La información exógena se entrega en varios formatos, y cada uno cuenta una parte distinta de tu año: lo que pagaste, lo que cobraste, el IVA, las retenciones y los socios. No todas las empresas reportan todos los formatos: depende de la resolución de exógena del año y de tus topes. Esta guía es orientativa para que entiendas qué es cada formato y cuándo suele aplicar.
Quién está obligado y con qué topes lo define la resolución de exógena que la DIAN publica cada año. Si tienes contador aliado, él confirma cuáles te tocan; esta guía te ayuda a entender de qué trata cada uno.
Qué arma Paxioli automáticamente
Paxioli construye estos formatos a partir de tus facturas, compras, retenciones y socios del año, sin que tengas que digitar nada aparte:
- 1001 — Pagos y abonos en cuenta. Lo que tu empresa pagó durante el año (compras y gastos), junto con la retención en la fuente que le practicaste a cada proveedor. Aplica si hiciste pagos a terceros que superen los topes de la resolución.
- 1003 — Retenciones en la fuente practicadas. El detalle de las retenciones que le hiciste a tus proveedores. Aplica si actuaste como agente de retención.
- 1005 — IVA descontable. El IVA de tus compras que tomaste como descontable. Aplica si eres responsable de IVA y descontaste impuesto.
- 1006 — IVA generado e impuesto al consumo. El IVA (y el INC) de tus ventas. Aplica si eres responsable de IVA o del impuesto al consumo.
- 1007 — Ingresos recibidos. Lo que tu empresa facturó y cobró en el año, por cliente, con devoluciones y descuentos. Aplica si tuviste ingresos por encima de los topes.
- 1008 — Saldos de cuentas por cobrar. Lo que te debían tus clientes al 31 de diciembre. Aplica si al cierre tienes cartera pendiente relevante.
- 1009 — Saldos de cuentas por pagar. Lo que tu empresa debía a sus proveedores al 31 de diciembre. Aplica si al cierre tienes cuentas por pagar relevantes.
- 1010 — Socios, accionistas y similares. La composición del patrimonio: quiénes son los socios, su participación y el valor patrimonial de sus aportes. Aplica principalmente a personas jurídicas con socios o accionistas.
Cómo saber cuáles te tocan (orientativo)
- Identifica tu tipo: persona jurídica (sociedad) o persona natural, y si eres responsable de IVA y/o agente de retención.
- Lee la resolución de exógena del año gravable que vas a reportar: ahí están los topes de ingresos, compras y patrimonio que disparan cada formato.
- Cruza tus cifras del año contra esos topes:
- ¿Vendiste por encima del tope? → te aplican 1006 y 1007.
- ¿Compraste y pagaste por encima del tope? → te aplica 1001 (y 1005 si descontaste IVA).
- ¿Practicaste retenciones? → te aplica 1003.
- ¿Tienes cartera o deudas al cierre? → te aplican 1008 y 1009.
- ¿Eres sociedad con socios? → te aplica 1010.
- En Paxioli, abre Configuración → Información exógena y elige el año: verás cada formato con su total y su fuente de datos, para confirmar que las cifras tienen sentido.
Antes de generar
- Ten a la mano tu resolución de exógena del año (define topes y obligación).
- Asegúrate de que tus terceros estén completos (NIT, dígito de verificación, dirección, municipio).
- Pasa por el semáforo para detectar problemas antes de descargar.
Si algo sale mal
- No sé si estoy obligado a reportar. La obligación la fija la resolución del año, no Paxioli. Revisa los topes de esa resolución o consulta con tu contador; esta guía solo explica de qué trata cada formato.
- Paxioli me muestra un formato que creo que no me aplica. Paxioli arma todos los formatos por si los necesitas, pero tú decides cuáles presentar. Que aparezca con datos no significa que estés obligado a reportarlo.
- Un formato sale en cero o vacío. Es normal si no tuviste movimientos de ese tipo en el año (por ejemplo, 1003 sin retenciones practicadas). Confirma que elegiste el año gravable correcto.
- Tengo dudas sobre conceptos o topes. Esta guía es orientativa. Para la decisión final de qué reportar y con qué cuantías, apóyate en la resolución oficial de la DIAN y en tu contador aliado.