Qué es la información exógena y cómo prepararla

La información exógena (también llamada medios magnéticos) es el reporte anual en el que tu empresa le cuenta a la DIAN con quién hizo negocios durante el año: a quién le compró, a quién le vendió, cuánto IVA generó y descontó, qué retenciones practicó y a quién le debe o le deben al cierre.

La DIAN cruza esa información con la de tus clientes y proveedores. Si los datos no cuadran, llegan requerimientos. Por eso lo importante es reportar con los terceros bien identificados (NIT, dígito de verificación, dirección y municipio) y con las cifras correctas.

Qué formatos arma Paxioli

Paxioli construye los formatos a partir de tus facturas, compras y retenciones del año, sin que tengas que digitar nada aparte:

• 1001 — Pagos y abonos en cuenta (tus compras y gastos del año).
• 1003 — Retenciones en la fuente practicadas.
• 1005 — IVA descontable (el IVA de tus compras).
• 1006 — IVA generado e impuesto al consumo (el IVA de tus ventas).
• 1007 — Ingresos recibidos (tus facturas de venta del año).
• 1008 — Saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre.
• 1009 — Saldos de cuentas por pagar al 31 de diciembre.
• 1010 — Socios, accionistas y composición del patrimonio.

Cómo prepararla, paso a paso

1. Entra a Configuración → Información exógena.
2. Elige el año gravable que vas a reportar (por defecto, el año anterior).
3. Revisa cada formato. Verás el total reportado y la fuente de los datos en Paxioli.
4. Antes de generar, pasa por el semáforo de exógena para detectar terceros con datos incompletos (lo explicamos en su propia guía).
5. Descarga el formato que necesites con el botón Descargar Excel: el archivo sale como CSV separado por ; y con codificación lista para Excel y para el prevalidador de la DIAN. El 1010 (socios) no se descarga aquí: se arma con los socios que captures en Gestionar socios.

Antes de generar, ten esto a la mano

• Tu resolución de exógena del año (define los topes y si estás obligado).
• Los terceros completos: tipo de documento, identificación, dígito de verificación cuando es NIT, dirección y código de municipio (DANE).
• Las retenciones bien registradas en tus compras.

Las cuantías menores (movimientos sin tercero identificado) se reportan de forma agregada con el seudo-NIT 222222222222, como permite la DIAN. Paxioli lo hace automáticamente, pero te avisa para que revises si conviene identificar a esos terceros.