El libro de vacaciones te dice, empleado por empleado, cuántos días de vacaciones ha causado, cuántos ha disfrutado, cuántos se le han pagado en dinero y cuántos tiene pendientes, con su valor en pesos. También es el registro de vacaciones que pide la ley: fecha de ingreso, fecha en que se toman, fecha en que terminan y lo que se pagó por ellas (art. 187 del Código Sustantivo del Trabajo).

Está en Nómina → Libro de vacaciones. También llegas desde Nómina → Reportes y desde la ficha de cada empleado, con el botón Vacaciones.

De dónde salen los datos

No tienes que digitar nada dos veces. El libro se arma solo con:

Las novedades de vacaciones que liquidas en la nómina de cada período: el descanso («Vacaciones») y las que se pagan sin descanso («Vacaciones en dinero»).
La liquidación de contrato, que paga los días que queden cuando el empleado se retira.
Los movimientos que registras a mano, para lo que pasó por fuera de Paxioli (por ejemplo, lo que traía el empleado antes de que empezaras a usar el sistema).

Cómo se cuentan los días

Cada empleado causa 15 días hábiles por año de servicio (art. 186), día a día: a los seis meses lleva 7,5 días.
Del saldo se descuentan días hábiles: de lunes a viernes, sin domingos ni festivos. Si el contrato tiene marcada la casilla Trabaja los sábados, el sábado también cuenta.
Para que Paxioli cuente los días hábiles, la novedad de vacaciones debe llevar el primer y el último día del descanso. Ejemplo: del lunes 9 al lunes 30 de marzo de 2026 son 22 días de calendario, pero solo 15 hábiles (el lunes 23 es festivo). La nómina paga los 22 y el libro descuenta 15.
Si la novedad solo tiene la cantidad de días, sin fechas, el libro descuenta esa cantidad y la marca como Sin fechas.

El consolidado

La primera pantalla trae una fila por empleado a la fecha de corte que elijas (hoy, si no cambias nada). Bajo el nombre van su documento y su centro de costo, y a la vista quedan el ingreso, los días causados, los disfrutados, los pendientes, el estado y el valor pendiente. Las columnas «En dinero» y «Saldo inicial y ajustes» aparecen cuando algún empleado las usa. El Excel y el PDF traen todas las columnas, también los días de servicio y el salario base.

Valor pendiente = días pendientes × salario base ÷ 30. Es la misma cuenta que hace la liquidación de contrato. El salario base es el del contrato o, si el empleado gana comisiones u otro salario variable, el promedio del último año.
Provisión contable y Diferencia te dicen si lo que has provisionado alcanza para cubrir ese valor. Si la diferencia es negativa, la provisión está por encima de lo que debes.
Estado: «Al día», «Conceder antes del…», «Plazo vencido», «períodos sin disfrutar», «Días anticipados» o «Retirado con días sin pagar».

Puedes filtrar por empleados vigentes, retirados o todos, por centro de costo (el de la ficha del empleado y, si no tiene, el de su contrato: el mismo que usa la nómina), buscar por nombre o documento e incluir aprendices en etapa lectiva y practicantes, que no causan vacaciones y por eso no salen si no los pides. Se exporta a Excel, se imprime y sale en PDF.

Avisar por correo los días pendientes

En el consolidado, con el libro al día de hoy, usa Avisar por correo. Escribes desde cuántos días pendientes quieres avisar (por ejemplo, 15) y Paxioli le envía un correo a cada empleado con contrato vigente que tenga esos días o más. Cada uno recibe solo su saldo, con el logo de tu empresa. Quien no tenga correo en su ficha no lo recibe, y al terminar verás a cuántos se les envió.

El libro de un empleado

Haz clic en el nombre del empleado. Verás tres bloques:

Resumen a la fecha de corte.
Períodos de causación: un período por cada año de servicio, con los días que causó, los que ya se usaron y la fecha límite para concederlos. La empresa tiene un año después de cada período para dar las vacaciones (art. 187) y solo se pueden acumular hasta dos períodos (art. 190). Lo disfrutado se descuenta primero del período más antiguo.
Registro de vacaciones: cada descanso con su primer y último día, días de calendario, días hábiles, valor pagado y de dónde salió (la nómina, la liquidación de contrato o un registro a mano).

