Borradores de las declaraciones de IVA y retención

Paxioli no presenta declaraciones ante la DIAN: eso lo haces tú (o tu contador) en los servicios informáticos de la DIAN. Lo que sí hace es armar el borrador de las dos declaraciones más frecuentes con las cifras de tu contabilidad, casilla por casilla y con la numeración oficial del formulario, para que solo tengas que copiar, revisar y firmar.

Los dos borradores viven en Reportes → Impuestos:

• Borrador declaración de IVA (Formulario 300).
• Borrador declaración de retención en la fuente (Formulario 350).

Ambos tienen los botones Excel, Imprimir y PDF del resto de reportes.

Qué formularios usa Paxioli

| Borrador | Formulario | Norma que lo prescribe | Períodos | | --- | --- | --- | --- | | IVA | 300 | Resolución DIAN 000019 de 2020 (vigente para 2026) | Bimestre 1 a 6, cuatrimestre 1 a 3 o año (régimen SIMPLE) | | Retención en la fuente | 350 | Resolución DIAN 000031 de 2024, vigente desde el 1 de agosto de 2024 y compilada en la Resolución 000227 de 2025 | Mes 1 a 12 |

Las casillas se numeran exactamente como en el formulario oficial. Si algún renglón no se puede confirmar con tus documentos, Paxioli lo marca con la leyenda Verificar en vez de inventar el valor.

Cómo elegir el período

1. En el panel de filtros elige el año gravable.
2. En el 300 elige la periodicidad: bimestral si tus ingresos brutos a 31 de diciembre del año anterior fueron de 92.000 UVT o más, cuatrimestral si fueron menores (artículo 600 del Estatuto Tributario). Si tu empresa está en el régimen SIMPLE aparece además la opción anual.
3. Elige el período (bimestre, cuatrimestre o mes) y pulsa Generar. Paxioli propone el último período completo a la fecha.

Los campos Desde y Hasta del panel no aplican en estos borradores: el rango lo define el período fiscal.

Qué calcula Paxioli en el Formulario 300

| Casillas | De dónde sale | | --- | --- | | 27 y 28 (ingresos gravados al 5% y a la tarifa general) | Base de los ítems de las facturas de venta y notas débito, según la tarifa de IVA de cada ítem (las propinas no cuentan). | | 39 (operaciones excluidas) | Ítems vendidos sin IVA (0%) y los gravados solo con impoconsumo. Si vendes bienes exentos, pásalos a la 35 con un ajuste manual. | | 42 (devoluciones en ventas) y 79 (IVA de esas devoluciones) | Notas crédito de venta del período. | | 50 a 54 (compras nacionales) | Base de los ítems de las facturas de compra, documentos soporte y notas débito de compra: bienes si el producto es de tipo bien (o la línea va a inventarios o activos), servicios en los demás casos. | | 56 y 66 (devoluciones en compras y su IVA) | Notas de ajuste de compra del período. | | 58 y 59 (impuesto generado) | IVA de los ítems de venta y notas débito por tarifa. | | 71, 72, 74 y 75 (impuesto descontable) | IVA de las compras de bienes y servicios por tarifa. | | 85 (retenciones por IVA que le practicaron) | ReteIVA registrada en tus facturas de venta (cuenta 135517 o la que tengas parametrizada). | | 41, 43, 55, 57, 67, 77, 81, 82, 83, 86, 88, 89, 92 y 93 | Fórmulas del propio formulario, calculadas sobre las casillas ya aproximadas a miles. |

Lo que digitas tú (Paxioli no lo conoce): el saldo a favor del período anterior (casilla 84), las sanciones (87), las importaciones (44 a 49 y 68 a 70), el A.I.U., las exportaciones, las ventas a zonas francas, el IVA retenido a no domiciliados (78) y el control de saldos (90 y 91). Si guardaste el borrador del período anterior, Paxioli te recuerda con qué saldo a favor a imputar cerró (casilla 93) para que lo digites en la 84.

