Un concepto es cada cosa que se paga o se descuenta en la nómina: salario, horas extra, salud, pensión. Paxioli trae los de ley ya configurados. En Nómina → Conceptos los ves todos y puedes crear los tuyos.
Para qué crear un concepto propio
Para los pagos y los descuentos que tu empresa maneja y que no están en la lista:
- Pagos: auxilio de rodamiento, auxilio de conectividad, bono por metas, prima extralegal.
- Descuentos: fondo de empleados, cafetería, póliza, dotación perdida.
Cuando lo guardas, el concepto sale en la lista de novedades de la liquidación y en la plantilla de novedades de Excel. El empleado lo ve con ese nombre en su colilla.
Los aportes y las provisiones no se crean: los calcula Paxioli.
Crear un concepto
- Ve a Nómina → Conceptos y haz clic en Nuevo concepto.
- Escribe un código corto y sin espacios (AUX_RODAMIENTO) y el nombre.
- Elige el tipo: Pago o Descuento.
- Si es un pago, elige la clase: bonificación, auxilio, comisión u otro pago. Es el grupo en el que sale en la nómina electrónica.
- En Cómo se pone el valor elige:
- Se escribe en cada novedad: el valor cambia cada vez.
- Valor fijo: escribes el valor una vez y Paxioli lo propone al agregar la novedad. Lo puedes cambiar.
- Si es un pago, dile a Paxioli qué clase de pago es (más abajo).
- Opcional: escribe la cuenta contable. En un pago es la cuenta del gasto; si la dejas vacía, va al gasto de personal. En un descuento es a quién se le debe lo descontado; si la dejas vacía, va a acreedores varios.
- Guarda.
Salarial, pactado o ninguno
En un pago hay tres caminos. Elegir bien importa, porque cambia lo que se cotiza:
- Es factor salarial: el pago es salario. Entra a la base de salud, pensión, riesgos laborales, caja, SENA e ICBF, y a la de cesantías, prima y vacaciones.
- Es un pago pactado como no salarial: lo acordaste por escrito con tus empleados como no salarial (un auxilio de alimentación, una bonificación extralegal). No entra a esas bases, pero lo pactado así no puede pasar del 40 % de lo que el empleado gana en el mes. Si pasa, Paxioli cotiza sobre lo que sobra (Ley 1393 de 2010, artículo 30). Mira «La regla del 40 %» en «Novedades del periodo».
- Ninguno de los dos: el pago no es salario por ley. Por ejemplo, una bonificación ocasional que das por tu voluntad, viáticos ocasionales o lo que le entregas al empleado para hacer su trabajo. No entra a las bases y no cuenta para el 40 %.
Todo pago, salarial o no, cuenta para la retención en la fuente.
Si tienes dudas, pregúntale a tu contador: es una decisión legal, no del sistema.
Activar, desactivar y eliminar
- Desactivar un concepto propio lo saca de la lista de novedades. Lo que ya se liquidó con él no cambia.
- Eliminar solo se puede si el concepto nunca se usó. Si ya está en una novedad o en una liquidación, desactívalo.
- Un concepto usado no cambia de tipo (de pago a descuento). Crea uno nuevo y desactiva el anterior.
- Los conceptos del sistema no se eliminan. Puedes cambiarles la cuenta contable.
Si algo sale mal
- PAY-082 · Ese concepto no se puede usar en esta novedad: el concepto está inactivo, o elegiste un descuento donde va un pago.
- PAY-083 · Ya se usó en una novedad o en una liquidación: no se puede eliminar ni cambiar de tipo. Desactívalo.
- Un concepto propio es un pago o un descuento: no se pueden crear aportes ni provisiones propios.
- Estas cuentas no existen en tu plan de cuentas: revisa el código de la cuenta en Configuración → Plan de cuentas.
- No veo mi concepto al agregar la novedad: revisa que esté activo.
