Retenciones automáticas, manuales y asumidas

Cuando registras una compra, Paxioli puede calcular las retenciones por ti según las reglas vigentes, o puedes ajustarlas a mano. Y hay un caso especial: la retención asumida, que la paga la empresa y se va al gasto. Esta guía explica las tres situaciones.

Retenciones automáticas (según la base en UVT)

Paxioli trae configuradas las retenciones más comunes y decide si las aplica comparando la base de la operación contra la base mínima, que la ley fija en UVT (Unidad de Valor Tributario), no en pesos.

Cómo decide Paxioli si retener:

1. Toma la base de la operación (el valor sujeto a retención).
2. Calcula la base mínima en pesos del año: UVT del año × base en UVT.
3. Retiene solo si la base alcanza ese mínimo. Por debajo de la cuantía, no se practica retención de fuente.
4. Las retenciones sin base mínima (ReteIVA, ReteICA) aplican siempre que correspondan.

Las retenciones base y sus mínimos:

• ReteFuente compras 2,5% — base mínima de 27 UVT.
• ReteFuente servicios 4% — base mínima de 4 UVT.
• ReteIVA 15% — sin base mínima (aplica cuando hay IVA sujeto).
• ReteICA — tarifa municipal por mil; sin base mínima general.

Si una retención de fuente queda por debajo de su base mínima, Paxioli no te bloquea, pero deja una advertencia para que el contador revise si esa retención corresponde. La decisión final es tuya.

Retenciones manuales

En la factura de compra puedes ajustar las retenciones a mano: agregar una, quitarla o cambiar el valor cuando el caso lo requiere (por ejemplo, una retención especial o una base distinta a la calculada).

1. Al registrar la compra, abre la sección de retenciones.
2. Ajusta la retención que necesites: tarifa, base o monto.
3. Lo que digites manualmente reemplaza el cálculo automático para esa factura.

Solo las retenciones practicadas (las que le haces al proveedor) reducen lo que le pagas: el saldo a pagar es el total de la factura menos esas retenciones.

Retenciones asumidas (las paga la empresa)

Una retención asumida es la que paga la empresa de su propio bolsillo, en vez de descontársela al proveedor. Se usa, por ejemplo, cuando por acuerdo o por norma la retención no se le puede trasladar al tercero.

La diferencia clave está en cómo afecta tus cuentas:

• No reduce lo que le pagas al proveedor. El proveedor recibe el valor completo de la factura.
• Se va al gasto de la empresa. Paxioli la registra como un gasto propio (la empresa la asume).
• Sí se declara a la DIAN. Igual que una retención normal, queda registrada para consignarla.

En la práctica, cuando marcas una retención como asumida al registrar la compra:

1. El saldo por pagar al proveedor NO baja (recibe el total).
2. El valor asumido se contabiliza como gasto de la empresa.
3. La retención sí queda registrada para declararla ante la DIAN.

Por eso, en el formato 1003 y en el 1001 de la exógena, Paxioli reporta las retenciones practicadas al proveedor, y trata aparte las asumidas, que no salieron del bolsillo del tercero.

Dónde se configura

Puedes ajustar tarifas, bases y cuentas contables de las retenciones en Configuración → Retenciones (dentro de Impuestos). Si tu empresa es autorretenedora o agente de retención de IVA, puedes marcarlo en Configuración → Datos de la empresa: son banderas de tu clasificación fiscal ante la DIAN. En tus compras, las retenciones las aplicas o ajustas en la propia factura (esas casillas no las activan ni desactivan solas).

Si algo sale mal

• Esperaba una retención y no se aplicó. Lo más probable es que la base de la compra no alcanzó la base mínima en UVT del año. Revisa el valor de la operación contra el mínimo (UVT del año × base en UVT).
• Se aplicó una retención que no esperaba. Revisa la tarifa y la base en la sección de retenciones de la factura; puedes quitarla o ajustarla a mano allí mismo.
• Marqué una retención como asumida y el proveedor sigue recibiendo el total. Eso es correcto: la asumida no reduce lo que le pagas al proveedor; la empresa la paga como gasto.
• No sé si una retención debe ser asumida o practicada. Como regla: si se la descuentas al proveedor, es practicada; si la paga la empresa sin descontarla, es asumida. Ante la duda, consúltalo con tu contador.
• La base mínima me parece desactualizada. Las bases van en UVT y se recalculan con la UVT del año del documento. Si la UVT del año aún no está publicada, Paxioli usa el último valor conocido y te avisa.