Qué calcula Paxioli en el Formulario 350

El 350 vigente separa las retenciones practicadas a personas jurídicas (casillas 29 a 76) de las practicadas a personas naturales (77 a 128), y dentro de cada bloque pide la base y la retención por concepto: honorarios, comisiones, servicios, rendimientos financieros, arrendamientos, regalías, dividendos, compras, tarjetas, contratos de construcción, loterías, hidrocarburos y otros; para personas naturales también rentas de trabajo, pensiones y enajenación de activos ante notarios. Las autorretenciones tienen sus propias casillas (59 a 76 y 113 a 128).

Paxioli parte del movimiento del mes en la 2365 (retención en la fuente por pagar) y la 2367 (ReteIVA) y clasifica cada línea:

• Si viene de una factura de compra o documento soporte, usa el desglose de retenciones del documento: el nombre de la retención define el concepto (por ejemplo «ReteFuente servicios 4%» va a servicios) y el contacto define si es persona jurídica o natural.
• Si viene de la nómina (corrida o liquidación), va a rentas de trabajo de personas naturales con la base sujeta de la corrida.
• Si viene de un comprobante manual, usa la subcuenta 2365xx del PUC (236505 salarios, 236515 honorarios, 236520 comisiones, 236525 servicios, 236530 arrendamientos, 236540 compras, 236575 autorretenciones...). Sin subcuenta reconocible queda en «otros» con la marca Verificar, y la base la digitas tú.
• Las autorretenciones se detectan cuando el tercero de la retención es tu propia empresa (mismo NIT) o la línea está en la 236575.
• La ReteIVA va a la casilla 131; si el proveedor tiene documento extranjero va a la 132.
• Los débitos del mes en la 2365 y la 2367 (reversiones de meses anteriores, anulaciones) van a las casillas 129 y 133 (menos retenciones anuladas o en exceso).
• La ReteICA (2368) no se declara en el 350 porque es municipal; se muestra solo como referencia en la franja de cuadre.

Las casillas 130, 134, 136 y 138 son fórmulas del formulario. El impuesto de timbre (135) sale de la subcuenta 236565 si la usas; las sanciones (137) las digitas tú.

Redondeo a miles

El instructivo de la DIAN exige que todas las casillas de valores vayan aproximadas al múltiplo de mil más cercano. Paxioli muestra tres columnas por renglón: el valor exacto de la contabilidad, tu ajuste manual (si lo hay) y el valor que va en el formulario, ya redondeado. Los totales se calculan sobre las casillas redondeadas, igual que lo hace el formulario, así el borrador cierra con sus propias cifras.

La franja de cuadre

Debajo de los avisos aparece la franja Cuadre contra el libro, que compara el borrador con las mismas cuentas que revisa el conciliador fiscal:

• En el 300: el impuesto generado (67) contra el crédito de la 2408 del período, el descontable (81) contra el débito de la 2408 y la ReteIVA sufrida (85) contra la 135517.
• En el 350: la retención de renta (130) contra la 2365, la ReteIVA (134) contra la 2367 y el total (136) contra la suma de ambas.

Si un renglón marca Diferencia, revisa el auxiliar de la cuenta: casi siempre son comprobantes manuales, documentos sin desglose de retenciones o un ajuste manual que digitaste a propósito.

Guardar y retomar el borrador

1. Digita los valores que Paxioli no conoce en la columna Ajuste manual (por ejemplo la casilla 84). En un renglón calculado, el ajuste reemplaza el valor de la contabilidad; déjalo vacío para volver al calculado.
2. Escribe una nota si quieres dejar constancia de dónde salió cada cifra.
3. Pulsa Guardar borrador. Paxioli recalcula los totales con tus ajustes y guarda el borrador del período; al volver a entrar con el mismo año y período lo encuentras tal como lo dejaste, con la fecha y el usuario que lo guardó.

Los renglones en cero de conceptos que Paxioli no maneja quedan ocultos; marca Mostrar los renglones en cero para digitar en ellos.

Antes de presentar

• El borrador es un documento interno de trabajo: la declaración se diligencia y firma en la DIAN.
• Revisa los renglones marcados con Verificar y las diferencias de la franja de cuadre.
• Confirma que el desglose de retenciones de tus compras use nombres claros (honorarios, servicios, compras, arrendamientos): así el 350 clasifica bien cada concepto.
• Si tu empresa es autorretenedora, revisa que las autorretenciones hayan caído en la casilla correcta (ventas, honorarios, servicios o la especial del artículo 114-1).