Anular o corregir una nómina

Si liquidaste una nómina y descubres un error (una novedad mal puesta, un salario equivocado), no crees otra liquidación del mismo período: Paxioli no lo permite, porque la planilla PILA y la nómina electrónica sumarían las dos. Se corrige la que ya existe, devolviéndola paso a paso. (Si liquidas por centro de costo, cada centro tiene su liquidación y la regla es la misma: un centro no se liquida dos veces en el período.)

Estados de una liquidación

1. Borrador / liquidada: calculada; todavía puedes recalcular y agregar o quitar novedades.
2. Contabilizada: ya tiene el comprobante de causación.
3. Pagada: ya se generó el egreso contra el banco.

Los cambios solo se hacen en borrador o liquidada. El camino de regreso es: pagada → contabilizada → liquidada.

Si ya está pagada: reversar el pago

1. Abre la liquidación en Nómina → Liquidaciones.
2. Haz clic en Reversar pago y confirma.
3. Paxioli anula el egreso del banco con un comprobante de reversión y la liquidación vuelve a contabilizada.

Las colillas que ya se enviaron por correo no se retiran. Si el egreso ya quedó en una conciliación bancaria cerrada, primero hay que reabrir esa conciliación.

Anular la contabilización

1. Con la liquidación en estado contabilizada, haz clic en Anular contabilización.
2. Paxioli reversa el asiento contable y devuelve la liquidación a estado liquidada.

La fecha de la reversión. Si el mes de la nómina sigue abierto, la reversión va con la misma fecha del comprobante original: así ese mes queda solo con la causación corregida, y no con el gasto dos veces ni con un gasto negativo en el mes en que anulas. Si el mes ya está cerrado en Contabilidad › Cierre contable, la reversión va con la fecha de hoy.

Corregir y volver a liquidar

1. Ajusta lo que esté mal: agrega o elimina novedades, corrige el salario o el contrato del empleado.
2. Usa Recalcular para volver a liquidar con los datos y parámetros actuales.
3. Vuelve a Contabilizar y a Marcar pagada.

Si la nómina ya se había transmitido a la DIAN

Un documento de nómina electrónica no se edita: se elimina ante la DIAN y se transmite uno nuevo. Paxioli lo hace por ti:

1. Al anular la contabilización, Paxioli elimina de una vez ese documento ante la DIAN.
2. Si sale bien, corrige la nómina, vuelve a contabilizar y emite de nuevo.
3. Si la DIAN no responde, la eliminación queda pendiente. Verás un aviso en la liquidación con el botón Eliminar ahora en la DIAN, y Paxioli la reintenta sola todos los días a las 6:30 a. m. Mientras esté pendiente no se puede recalcular ni cambiar novedades.

Cuatro cosas que conviene saber:

• En nómina quincenal, el documento del mes reúne las dos quincenas. Si corriges una, se elimina el documento del mes y las dos quincenas vuelven a quedar «por emitir».
• Si la transmisión había quedado a medias (el documento de unos empleados salió y el de otros no), al anular se eliminan ante la DIAN los que sí habían salido.
• Cada corrección gasta dos documentos de tu paquete por empleado: la eliminación y el documento nuevo.
• Abajo, en la liquidación, queda el panel Documentos eliminados ante la DIAN, con la fecha, el motivo y el número de cada documento eliminado.

Eliminar una liquidación

Si la liquidación sobra del todo (la creaste por error), usa el botón Eliminar. Solo aparece cuando está en borrador o liquidada. Una liquidación contabilizada o pagada no se elimina: primero reversa el pago y anula la contabilización. Una nómina que alguna vez se transmitió a la DIAN no se elimina: se conserva como soporte.

Quién puede hacerlo

Reversar el pago, anular la contabilización y eliminar piden el permiso de eliminar en Nómina. A quien no lo tiene, esos botones no le aparecen.

Si algo sale mal

• PAY-049 al crear una liquidación: ese período ya está liquidado. Abre la liquidación que existe y corrígela.
• PAY-052: solo se reversa el pago de una nómina pagada.
• BANK-23: el pago ya está en una conciliación bancaria cerrada. Reábrela y vuelve a intentarlo.
• PAY-055: la nómina ya se había transmitido a la DIAN y su eliminación allá está pendiente. Espera a que salga para recalcular.
• PAY-054: la nómina tuvo documentos transmitidos a la DIAN y no se elimina. Si es una liquidación repetida, déjala sin contabilizar.
• PAY-117: la nómina se contabilizó con las cuentas de nómina que la empresa tenía antes de pasarse al PUC, y sus saldos ya se reclasificaron. No se anula: corrige la diferencia en la nómina del mes siguiente o con un comprobante contable de tu contador.
• Recalculé y los valores no cambiaron: revisa que el cambio (novedad, salario o parámetro del año) esté guardado antes de recalcular.
• Cambié parámetros del año después de contabilizar: anula la contabilización, recalcula y vuelve a contabilizar.