Cuando emites, Paxioli arma la factura y la manda a la DIAN. Si la DIAN no la valida, no se pierde nada: la factura queda guardada y solo tienes que corregir el dato que faltó y volver a emitir.

Los estados de una factura

Mira siempre el estado en la pantalla de la factura. Te dice en qué punto va:

Borrador (draft): está guardada pero todavía no se contabiliza ni se manda a la DIAN.
Emitida (issued): ya quedó contabilizada y abrió cartera, pero la DIAN aún no la valida.
Validada (validated): la DIAN la aceptó y le entregó su CUFE. Lista para enviar al cliente.
Rechazada (rejected): la DIAN encontró un problema en los datos. Hay que corregir y reintentar.
Anulada (void): la dejaste sin efecto con su motivo.

Una factura puede estar Emitida en Paxioli y todavía Sin emitir ante la DIAN: eso es normal, la validación viaja por detrás y puede tardar unos segundos.

Las causas más comunes

El cliente no tiene municipio. Es el rechazo número uno. La DIAN exige el municipio (ciudad) del cliente. Si falta, la factura no se valida.
Datos del cliente incompletos. NIT o cédula mal escritos, sin tipo de documento, sin dirección o sin correo.
No has aceptado los términos de facturación electrónica. Mientras no los aceptes en Configuración › Empresa, Paxioli no manda la factura a la DIAN, solo la deja creada.
La descripción de una línea es demasiado larga. El proveedor tecnológico (Factus) acepta hasta 250 caracteres por línea. Paxioli ya no deja escribir más (tampoco en cotizaciones y remisiones, que luego se convierten en factura) y, si una factura trae una línea más larga, te avisa antes de enviarla (FE-047): edítala y acórtala. El detalle largo va en la Descripción opcional de la línea, que sale debajo del nombre. Una nota crédito o débito no se edita: anúlala y créala de nuevo con el concepto más corto.

Qué corregir y cómo reintentar

Abre la factura y lee el mensaje. Paxioli te lo muestra en lenguaje claro (por ejemplo, "el cliente no tiene municipio").
Si es del cliente, ve a Contactos, abre el cliente y completa el municipio, el tipo y número de documento, la dirección y el correo. Guarda.
Si es porque faltan los términos, ve a Configuración › Empresa y acepta los términos y condiciones de la facturación electrónica.
Vuelve a la factura y haz clic en Emitir a DIAN.

No tienes que volver a escribir la factura: se conserva tal cual. Solo corriges el dato que faltaba. Al volver a emitir, Paxioli descarta el intento que la DIAN rechazó y envía la factura corregida; nunca quedan dos documentos.

Si quedó pendiente de la DIAN

A veces la DIAN tarda en contestar y la factura queda pendiente: el aviso dice «quedó pendiente» y no hay nada que corregir. Espera unos minutos y vuelve a darle Emitir a DIAN: se reintenta tal cual, con los mismos datos, sin duplicarla. Lo mismo pasa con las notas crédito y débito, el documento soporte y la nómina electrónica.

Si el aviso dice que otro documento del mismo tipo sigue pendiente de respuesta, es porque la DIAN atiende los documentos de cada tipo uno por uno: ese primero tiene que resolverse (Paxioli lo reintenta por ti cuando lo conoce). Vuelve a intentarlo en unos minutos y, si sigue igual, escríbenos con el número del documento y lo destrabamos.

Si tu factura quedó con -R al final del número

Cuando la DIAN rechaza una factura y después valida otra, el consecutivo pasa a la que sí quedó validada: así lo maneja el proveedor electrónico, para no dejar huecos en la numeración. La rechazada queda con el sufijo -R (por ejemplo, FE2761-R) porque la DIAN nunca la aceptó con ese número. Si ya la reemplazaste con otra factura, anúlala (Más acciones › Anular) para no duplicar el ingreso ni la cartera del cliente. Una factura pendiente que nunca se ha intentado emitir no queda con -R: recibe otro número provisional de la misma numeración y sigue en la serie.

Si tu factura quedó con -D2 al final del número (FE-048)

La DIAN la validó con un número que en Paxioli ya tenía otro documento fiscal, así que quedó marcada (por ejemplo, FE2761-D2) y el detalle muestra un aviso permanente. Mientras se resuelve, Paxioli no la envía por correo, no deja descargar su PDF y no la muestra en el portal del cliente: llevaría un número que no es el que validó la DIAN. Escríbenos a soporte con el número de la factura y la cuadramos.

Si algo sale mal

Si después de corregir el cliente la DIAN sigue sin validar, revisa que tu empresa tenga bien sus datos en Configuración › Empresa (NIT, dígito de verificación, dirección). Si el mensaje dice que la DIAN no pudo validar "en este momento", suele ser una caída temporal del servicio: espera unos minutos y vuelve a darle Emitir a DIAN. Si el problema continúa, escríbenos con el número de la factura y te ayudamos a revisar el detalle.