Las prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima y vacaciones) se causan a lo largo del año pero se pagan en fechas puntuales. Para que el costo laboral sea real cada mes, Paxioli provisiona un porcentaje mensual por cada empleado y lleva el acumulado. Cuando llega el momento de pagar (cesantías a febrero, prima en junio/diciembre, etc.), registras el pago contra ese acumulado.
Cuánto provisiona cada mes
Sobre el salario del periodo, proporcional a los días trabajados (porcentajes parametrizables en la configuración del año; [CONFIRMAR LEGAL] según la norma vigente):
- Cesantías: 8.33% de (salario + auxilio de transporte).
- Intereses a las cesantías: 1% mensual sobre las cesantías acumuladas (12% anual).
- Prima de servicios: 8.33% de (salario + auxilio de transporte).
- Vacaciones: 4.17% sobre el salario sin auxilio de transporte.
El salario integral no causa estas provisiones (su componente prestacional ya está incluido en el salario).
Provisionar el mes
- Ve a Nómina → Prestaciones.
- Elige el año para ver el acumulado por empleado.
- Indica el año y el mes que quieres provisionar y haz clic en Provisionar.
- Paxioli calcula la provisión de cada empleado activo con contrato vigente, la suma al acumulado y genera el comprobante contable (debita el gasto de cada prestación y acredita la cuenta por pagar).
La provisión es idempotente por empleado y mes: si ya provisionaste un mes, volver a hacerlo no duplica el acumulado ni genera otro asiento (te avisa cuántos empleados se omitieron). Para corregir un mes, primero hay que reversar el asiento.
Ver el acumulado
En la pantalla de Prestaciones ves por cada empleado el saldo de cesantías, intereses, prima y vacaciones, y el total consolidado de la empresa. Para el detalle histórico, usa el reporte de Provisiones de prestaciones (en Nómina → Reportes).
Registrar el pago de una prestación
Cuando pagues una prestación (por ejemplo, las cesantías al fondo o la prima al empleado):
- En el acumulado del empleado, elige la prestación a pagar.
- Indica el monto, la cuenta de banco y la fecha.
- Confirma. Paxioli contabiliza el pago (debita el pasivo de la prestación, acredita el banco) y descuenta ese valor del saldo acumulado.
Si algo sale mal
- "El monto excede el saldo pendiente": no puedes pagar más de lo provisionado y no pagado. Revisa el acumulado o provisiona los meses faltantes.
- "El empleado no tiene un contrato vigente": solo se provisiona a empleados activos con contrato. Verifica el contrato antes de provisionar.
- "No hay parámetros de nómina para el año": configura el año en Nómina → Configuración (incluye los porcentajes de cesantías, intereses, prima y vacaciones).
- Provisioné el mes equivocado: como es idempotente, re-provisionar no lo arregla. Reversa el asiento contable del mes y vuelve a provisionar.
- El acumulado se ve bajo: confirma que provisionaste todos los meses del año. La provisión no es automática; debes lanzarla cada mes.