Registrar lo que pasó por fuera de Paxioli

En el libro del empleado usa Registrar movimiento. Hay cuatro opciones:

Saldo inicial: cuántos días tenía pendientes en una fecha. Es lo que necesitas al empezar con Paxioli. Todo lo anterior a esa fecha queda incluido en ese saldo y no se vuelve a contar. Si registras otro más reciente, manda el más reciente.
Vacaciones disfrutadas: un descanso que ya tomó y no pasó por la nómina de Paxioli. Escribes el primer y el último día y Paxioli cuenta los hábiles (los puedes corregir).
Vacaciones pagadas en dinero: días que se pagaron sin descanso. La ley permite pagar así hasta la mitad de las vacaciones, con acuerdo escrito (art. 189).
Ajuste de días: quita o devuelve días cuando encuentras una diferencia. Siempre pide el motivo.

Estos registros no mueven la contabilidad: solo llevan el control de los días. Las vacaciones que pagas con Paxioli no van aquí: se registran como novedad del período en la nómina, que las paga, descuenta los días de este libro y baja la provisión.

El botón aparece con el libro al día de hoy. Si cambiaste la fecha de corte a una fecha pasada, el libro queda solo de consulta.

Anular un movimiento

Un movimiento registrado a mano no se borra: se anula. Deja de contar en el saldo y queda en el registro con el motivo, la fecha y quién lo anuló.

Al retirarse el empleado

La liquidación de contrato paga los días pendientes que diga este libro. Después de contabilizarla, el libro del empleado queda en cero. Si un empleado aparece como Retirado con días sin pagar, le falta la liquidación de contrato.

Casos especiales

Salario integral: también causa vacaciones. El salario integral cubre las prestaciones, excepto las vacaciones (art. 132).
Aprendices: causan vacaciones en la etapa práctica o en formación dual, desde que empezó esa etapa (Ley 2466 de 2025). En la etapa lectiva no las causan. La etapa se elige en el contrato del aprendiz; mientras esté «Sin definir», el libro lo cuenta como a cualquier empleado y te lo avisa.
Practicantes (práctica o pasantía): no causan vacaciones, porque la práctica no es un contrato de trabajo (Ley 1780 de 2016).
Licencias no remuneradas: el libro te muestra cuántos días lleva el empleado y a cuántos días de vacaciones equivalen, pero no los descuenta solo. La ley permite descontarlos, no obliga (art. 53). Si tu empresa los descuenta, regístralo con un Ajuste de días.
Cambio de jornada: si cambias la casilla «Trabaja los sábados» del contrato, los descansos que ya se liquidaron en la nómina conservan la jornada con la que se liquidaron y el saldo no cambia. El libro lo aclara en la nota del movimiento («Contado con la jornada de ese momento»). Los descansos nuevos se cuentan con la jornada nueva, y lo registrado a mano conserva sus días.
Días anticipados: si alguien toma más días de los que lleva causados, el saldo queda negativo y se va cubriendo con lo que cause.

Si algo sale mal

PAY-064 · La fecha debe estar entre el ingreso del empleado y hoy: no se registran movimientos antes del ingreso, después del retiro ni en el futuro.
PAY-065 · Faltan las fechas o los días: un disfrute necesita su último día; un saldo inicial, los días pendientes (puede ser 0); un pago en dinero o un ajuste, días mayores que cero.
PAY-066 · Ese movimiento ya estaba anulado: no hay nada más que hacer.
PAY-067 · Falta el motivo: el ajuste y la anulación siempre lo piden.
PAY-068 · Las fechas se cruzan con otras vacaciones: ese descanso ya está en el libro (por la nómina o por otro registro). Revisa las fechas para no contarlo dos veces.
No veo «Registrar movimiento» o el botón de anular: revisa que la fecha de corte sea hoy. Registrar pide permiso para crear en Nómina y anular pide permiso para eliminar.
Los días no me cuadran: mira si el movimiento dice «Sin fechas» (se descontaron los días digitados) y revisa la jornada del contrato.