Antes de liquidar nómina necesitas tener tus empleados registrados, cada uno con su contrato laboral. Paxioli reúne los datos personales y el contrato en un mismo formulario guiado.

Crear un empleado

Ve a Nómina → Empleados.
Haz clic en Nuevo empleado.
Llena los datos personales: tipo y número de documento, nombres y apellidos, fecha de nacimiento, ciudad, correo y teléfono. La foto es opcional.
Completa el contrato laboral:
- Tipo de contrato (término fijo, indefinido, aprendizaje, etc.).
- Fecha de inicio (y fin, si aplica).
- Cargo, centro de costo y sucursal.
- Salario y tipo de salario (ordinario o integral).
- Periodicidad de pago (mensual o quincenal).
- Jornada: tiempo completo, medio tiempo, por horas o por días. En medio tiempo y por horas escribes las horas a la semana (en medio tiempo, vacías, Paxioli toma la mitad de la jornada legal). Por días, en lugar del salario escribes el valor del día.
- Nivel de riesgo ARL (de I a V).
- Auxilio de transporte: márcalo si el empleado tiene derecho (gana hasta 2 SMMLV y no es salario integral).
Asigna las entidades de seguridad social: EPS, fondo de pensión (AFP), ARL, caja de compensación (CCF) y fondo de cesantías.
Si pagas por transferencia, registra los datos bancarios del empleado.
Guarda.

Reglas que valida Paxioli

El salario no puede ser inferior al mínimo legal (SMMLV) vigente, salvo en contratos de aprendizaje, de prácticas o con salario integral (este tiene su propio mínimo: 13 SMMLV).
En medio tiempo o por horas el mínimo es la parte del salario mínimo que corresponde a las horas pactadas (art. 147 del Código Sustantivo del Trabajo): con 21 de las 42 horas legales, la mitad. Una jornada parcial tiene menos horas que la máxima legal (42 a la semana desde julio de 2026).
En el contrato por días el valor del día no puede ser menor al mínimo diario (el salario mínimo entre 30) y la periodicidad es mensual.
La fecha de fin no puede ser anterior a la de inicio.

Jornadas parciales y por días

Medio tiempo y por horas: la nómina paga el salario real (puede ser menor al mínimo, en proporción a las horas). Salud y pensión se cotizan sobre un salario mínimo como piso, y la diferencia la completan la empresa y el trabajador, cada uno con su porcentaje (Decreto 1703 de 2002, art. 24). Prima, cesantías, intereses y vacaciones se calculan sobre lo que gana de verdad, el auxilio de transporte se paga completo por los días trabajados y el valor de la hora sale de las horas pactadas (horas a la semana × 5).
Por días: para quien trabaja menos de 30 días al mes por un valor diario (por ejemplo, solo fines de semana). Cada período registras la novedad «Días trabajados» en la liquidación; sin ella no hay días que pagar. Si en el mes trabajó menos de 30 días y ganó menos de un salario mínimo, cotiza por semanas (Decreto 2616 de 2013): pensión y caja sobre un cuarto del salario mínimo por cada semana (1 a 7 días = 1 semana, 8 a 14 = 2, 15 a 21 = 3, más de 21 = el mes completo), riesgos laborales sobre un salario mínimo completo y sin salud por la planilla (el trabajador está en el régimen subsidiado o es beneficiario). En la planilla PILA va como cotizante 51 y no necesita EPS. Con 30 días, o ganando un salario mínimo o más en el mes, cotiza el mes completo como cualquier empleado. Prestaciones, auxilio de transporte y liquidación de contrato van por lo que ganó de verdad.

Aprendices y practicantes

Aprendiz (contrato de aprendizaje, Ley 2466 de 2025): elige su etapa en el contrato.
- Etapa lectiva: en «Salario» va el apoyo de sostenimiento, mínimo el 75 % del SMMLV. La empresa paga completas la salud y la ARL; no hay pensión, caja, auxilio de transporte ni prestaciones.
- Etapa práctica: mínimo un SMMLV y todo lo de cualquier empleado.
- Formación dual: como la etapa práctica desde el inicio del contrato; el apoyo mínimo es el 75 % del SMMLV el primer año y un SMMLV desde el segundo.
- Si es estudiante universitario, marca la casilla: su apoyo no baja de un SMMLV en ninguna etapa.
- En todas las etapas los aportes se calculan sobre un SMMLV, sea cual sea el apoyo (Decreto 0223 de 2026).
- El contrato no cambia solo: cuando el apoyo queda por debajo del mínimo (al cumplir el primer año de formación dual o con un SMMLV nuevo), la ficha y Nueva liquidación lo avisan. Súbelo en el contrato con la fecha desde la que rige.
Practicante (prácticas o pasantías): no es un contrato de trabajo. El auxilio de práctica es opcional y no es salario, así que puede ir en cero; la empresa paga solo la ARL sobre un SMMLV (Ley 1780 de 2016, art. 15; Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.2.3.4). Por eso un practicante sin EPS, fondo de pensiones ni caja de compensación no es un dato faltante: la ficha, la liquidación, la planilla PILA y el tablero solo le reclaman la ARL. Si además quieres registrarle su EPS (la de su familia o la de la universidad), puedes hacerlo como dato informativo: no cambia los aportes.

Cambiar el salario

Cuando cambias el salario de un contrato que ya existe, Paxioli te pregunta desde qué día rige. Con esa fecha la nómina del mes del cambio paga los días anteriores con el salario de antes y los demás con el nuevo (la línea de salario lo explica), y un mes anterior al cambio se liquida con el salario que regía entonces. Las vacaciones se pagan con el salario que regía el día en que empiezan (art. 192 del Código Sustantivo del Trabajo): unas vacaciones del 9 al 13 con aumento desde el 16 van con el salario de antes. Las demás ausencias, las horas extra y los topes del periodo van con el salario vigente al cierre. En nómina quincenal cada quincena va con su salario. Los últimos cambios se ven debajo del campo del salario.

Editar, inactivar y reactivar

Al editar, actualizas tanto los datos personales como el contrato vigente.
Para una salida, haz la liquidación definitiva en Nómina › Liquidación de contrato: al confirmarla, el contrato queda terminado con su causal, se pagan las prestaciones y el empleado queda inactivo. Inactivar solo funciona cuando el empleado ya no tiene contrato vigente (PAY-037). El empleado no se borra: se conserva su historial de nómina.
Puedes reactivar a un empleado inactivo; solo recuerda darle un contrato vigente.

Solo los empleados activos y con contrato vigente entran en la liquidación de nómina. Verifica esto antes de crear la liquidación del periodo.