Las prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima y vacaciones) se ganan todos los meses, pero se pagan en fechas puntuales. Para que el costo de cada mes sea el real, Paxioli provisiona: separa cada mes lo que le corresponde a cada empleado y lleva el saldo. Cuando pagas, ese saldo baja.

Todo está en Nómina → Prestaciones.

La nómina provisiona sola

Cada vez que contabilizas una nómina, Paxioli provisiona ese periodo con lo que el empleado ganó de verdad: sueldo, horas extra, recargos y comisiones. No tienes que hacer nada más.

En la pantalla ves la provisión del año mes a mes: en verde los meses que ya quedaron y en amarillo los que tienen empleados pendientes.

Saldo, provisionado, pagado y cuadre con la contabilidad

Arriba ves una tarjeta por prestación con el saldo del año y, debajo, cuánto se provisionó y cuánto se pagó en ese año (de todos los empleados, también los retirados).

Más abajo está el cuadre con la contabilidad: lo que el libro de provisiones dice que se les debe a los empleados (de todos los años) contra el saldo de la cuenta del pasivo:

Cesantías: 2510 · Intereses: 2515 · Prima de servicios: 2520 · Vacaciones: 2525.

Si dice Cuadra, todo está en orden. Si muestra una diferencia, algo se registró por fuera de nómina (un saldo inicial, un comprobante hecho a mano) o al revés; con el ícono de la fila abres el auxiliar de la cuenta para revisarlo. Si tu empresa todavía usa las cuentas de nómina de antes del PUC, la prima y las vacaciones se cuadran juntas en la 2610.

Cuánto se provisiona

Cesantías: 8,33 % de lo salarial del periodo más el auxilio de transporte.
Intereses a las cesantías: 1 % de esa misma base (es el 12 % al año sobre las cesantías).
Prima de servicios: 8,33 % de esa misma base.
Vacaciones: 4,17 % del salario ordinario: sin horas extra, sin dominicales y sin auxilio de transporte.

Meses con ausencias. La incapacidad, las vacaciones y las licencias remuneradas no suspenden el contrato: esos días causan prestaciones con el salario, no con lo que se pagó (la incapacidad se paga a dos tercios). Si el empleado tiene derecho al auxilio de transporte, la base también lleva el auxilio de esos días. Así, un mes con incapacidad o vacaciones provisiona lo mismo que un mes completo, y es la misma cuenta de la liquidación de contrato y del cierre anual. La línea de la provisión lo explica. Solo la licencia no remunerada queda por fuera de la provisión: suspende el contrato y esos días también se descuentan al liquidar cesantías, intereses, prima y vacaciones (arts. 51, 53 y 306 del Código Sustantivo del Trabajo; Ministerio del Trabajo, concepto 55765 de 2021), en la liquidación de contrato, en el cierre anual, en la prima y en el libro de vacaciones. Así lo que se paga es lo que se provisionó.

Casos especiales:

Salario integral: solo se provisionan las vacaciones, sobre el salario integral completo. Las demás prestaciones ya van dentro del salario.
Aprendices en etapa lectiva y practicantes: no se provisiona nada, porque no tienen prestaciones.

Los porcentajes se revisan en Nómina → Configuración, en los parámetros del año.

Cuando un mes queda pendiente

Pasa cuando un empleado no tuvo nómina contabilizada ese mes. Paxioli te avisa arriba: «3 empleados no tienen la provisión de septiembre», con un botón para provisionar ese mes de una vez.

También puedes hacerlo a mano con Provisionar período: eliges el año y el mes. A quien ya tiene la provisión de ese mes no se le duplica. Usa la misma base que la nómina: el salario del mes completo (con las incapacidades, vacaciones y licencias remuneradas) y solo descuenta los días de licencia no remunerada.

A quien la nómina de ese mes ya liquidó tampoco se le provisiona encima, aunque no haya tenido salario (por ejemplo, un mes entero en licencia no remunerada): la provisión del mes es la que calculó la nómina.

Provisión automática

Si prefieres no estar pendiente, activa la provisión automática en la misma pantalla. El día 5 de cada mes Paxioli provisiona el mes anterior, con el salario del contrato, solo a los empleados a quienes la nómina no les provisionó. Tú decides si la activas, y la puedes desactivar cuando quieras.

