Las novedades son los hechos del periodo que cambian lo que se le paga o se le descuenta a un empleado: trabajó horas extra, estuvo incapacitado, salió a vacaciones, recibió una comisión o tiene un préstamo. Se registran en el detalle de la liquidación y la nómina se recalcula al instante.

Cómo agregar una novedad

Abre la liquidación del periodo en Nómina → Liquidaciones (debe estar en borrador o liquidada).
En la sección de novedades del empleado, elige el tipo, la cantidad (horas o días, según aplique) o el monto, y agrega una nota si quieres.
Guarda. Paxioli devuelve la liquidación a borrador y la recalcula para reflejar la novedad.
Si te equivocaste, elimina la novedad y vuelve a quedar correcto (también recalcula).

Tipos de novedad disponibles

Horas extra y recargos

Horas extra diurnas
Horas extra nocturnas
Recargo nocturno
Recargo dominical/festivo

Se registran por cantidad de horas y se suman a los devengados salariales del periodo (entran al IBC y, si aplica, a la base de retención).

Incapacidades

Incapacidad por enfermedad general (EG): se paga completa en la nómina. Los 2 primeros días son gasto de la empresa y del día 3 en adelante el auxilio es de la EPS: Paxioli se lo paga al trabajador y lo deja como cuenta por cobrar a la EPS. Vale dos terceras partes del salario hasta el día 90 y la mitad del 91 al 180, sin bajar nunca del salario mínimo diario (art. 227 CST). Desde el día 181 no se paga por nómina. Si una incapacidad viene del mes anterior, escribe los días previos para que Paxioli sepa en qué tramo va.
Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral (AT): la ARL reconoce el 100 % desde el día siguiente al accidente (Ley 776 de 2002, art. 3); el día del accidente es un día de trabajo normal. Regístrala desde el día siguiente: Paxioli la paga en la nómina y la deja como cuenta por cobrar a la ARL.

Se registran con los días o las fechas de la incapacidad. Con fechas, los días se cuentan en calendario, como el certificado y como los paga la EPS o la ARL (también las licencias de maternidad y paternidad). Paxioli descuenta esos días del salario y del auxilio de transporte, cotiza salud y pensión sobre el valor de la incapacidad, no cotiza riesgos laborales esos días y no paga caja de compensación, SENA ni ICBF sobre el auxilio (no es salario: Ley 21 de 1982, art. 17).

Licencias

Licencia de maternidad
Licencia de paternidad
Licencia remunerada
Licencia no remunerada

Las licencias ajustan los días trabajados del periodo: esos días se pagan como licencia y no otra vez como salario. Toda licencia se registra con sus días o sus fechas; en la remunerada puedes escribir además el valor (si no, se paga un día de salario por cada día), pero sin días ni fechas no se guarda (PAY-034).

Vacaciones

Vacaciones: días que el empleado disfruta en el periodo. Ajustan los días trabajados y la base. Con fechas, las vacaciones y las licencias remuneradas y no remuneradas se cuentan sobre el mes de 30 días: el día 31 no genera un pago adicional, así que unas vacaciones del 16 al 31 son 15 días de vacaciones y 15 de salario, y el mes suma el salario completo. El libro de vacaciones sí cuenta el 31 como día hábil del descanso cuando lo es.
Vacaciones en dinero: días que el empleado no sale a descansar y se le pagan, a un día de salario cada uno. Solo se pueden pagar días que ya tenga causados (un año cumplido) y, con el contrato vigente, hasta la mitad de esas vacaciones (art. 189 del Código Sustantivo del Trabajo): si se pide más, Paxioli no deja registrar la novedad (PAY-087). Al retirarse, la liquidación de contrato le paga completas las que tenga pendientes.

Contrato por días

Días trabajados (contrato por días): los días que trabajó en el período quien tiene jornada «por días» en su contrato. Paxioli le paga el valor del día por cada uno (y el auxilio de transporte por esos días) y, si trabajó menos de 30 días y ganó menos de un salario mínimo en el mes, cotiza por semanas (pensión y caja sobre un cuarto del salario mínimo por semana, riesgos laborales sobre un salario mínimo, sin salud por la planilla; Decreto 2616 de 2013). Sin esta novedad el contrato por días no tiene días que pagar. Solo vale para ese contrato (PAY-220) y como máximo son 30 días.

