descuenta lo liquidado de las provisiones acumuladas y también deja el contrato terminado y el empleado inactivo.

Si el empleado se retira y le debes prestaciones, usa Liquidación definitiva.

Calcular la liquidación

1. Ve a Nómina → Prestaciones y abre Liquidaciones de contrato (botón en la parte superior). Verás la lista de empleados con contrato vigente (candidatos a liquidar).
2. Elige el empleado, la fecha de terminación y el motivo de retiro:
   • Despido con justa causa
   • Despido sin justa causa
   • Renuncia voluntaria
   • Mutuo acuerdo
   • Vencimiento del término
   • Terminación de obra o labor
   • Fallecimiento
3. Haz clic en Calcular. Paxioli arma el desglose y lo guarda como borrador calculado para que lo revises.

Qué calcula Paxioli (base 360 días)

Sobre el salario más el auxilio de transporte (la base), proporcional a los días trabajados:

• Cesantías = base × días del año / 360.
• Intereses a las cesantías = cesantías × 12% × días del año / 360.
• Prima de servicios = base × días del semestre / 360 (proporcional al semestre en curso).
• Vacaciones causadas y no tomadas = salario sin auxilio × días de servicio / 720 (equivale a 15 días por año), menos los días que ya disfrutó según el libro de vacaciones.
• Indemnización: solo si el motivo es despido sin justa causa (Art. 64 CST). [CONFIRMAR LEGAL]
• Cesantías e intereses del año anterior, si el retiro es en enero o febrero y todavía no se consignaron ni se pagaron. Mira «Retiro en enero o febrero» más abajo.

Licencia no remunerada. Los días de licencia no remunerada se descuentan de las cesantías, los intereses y las vacaciones (art. 53 del Código Sustantivo del Trabajo) y de la prima (es proporcional al tiempo trabajado: art. 306 y Ministerio del Trabajo, concepto 55765 de 2021). Así la liquidación paga lo mismo que provisionó la nómina, que no provisiona esos días. La nota de la liquidación dice cuántos días se descontaron. Las incapacidades, las vacaciones y las licencias remuneradas no se descuentan.

De dónde sale la base. Con salario fijo, el último salario. Con salario variable (comisiones, horas extra, recargos), el promedio de las nóminas contabilizadas: el último año para las cesantías, el semestre para la prima y el salario ordinario del último año para las vacaciones. Si el salario fue fijo y no cambió en el semestre, la prima va con el salario, aunque en el semestre haya habido incapacidades. Los días de incapacidad entran a ese promedio con el salario que el empleado habría devengado, no con el auxilio que se le pagó: la incapacidad no suspende el contrato (arts. 51 y 53 del Código Sustantivo del Trabajo). La liquidación explica en sus notas cuál base usó.

El auxilio de transporte suma a la base de las cesantías y de la prima solo si el empleado tenía derecho a él: se mira con su salario ordinario, sin las horas extra, igual que en la nómina.

El salario integral no causa cesantías, intereses ni prima por separado (su 30% prestacional ya está incluido): esos valores salen en cero. Las vacaciones sí se causan y se liquidan sobre el salario integral completo.

Cómo se calcula la indemnización (despido sin justa causa)

Los días de indemnización dependen de la norma vigente; los valores siguientes son los que Paxioli aplica hoy. Confírmalos con tu contador. [CONFIRMAR LEGAL]

• Contrato a término indefinido:
  • Salario menor a 10 SMMLV: 30 días por el primer año + 20 días por cada año adicional (proporcional).
  • Salario igual o mayor a 10 SMMLV: 20 días por el primer año + 15 días por cada año adicional.
  • Régimen de transición: quien tenía diez o más años de servicio el 27 de diciembre de 2002 (cuando entró a regir la Ley 789) se liquida con la tabla anterior: 45 días por el primer año y 40 por cada año siguiente (art. 64 CST, parágrafo transitorio; Ley 50 de 1990, art. 6).
• Contrato a término fijo: el salario de los días que faltan para que termine el contrato. Obra o labor: lo mismo, y nunca menos de 15 días.
• Aprendiz: desde la Ley 2466 de 2025 (art. 21) el contrato de aprendizaje es un contrato laboral a término fijo: se paga el apoyo de sostenimiento del tiempo que falta hasta la fecha de terminación, con el apoyo de cada etapa (75 % del mínimo en la lectiva y el de práctica después). Si el contrato no tiene fecha de terminación registrada, la indemnización sale en cero y la liquidación lo dice.
• Practicante: no tiene indemnización, porque la práctica no es un contrato de trabajo (Ley 1780 de 2016, art. 15).

La liquidación escribe en sus notas cómo contó los días de la indemnización.