Cómo se paga cada prestación

Cada una tiene su camino, para que salga bien en la colilla, en la contabilidad y ante la DIAN:

Cesantías: mientras el contrato esté vigente no se le pagan al empleado. Se consignan en su fondo antes del 15 de febrero del año siguiente. En el saldo del empleado haz clic en el ícono de pago, deja marcada Es la consignación al fondo de cesantías, elige el banco y la fecha, y confirma.
Intereses a las cesantías: se le pagan al empleado. Mismo ícono de pago, con el monto, el banco y la fecha.
Prima de servicios: se paga con su propia liquidación. Mira «Liquidar la prima de servicios».
Vacaciones: se pagan en la nómina, con la novedad Vacaciones (el descanso) o Vacaciones en dinero. Al contabilizar esa nómina, Paxioli descuenta el saldo provisionado.

Si el empleado se retira, todo lo que se le debe lo paga la liquidación de contrato. Si se retira en enero o febrero y todavía no le consignaste las cesantías del año anterior, la liquidación también las incluye.

Cierre anual de cesantías e intereses

Cada mes la nómina provisiona el 8,33 % y el 1 % de lo que el empleado ganó ese mes. Pero la ley liquida las cesantías al 31 de diciembre con el último salario (o con el promedio del año si fue variable o cambió en los últimos tres meses). Si el salario subió durante el año, lo provisionado se queda corto, y desde Prestaciones no puedes consignar ni pagar más de lo provisionado.

Por eso, en enero entra a Nómina → Prestaciones y, en el recuadro Cierre anual de cesantías e intereses, haz clic en Ver el cierre:

Paxioli calcula por cada contrato vigente al 31 de diciembre el valor legal de las cesantías y de los intereses, y lo compara con lo provisionado en el año. Debajo de cada empleado ves cómo sacó la base.
Marca los contratos que quieres ajustar. Los que ya cuadran salen con «Cuadra».
Haz clic en Contabilizar el ajuste al 31 de diciembre. Sale un comprobante con esa fecha: lo que faltaba va al gasto contra la 2510 y la 2515, con el empleado como tercero y su centro de costo. Si se provisionó de más, se devuelve.
La provisión del año queda en el valor legal. Ya puedes pagar los intereses (antes del 31 de enero) y consignar las cesantías en el fondo (antes del 15 de febrero) por el valor completo.

Si vuelves a entrar, lo que ya cuadra no se toca: el ajuste no se duplica. Más abajo quedan los ajustes contabilizados, con el enlace a su comprobante.

Si la empresa empezó a usar Paxioli a mitad de año, el contrato sale con un aviso: en Paxioli faltan meses de provisión. Si lo de antes viene de otro sistema (en el saldo inicial de la 2510), esa diferencia no es gasto del cierre, así que no se marca sola. Revísalo con tu contador antes de marcarlo.

Antes del 31 de diciembre puedes ver el cálculo, pero el botón se activa desde ese día. Hazlo antes del cierre contable del año: con diciembre cerrado no se puede contabilizar.

¿Alcanza la provisión de vacaciones?

Abre Nómina → Libro de vacaciones y compara la columna Provisión contable con el Valor pendiente de los días que debes. La columna Diferencia te dice cuánto falta o cuánto sobra.

Si algo sale mal

PAY-035 · Con contrato vigente las cesantías no se pagan directo al empleado: si es la consignación al fondo, marca esa casilla. Si el empleado se retira, usa la liquidación de contrato.
PAY-060 · La prima se paga con su propia liquidación: entra a Nómina → Liquidaciones → Nueva liquidación y elige «Prima de servicios».
PAY-069 · Las vacaciones se pagan en la nómina: agrega la novedad en la liquidación del periodo.
PAY-013 · El monto excede el saldo pendiente: no puedes pagar más de lo provisionado. Si el salario subió en el año, haz primero el cierre anual de cesantías e intereses: deja la provisión en el valor legal.
PAY-116 · El cierre de cesantías se contabiliza desde el 31 de diciembre: antes de esa fecha faltan nóminas del año. Mientras tanto puedes ver el cálculo.
CTB-003 · Diciembre ya está cerrado: el cierre contable de diciembre (o el del año) se hizo antes que el de cesantías. Reábrelo en Contabilidad → Cierre contable, contabiliza el ajuste y vuelve a cerrar, para que el gasto quede en el resultado del año.
PAY-010 · El empleado no tiene un contrato vigente: solo se provisiona a quien tiene contrato.
PAY-007 · No hay parámetros de nómina para el año: créalos en Nómina → Configuración.
El saldo se ve bajo: mira la franja de meses. Si hay meses en amarillo, provisiónalos.