Pagos adicionales

Bonificación: puede ser salarial (entra al IBC y a la base de retención) o no salarial, según cómo esté definido el concepto.
Comisión: pago variable, normalmente salarial.
Bonificación no salarial, Auxilio no salarial y Otro pago (concepto propio): pagos pactados por escrito como no salariales. No cotizan mientras lo pactado no pase del 40 % de lo que gana el empleado en el mes; sí cuentan para la retención en la fuente.
Viáticos salariales: los permanentes, en la parte de manutención y alojamiento (art. 130 CST). Son salario y entran a todas las bases.
Viáticos no salariales: los ocasionales, de transporte o de representación. No cotizan y tampoco entran a la retención en la fuente: para la DIAN son un reembolso de gastos de la empresa, no un ingreso del empleado, cuando cubren manutención, alojamiento o transporte y la empresa los soporta con facturas (Concepto 71735 de 2000). Guarda esos soportes.

Descuentos

Préstamo: cuota que se le descuenta al empleado.
Libranza: descuento autorizado a favor de un tercero (entidad financiera).
Embargo por alimentos, Embargo a favor de cooperativa y Embargo judicial (otros): lo que ordena el juzgado; se registran según lo que diga la orden, porque cada uno tiene su propio tope.
Cuota sindical, Cooperativa, Aporte AFC o pensión voluntaria y Otro descuento: descuentos que el empleado autoriza por escrito.

Topes que aplica Paxioli (y que explica en el detalle del empleado cuando recorta un descuento):

Los descuentos que autoriza el empleado nunca tocan el salario mínimo del período (art. 149 del Código Sustantivo del Trabajo). El mínimo se cuenta proporcional a los días con salario: en una quincena es la mitad.
La cuota sindical también: la pide el sindicato (art. 400 del Código Sustantivo del Trabajo), pero no es una orden judicial, así que se recorta igual que los demás descuentos autorizados. El aviso del detalle dice que es la cuota del sindicato y lo que falte se cobra en un mes en que el devengado lo permita.
La libranza sí puede bajar del mínimo, pero al empleado le queda al menos la mitad de lo que le resta después de salud, pensión, retención y embargos (Ley 1527 de 2012, art. 3; la Corte Constitucional, en la sentencia T-629 de 2016, mide esa mitad después de los descuentos de ley y de los judiciales). Esa mitad es también el tope de todos los descuentos juntos.
El embargo por alimentos o a favor de una cooperativa llega hasta el 50 % del salario, incluido el mínimo (art. 156). Cualquier otro embargo solo toma la quinta parte de lo que pasa del mínimo (arts. 154 y 155).
Los embargos se descuentan primero, luego las libranzas y al final lo voluntario. Lo que no cabe queda en cero con su explicación y no sale en la colilla. El neto a pagar nunca queda en negativo.

Estos tres restan del neto a pagar.

Cómo afectan la liquidación

Las horas extra, recargos, comisiones y bonos salariales aumentan los devengados, suben el IBC y pueden subir los aportes y la retención en la fuente.
Las bonificaciones no salariales no entran al IBC.
Los préstamos, libranzas y embargos se descuentan del neto, no afectan el IBC.
En una libranza, un embargo, una cuota de cooperativa o de sindicato, un aporte voluntario o un descuento propio, elige el acreedor (a quién se le gira: el banco, el juzgado, la cooperativa). La libranza lo toma del préstamo registrado en la ficha del empleado y cada cuota lo hereda. Con el acreedor, el comprobante de nómina deja ese descuento a nombre de él y el auxiliar por tercero cuadra con el pago; sin acreedor, la línea queda sin tercero y la lista de novedades lo avisa. Ahí mismo, debajo del aviso «Sin acreedor», eliges el tercero y pulsas Guardar: no cambia ningún valor ni recalcula, solo deja el descuento a nombre de ese tercero. Pasa sobre todo con lo que llega de una planilla de Excel, que no trae la columna del acreedor.

Si algo sale mal

La novedad no se reflejó en los totales: solo se recalcula si la liquidación está en borrador o liquidada. Si ya está contabilizada o pagada, anula primero la contabilización (ver el artículo de anular o corregir una nómina).
Agregué la novedad al empleado equivocado: elimínala y créala en el correcto; la liquidación se recalcula sola.
No sé si una bonificación es salarial o no: depende del concepto que tenga configurado. Revisa los conceptos de nómina o consulta con tu contador, porque cambia el IBC y la retención.
La cantidad de horas o días quedó mal: elimina la novedad y vuelve a registrarla con el valor correcto; no se editan en el sitio.
Un descuento quedó «Sin acreedor»: elígelo en la lista de novedades, debajo del aviso, mientras la liquidación esté en borrador o liquidada. La cuota de una libranza lo toma del préstamo de la ficha del empleado. Si ya la contabilizaste, anula primero la contabilización.