Una factura recurrente (o cuenta de cobro recurrente, si vendes con cuenta de cobro) es una plantilla: el cliente, las líneas, la periodicidad y las condiciones de pago. Cada vez que llega su fecha, Paxioli genera la factura o cuenta de cobro sola, con su número, la contabiliza, la emite a la DIAN si tu empresa factura electrónicamente y, si lo marcaste, se la envía al cliente.
Cómo crearla
- Ve a Ingresos → Facturas de venta recurrentes → Nueva (si vendes con cuenta de cobro, la opción se llama Cuentas de cobro recurrentes).
- Elige el cliente, escribe las líneas y define cada cuánto se genera (días, semanas, quincenas o meses) y desde qué fecha.
- Si quieres, pon una fecha de fin, el término de pago, el centro de costo y las retenciones; marca enviar al generar para que el documento le llegue al cliente por correo.
La plantilla se puede pausar y activar desde su detalle o desde la lista; editarla cambia solo las facturas siguientes.
Cuándo se genera
Todas las noches Paxioli revisa las plantillas activas cuya próxima fecha ya llegó y genera la factura de ese período, fechada con la fecha del período. Después deja la plantilla en el período siguiente.
No se genera, y se reintenta al día siguiente, cuando:
- la numeración de ventas está agotada, vencida o inactiva;
- el paquete de documentos está agotado;
- el cliente está inactivo;
- el mes del período ya está cerrado en contabilidad;
- la plantilla lleva más de un período de atraso (por ejemplo, una mensual con la próxima fecha dos meses atrás): es un dato mal puesto, corrígelo desde Editar.
Generar ahora
En el detalle de la plantilla, Generar ahora saca la factura del período pendiente sin esperar a la noche. Es exactamente lo mismo que hace la corrida:
- la factura se numera, se contabiliza, se emite a la DIAN o se envía al cliente según tu empresa;
- si la plantilla ya estaba vencida, la factura lleva la fecha del período; si todavía no lo estaba, se adelanta y lleva la fecha de hoy;
- la plantilla pasa al período siguiente, así que ni el botón ni la corrida vuelven a generar el mismo período;
- si la plantilla llevaba más de un período de atraso, se genera solo un período (el más antiguo) y queda en el siguiente.
Antes de generar, Paxioli te muestra qué va a pasar (fecha, DIAN o correo y a qué fecha pasa la plantilla). Es un documento real: si te equivocas, se corrige como cualquier factura o cuenta de cobro, con una nota crédito.
Si tu empresa factura transporte de carga
Cada remesa del RNDC es de un viaje concreto (su radicado y su consecutivo), así que la plantilla no la lleva: no se puede repetir mes a mes. La factura generada (por la corrida o con Generar ahora) nace numerada y contabilizada pero sin remesa, no se manda a la DIAN y queda «Por emitir». Paxioli te lo recuerda al crear la plantilla y, cada vez que salga una factura, te avisa en la campanita con el enlace: edítala, marca la línea del flete como remesa con su radicado, consecutivo, cantidad y unidad, y emítela.
Si algo sale mal
- «No se generó la factura…» (REC-009): el mensaje dice la causa (plantilla pausada o terminada, numeración, paquete, cliente inactivo, mes cerrado). Corrígela y vuelve a intentar; nada quedó a medias.
- La corrida no generó una plantilla: revisa su próxima fecha en el detalle; si lleva más de un período de atraso, usa Generar ahora para sacar el período pendiente o corrige la fecha desde Editar.
