Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar electrónicamente (un freelancer, un contratista, el arrendador persona natural), eres tú quien emite el documento soporte ante la DIAN. Hasta ahora eso te tocaba digitarlo: pedir los datos por WhatsApp, copiar los valores, adjuntar la cuenta de cobro. El portal de proveedores le pasa ese trabajo a tu proveedor y a ti te deja solo lo que de verdad decides tú.
Cómo funciona en dos minutos
- Entra a Gastos › Documento soporte y pulsa Portal de proveedores.
- Genera el enlace y compártelo. Hay dos:
- Enlace general: sirve para cualquier proveedor, incluso uno que todavía no está en tus contactos. Al enviar, Paxioli lo crea como proveedor (o lo reconoce por su documento si ya existía).
- Enlace por proveedor: personal. Trae sus datos ya puestos y solo acepta su documento. Lo envías por correo con Enviar o lo copias y se lo mandas por WhatsApp.
- Tu proveedor abre el enlace desde el celular o el computador y diligencia: sus datos, qué te cobra (uno o varios conceptos, sin IVA), el periodo del servicio, el número de su cuenta de cobro si la tiene, a qué banco y cuenta quiere el pago, y adjunta su cuenta de cobro, el RUT, la certificación bancaria y la planilla de seguridad social. Declara que no está obligado a facturar, que no es responsable de IVA y si declara renta, y firma dibujando en la pantalla.
- A ti te llega el aviso (campanita y correo) y el envío aparece arriba en Documento soporte como «Cuenta de cobro recibida por el portal». Pulsa Completar: se abre el formulario del documento soporte ya lleno con el proveedor, los conceptos y los valores. Eliges la cuenta de gasto de cada línea, confirmas la forma y el plazo de pago y la retención, y causas.
- Emite el documento a la DIAN como siempre, con Emitir a DIAN. Al validarse, tu proveedor recibe el documento soporte en su correo y puede descargarlo desde su mismo enlace.
Lo que el proveedor decide y lo que decides tú
El proveedor dice qué cobra, cuánto y a dónde quiere el pago. Tú decides lo contable y lo tributario: la cuenta de gasto, la forma y el plazo de pago, la retención en la fuente (el portal te dice si declara renta, que es lo que cambia la tarifa) y el centro de costo. Por eso lo que él envía no es todavía el documento soporte: es su solicitud firmada, y el documento nace cuando tú lo completas.
Si no subes otro archivo al completar, la cuenta de cobro que adjuntó el proveedor queda como soporte del documento. Los demás adjuntos (RUT, certificación bancaria, planilla) quedan en el detalle del envío, con la firma.
La firma vale como evidencia
Paxioli guarda la imagen de la firma, el nombre de quien firmó, la fecha y la hora, la dirección IP y un sello (una huella digital) de todo lo que firmó: datos, conceptos, valores, banco y adjuntos. Si algo cambiara, el sello no coincidiría. Es una firma electrónica con evidencia, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Lo ves en Ver sobre cada envío y desde el documento soporte, en «Llegó por el portal de proveedores».
Buenas prácticas
- Pide la planilla de seguridad social cuando el proveedor sea persona natural por servicios: la necesitas para deducir el pago en renta (artículo 108 del Estatuto Tributario). El portal se la pide; si no la adjunta, el detalle del envío te lo recuerda.
- Revisa la retención antes de causar: el portal no la calcula, te deja la información para que la apliques según lo que el proveedor declaró.
- Un enlace por proveedor para los recurrentes (el contador, el diseñador de cada mes): él lo guarda y envía una cuenta de cobro nueva cada vez desde el mismo enlace.
- Revoca el enlace general si lo compartiste de más: deja de funcionar en el acto y generas otro cuando quieras. Los enlaces duran 90 días y se extienden al generarlos de nuevo.
Si algo no cuadra
- «El número de documento no coincide con el proveedor al que se le envió» (PRV-01): el proveedor está usando un enlace personal de otra persona. Mándale el suyo o el enlace general.
- «Este envío del portal ya se completó o se descartó» (PRV-02): alguien de tu equipo ya lo completó; búscalo en el historial del portal.
- El proveedor dice que no puede enviar: le falta dibujar la firma, marcar las dos declaraciones o aceptar la declaración final. El botón explica qué falta.
- El enlace da «página no encontrada»: venció o fue revocado. Genera uno nuevo y compártelo.
- No quieres ese envío: Descartar con un motivo. Queda en el historial y el proveedor ve en su enlace que no siguió adelante.
