El portal del empleado es la puerta de entrada de tus trabajadores a Paxioli. Cada uno entra con el mismo inicio de sesión de siempre, pero con una cuenta que solo ve lo suyo: sus desprendibles de nómina, sus certificados y sus días de vacaciones. No ve nada de la contabilidad ni de la nómina de los demás, y no ocupa un puesto de usuario de tu plan.

Darle acceso a un empleado

Ve a Nómina → Empleados y abre la ficha del empleado.
En el panel Portal del empleado, revisa o escribe su correo de acceso y haz clic en Dar acceso al portal.
El empleado recibe un correo con el enlace para definir su contraseña (vale 7 días). Si no le llega, en la ficha aparece el enlace de activación para que se lo compartas, y el botón Reenviar invitación manda uno nuevo.
Desde ese momento entra en paxioli.com/login con su correo y su contraseña, y cae directo en su portal.

Si el correo ya tiene una cuenta en Paxioli (por ejemplo, un administrador o un contador interno de tu empresa que además es empleado), se amarra esa misma cuenta: conserva su rol en el software y además puede abrir el portal. El correo de un contador aliado externo no se puede amarrar.

Para retirar el acceso, usa Quitar acceso en la ficha: el empleado deja de poder entrar y sus solicitudes y documentos quedan como historial.

Lo que el empleado puede hacer

Mis documentos: pide el PDF de cualquier desprendible de una nómina ya contabilizada o pagada, su certificado laboral y su certificado de ingresos y retenciones (Formato 220) por cada año con nómina. Los documentos se preparan en segundo plano: el pedido queda registrado, la pantalla avisa cuando el archivo está listo y queda disponible para descargar durante 7 días.
Vacaciones: ve cuántos días hábiles tiene disponibles (los del libro de vacaciones, menos los que ya pidió) y elige en un calendario el primer y el último día del descanso. El calendario marca festivos, fines de semana y las fechas bloqueadas por la empresa (con su motivo), cuenta los días hábiles con la jornada de su contrato (los sábados solo si los trabaja), le dice cuándo vuelve y le avisa si pide con menos de 15 días de anticipación o menos de 6 días hábiles seguidos. Mientras la solicitud esté pendiente puede cancelarla.
Mi perfil: ve, de solo lectura, todo lo que la empresa guarda de él: sus datos personales, su contrato (cargo, área, sede, fecha de ingreso, salario, periodicidad, jornada, auxilio de transporte y nivel de riesgo), sus entidades de seguridad social, cómo le pagan (la cuenta solo muestra los cuatro últimos dígitos), sus prestaciones sociales por año (acumulado, pagado y saldo), sus vacaciones, lo que declaró para la retención, su dotación, sus préstamos y libranzas y su historia de contratos y de salario. Lo único que cambia desde ahí es su foto; si otro dato no está bien, te lo pide y lo corriges en su ficha. Quien ya se retiró ve su último contrato con la fecha y el motivo del retiro y su liquidación.
Mi cuenta: cambia su contraseña y registra llaves de acceso para entrar con Face ID, huella o Windows Hello sin escribir la contraseña (la llave queda en su dispositivo). El portal no usa segundo factor.

Aprobar o rechazar las vacaciones

Cada solicitud te llega como aviso en la campanita y aparece en Nómina → Solicitudes de vacaciones (también desde el tablero de nómina y desde el libro de vacaciones):

Aprobar: la novedad Vacaciones entra sola a la liquidación de cada período que toca (si el descanso cruza de un mes o una quincena a otra, queda un tramo en cada uno). Una liquidación que ya esté en borrador o liquidada se recalcula; si la nómina de ese período ya está contabilizada o pagada, Paxioli no deja aprobar (PAY-100): rechaza la solicitud o pídele otras fechas, y si el descanso va de todas formas regístralo como novedad en una liquidación nueva.
Rechazar: escribe el motivo; el empleado lo recibe por correo y lo ve en su portal, y sus días vuelven a quedar disponibles.

En los dos casos el empleado recibe la decisión por correo y en los avisos de su portal; al aprobar, el correo le dice la fecha de inicio, la de fin y el día en que vuelve al trabajo.

Fechas bloqueadas (cuando la empresa no recibe solicitudes)

Si en una temporada no se pueden conceder vacaciones (temporada alta, cierre contable, inventario), bloquea esas fechas en Nómina → Solicitudes de vacaciones → Fechas bloqueadas → Bloquear fechas: desde, hasta, el motivo y a quién aplica (toda la empresa o solo algunos centros de costo). El motivo es exactamente lo que verá el empleado.

En el portal, esos días salen en gris oscuro: al pasar el ratón o tocarlos el empleado ve el motivo, la tarjeta «Fechas sin vacaciones» los lista y una solicitud que los toque se rechaza sola (PAY-107). Así Recursos Humanos no niega fechas una por una. Un bloqueo no rechaza las solicitudes que ya estaban pendientes: esas quedan marcadas en la lista para que las decidas. Para levantar un bloqueo usa Quitar: queda como historial y las fechas vuelven a estar disponibles.

Lo que dice la ley

Por cada año de servicio el trabajador tiene 15 días hábiles de vacaciones (art. 186 del Código Sustantivo del Trabajo). El saldo lo lleva el libro de vacaciones.
La época la señala el empleador, de oficio o a petición del trabajador, y se avisa con 15 días de anticipación (art. 187). Una solicitud con menos plazo se admite, pero queda marcada para que decidas con ese dato a la vista.
Cada año el trabajador debe disfrutar al menos 6 días hábiles continuos; el resto se puede acumular hasta por dos años (art. 190). El portal lo avisa, no lo impide.

Preguntas frecuentes

¿El empleado ve la nómina de los demás? No. El portal solo muestra lo de la ficha amarrada a su cuenta.

¿Cuenta como usuario de mi plan? No. Las cuentas del portal no ocupan puesto y no aparecen en Configuración → Usuarios: se administran desde la ficha de cada empleado.

¿Por qué no aparece un desprendible? Solo se ofrecen los de nóminas ya contabilizadas o pagadas: una liquidación en borrador todavía puede cambiar.

¿Puedo seguir registrando las vacaciones a mano? Sí. El portal es una vía más; la novedad «Vacaciones» en la liquidación y los movimientos del libro siguen funcionando igual.