Liquidar la nómina del periodo

Liquidar la nómina es calcular lo que le corresponde a cada empleado en el periodo: salario, auxilios, horas extra, deducciones y aportes. Paxioli lo hace al centavo y deja la contabilidad lista.

El tablero te dice qué sigue

Al entrar a Nómina ves tres listas. Por hacer este mes: liquidar, contabilizar y pagar la nómina del mes (o de cada quincena), la planilla PILA del mes anterior con su fecha de vencimiento (día hábil según los dos últimos dígitos del NIT, Decreto 780 de 2016, art. 3.2.2.1), la nómina electrónica del mes anterior (diez primeros días hábiles del mes, Resolución DIAN 000013 de 2021), la prima en junio y diciembre (art. 306 del CST), los intereses a las cesantías en enero (Ley 52 de 1975), la consignación de cesantías al fondo antes del 15 de febrero (Ley 50 de 1990, art. 99) y la dotación en sus tres cortes. Vencido: lo de meses anteriores que quedó sin contabilizar, sin transmitir, sin pagar o sin consignar. Alertas: parámetros del año sin configurar, numeración de nómina electrónica, contratos sin entidades de seguridad social y contratos a término fijo que terminan en los próximos 30 días. Cada punto abre la pantalla donde se resuelve.

Crear y liquidar el periodo

1. Ve a Nómina → Liquidaciones y haz clic en Nueva liquidación.
2. Elige el año, el mes y la periodicidad:
   • Mensual: del día 1 al último día del mes (30 días).
   • Quincenal: primera quincena (1 al 15) o segunda (16 a fin de mes).
3. Guarda. Paxioli trae automáticamente a los empleados activos con contrato vigente y calcula todo: salario proporcional a los días, auxilio de transporte, deducciones y aportes.

La liquidación queda en estado borrador / liquidada para que la revises.

Agregar novedades del periodo

Desde el detalle de la liquidación puedes registrar novedades por empleado y se recalcula al instante:

• Horas extra y recargos (diurnas, nocturnas, dominicales/festivos).
• Incapacidades (enfermedad general o accidente de trabajo), licencias (maternidad, paternidad, remunerada o no remunerada) y vacaciones: ajustan los días trabajados y la base.
• Comisiones y bonificaciones (salariales o no salariales).
• Préstamos, libranzas y embargos (descuentos).

Si te equivocas, elimina la novedad y vuelve a quedar correcto.

Revisar el detalle

En la liquidación ves por cada empleado los devengados, el IBC (base de cotización), las deducciones, los aportes patronales y las provisiones (cesantías, intereses, prima, vacaciones). Abajo, los totales del periodo y el costo total para la empresa.

Si cambiaste algo, usa Recalcular para volver a liquidar desde cero (solo en borrador).

Contabilizar y pagar

1. Contabilizar: genera el comprobante de causación, cuadrado. Cada pasivo queda a nombre de quien se le debe: los aportes y los descuentos de salud y pensión con la EPS, el fondo, la ARL o la caja de cada contrato (y SENA e ICBF con su NIT), la retención en la fuente con la DIAN, las libranzas y embargos con su acreedor, y lo que se le cobra a la EPS o a la ARL por incapacidades y licencias con esa entidad. Así el auxiliar por tercero cuadra cuando pagas la planilla o giras un descuento. Una entidad sin NIT en Nómina › Seguridad social queda sin tercero: complétalo ahí.
2. Marcar pagada: elige la cuenta de banco y la fecha; Paxioli genera el egreso contra ese banco.
3. Si te equivocaste, puedes anular la contabilización (reversa el asiento) mientras no esté pagada.

Desprendible de pago (colilla)

Para cada empleado puedes ver e imprimir su desprendible y enviarlo por correo directamente desde Paxioli (el empleado debe tener correo registrado).

Antes de pagar, revisa que todos los empleados activos aparezcan y que las novedades estén bien. Una vez contabilizada, la liquidación refleja el costo real en tus reportes financieros.