La base de la indemnización es el salario. Si el salario es variable (horas extra, recargos, comisiones o bonificaciones salariales en el último año), es el promedio de lo devengado en el último año, cuando es mayor que el salario (Corte Suprema de Justicia, sentencia SL1659 de 2025). Con esa misma base se mira si el empleado pasa de 204 UVT al mes, que es cuando la indemnización lleva retención del 20 %.

Retención en la fuente en la liquidación

La liquidación retiene sobre lo que es ingreso gravado del trabajador:

• Prima de servicios: con el procedimiento 1 se retiene aparte del salario, como en la liquidación de prima (art. 385 del Estatuto Tributario), con la renta exenta del 25 % que le queda al mes después del salario y las vacaciones. Con el procedimiento 2, con el porcentaje fijo del semestre.
• Vacaciones compensadas en dinero: se suman a los pagos del mes del retiro y se retiene lo que sube la retención de ese mes (art. 383). Paxioli toma lo que pagó la nómina de ese mes; si todavía no la has liquidado, lo estima con el salario de los días del mes hasta el retiro, y la nota lo dice. Con el procedimiento 2, el porcentaje fijo.
• Indemnización: el 20 % si el trabajador devenga más de 204 UVT al mes (art. 401-3), sobre la indemnización menos la renta exenta del 25 % (art. 206 num. 10; DIAN, conceptos 7261 de 2005 y 30573 de 2015). Esa renta exenta llega hasta lo que le queda al trabajador del tope de 790 UVT del año: Paxioli resta lo que ya usaron las nóminas del año, y cuenta como usado el tope de los meses que no se liquidaron en Paxioli.
• Cesantías e intereses: no llevan retención en la fuente (Decreto 1625 de 2016, art. 1.2.4.1.11). Si el trabajador gana mucho, su exención la aplica él en la declaración de renta.

Las notas de la liquidación dicen cuánto se retuvo por cada concepto. Todo va a la cuenta 2365 (retención por pagar) y viaja en la nómina electrónica del mes del retiro.

Retiro en enero o febrero: las cesantías del año anterior

Las cesantías de un año se consignan en el fondo antes del 15 de febrero del año siguiente, y los intereses se pagan antes del 31 de enero. Si el empleado se retira antes de que eso pase, esas cesantías y esos intereses se le pagan directo a él en la liquidación (Ley 50 de 1990, art. 99).

Paxioli los suma solo:

• Calcula el valor legal del año anterior (con la misma base de la liquidación) y le resta lo que ya registraste como consignado o pagado.
• Salen en su propio renglón en el detalle y en la colilla: «Cesantías de 2025 (sin consignar)» e «Intereses de las cesantías de 2025 (sin pagar)», por ejemplo.
• Al confirmar, se toman de la provisión de ese año. Lo que falte va al gasto.
• Si ya pasó el plazo (15 de febrero o 31 de enero), la nota te avisa de la sanción: un día de salario por cada día de retardo en la consignación y los intereses dobles.

Si en Paxioli no hay provisión del año anterior, o le faltan meses porque la empresa empezó a usarlo a mitad de año, no se suma nada: la nota te da el valor legal para que lo revises con tu contador.

Revisar y confirmar

1. Entra al detalle de la liquidación y revisa el desglose por concepto y el total.
2. Cuando esté correcto, elige cómo se paga:
   • Con cuenta de banco: Paxioli genera el egreso contra ese banco y la liquidación queda pagada.
   • Sin banco: queda contabilizada y el total se registra como salarios por pagar (pasivo pendiente).
3. Haz clic en Confirmar.

Al confirmar, Paxioli:

• Contabiliza el comprobante (debita los pasivos de prestaciones y el gasto de indemnización, acredita banco o cuenta por pagar).
• Descuenta de las provisiones acumuladas lo que se liquidó.
• Marca el contrato como terminado y el empleado como inactivo.

Colilla de liquidación

Desde el detalle puedes imprimir la colilla con el desglose de la liquidación para entregársela al empleado.

Si algo sale mal

• "Esta liquidación ya fue contabilizada": una liquidación confirmada (contabilizada o pagada) no se vuelve a confirmar. Si te equivocaste, debes reversar el asiento contable correspondiente.
• No aparece el empleado en la lista: solo salen empleados activos con contrato vigente. Si ya lo inactivaste, primero reactívalo y dale un contrato vigente.
• No hay parámetros del año: si la fecha de terminación cae en un año sin configuración de nómina, ve a Nómina → Configuración y crea los parámetros (SMMLV, auxilio, porcentajes) de ese año.
• El total no coincide con lo provisionado: la liquidación calcula a la fecha de retiro con base 360; las provisiones mensuales se acumulan al 8.33%/4.17%. Es normal que haya pequeñas diferencias por el corte de días. Revisa el reporte de provisiones para ver el saldo.