La nómina electrónica es un documento soporte (DSNE) que las empresas obligadas deben transmitir a la DIAN, donde reportan los pagos a sus empleados. En Paxioli se emite desde la liquidación de nómina ya liquidada y se transmite a la DIAN, obteniendo su CUNE.
Cómo se emite
- Liquida y contabiliza la liquidación de nómina del periodo. En quincenal, contabiliza las dos quincenas: viajan juntas, en un solo documento por empleado al mes.
- En el detalle de la liquidación, dale Emitir a DIAN.
- Paxioli toma los valores de la liquidación (devengados, deducciones y totales) y transmite el documento soporte de nómina electrónica (DSNE) de cada empleado a la DIAN, uno a la vez, y cada uno obtiene su CUNE.
La emisión corre en el servidor: puedes salir de la página y volver cuando quieras. Arriba de los botones de la liquidación verás una tarjeta con el avance: cuántos van emitidos, a quién se está enviando y, al terminar, el reporte de cada empleado (también lo puedes descargar). Mientras corre, el botón queda bloqueado y dice cómo va (por ejemplo, «Emitiendo… 23 de 100»), y la contabilización no se puede anular.
La nómina electrónica no se emite sola: la emites tú cuando la nómina del mes esté lista.
Cada liquidación muestra su estado de emisión: Por emitir, cuántos van emitidos (por ejemplo, «76 de 100 emitidos») o Emitido.
Si la DIAN no responde a tiempo
A veces la DIAN tarda en responder. No es un error ni se trabó: Paxioli vuelve a intentar ese mismo empleado automáticamente cada 3 minutos, hasta 5 veces, con los mismos datos, sin duplicar el documento. Mientras su documento siga pendiente no se puede enviar el siguiente, así que los demás esperan su turno.
Si después de 5 intentos no pasa, o la DIAN rechaza el documento, la tarjeta te dice quién no pasó y quiénes quedaron sin enviar. Comunícate con soporte y nosotros hacemos la gestión. Cuando quede resuelto, dale Emitir pendientes: solo se envían los que faltan; los que ya quedaron emitidos no se tocan. Si la DIAN rechazó el documento de un empleado por un dato (por ejemplo, su número de documento), corrígelo en su ficha y dale Emitir pendientes: Paxioli descarta el intento rechazado y envía el corregido, sin duplicarlo.
Activación del servicio
Disponible. El botón Emitir a DIAN transmite el documento soporte de nómina electrónica (DSNE) a la DIAN y cada empleado obtiene su CUNE. La activación de la emisión electrónica ante la DIAN puede tardar hasta 3 días hábiles; una vez activa, emites la nómina desde la liquidación.
Ten en cuenta:
- La numeración ya queda configurada.
- Mientras se completa la activación, la liquidación permanece en estado "Por emitir" sin romper tu flujo de trabajo; cuando la activación quede lista, la emites con Emitir a DIAN.
- La liquidación y su contabilización funcionan con normalidad de forma independiente a la transmisión.
Qué viaja en el documento de cada mes
La DIAN pide un documento por empleado al mes con todos los pagos de la relación laboral (Resolución 000013 de 2021). Por eso en el documento de cada empleado viajan, además de su nómina:
- La prima de servicios de junio y de diciembre.
- La liquidación de contrato contabilizada en el mes del retiro: cesantías, intereses, prima, vacaciones compensadas, indemnización y la retención sobre ella (Concepto DIAN 901476 de 2022: van en el mes del pago o abono en cuenta).
- Los pagos de prestaciones registrados en Nómina → Prestaciones: los intereses a las cesantías que se pagan en enero y la consignación de cesantías al fondo de febrero, en el documento del mes en que se pagan (Oficio DIAN 912416 de 2021: las cesantías se informan al devengo o al pago, y el empleador define el momento; Paxioli las informa al pagarlas o consignarlas).
Los embargos (de alimentos, ejecutivos o de cooperativa) viajan como pagos a terceros: el dinero sale del salario del trabajador hacia el juzgado o el beneficiario. El grupo de «embargos fiscales» es solo para los que ordena una autoridad tributaria en un cobro coactivo.
Cada uno sale solo cuando emites la nómina de ese mes. Si la nómina del mes ya se había transmitido cuando contabilizaste la liquidación o registraste el pago, la pantalla de esa nómina ofrece Transmitir de nuevo: elimina el documento ante la DIAN y transmite uno completo (gasta dos documentos del paquete por empleado). La liquidación de contrato muestra en su pantalla en qué documento viajó.
Reglas básicas
- No se emite una liquidación anulada.
- Una nómina ya emitida no se vuelve a transmitir.
Recuerda que liquidar y contabilizar la nómina dentro de Paxioli es independiente de la transmisión a la DIAN: tu contabilidad queda al día y, en paralelo, la nómina se transmite electrónicamente a la DIAN.
