El banco casi siempre te cobra o te abona cosas que no pasaron por tus comprobantes: la cuota de manejo, una comisión, el 4x1000 o unos rendimientos. Tienes dos formas de registrarlos y en las dos Paxioli crea el asiento contable por ti: en cualquier momento desde Bancos → Movimientos bancarios, o al conciliar, en la sección Información adicional de la conciliación.
Movimientos bancarios (sin esperar a conciliar)
En Bancos → Movimientos bancarios → Nuevo movimiento eliges la cuenta de banco o caja, la clase del movimiento, la fecha y el valor:
- Gastos bancarios (comisiones, cuota de manejo): sale dinero; va a
530505. - Impuestos bancarios (GMF 4x1000): sale dinero; va a
530595, la cuenta propia del gravamen (se crea si tu plan no la trae), para que la exógena lo reporte bien. - Rendimientos e intereses: entra dinero; va a
421005. - Otro egreso u otro ingreso: tú eliges la cuenta contable y, si quieres, el tercero.
Las tres primeras clases quedan a nombre del banco (por el NIT registrado en la cuenta bancaria). Cada movimiento tiene su detalle con el comprobante y se puede anular con un motivo: el comprobante se reversa y el saldo vuelve a donde estaba. Un movimiento que ya quedó conciliado en una conciliación cerrada no se anula sin reabrirla. Al conciliar, el movimiento aparece en libros y se empareja con la línea del extracto como cualquier otro.
Cuándo usar Información adicional
Úsala para los cobros y abonos del banco que están en el extracto pero no en tus libros. No la uses para movimientos que ya tienes registrados (esos se emparejan, no se vuelven a digitar).
Los tres campos
En la pantalla de conciliación, en Información adicional, llena lo que aplique:
- Comisiones / gastos bancarios: cuota de manejo, costo de transferencias, comisiones. Es una salida de tu dinero.
- Impuestos bancarios (GMF / 4x1000): el impuesto a los movimientos financieros. También es una salida.
- Entradas / ingresos bancarios: rendimientos o intereses que el banco te abonó. Es una entrada de dinero.
Solo digita el valor total de cada concepto en el periodo. No tienes que escoger cuentas contables.
El asiento se genera al conciliar
Cuando cierras la conciliación (botón Conciliar con diferencia en $0), Paxioli arma el asiento de ajuste automático con estos conceptos:
- Comisiones: debita un gasto financiero y acredita tu cuenta bancaria.
- GMF: debita el impuesto y acredita tu cuenta bancaria.
- Rendimientos: debita tu cuenta bancaria y acredita un ingreso.
Así esos cobros y abonos quedan contabilizados y la diferencia con el extracto llega a cero. El asiento queda enlazado a la conciliación.
Qué cuentas del PUC usa
Paxioli busca primero la cuenta más específica de tu plan y, si no la tiene, usa una más general:
- Comisiones / gastos bancarios:
530505"Gastos bancarios", y si no,5305"Gastos financieros" (nunca la del GMF). - Impuestos bancarios (GMF): siempre
530595(se crea en tu plan si falta). - Rendimientos / entradas bancarias:
421005"Intereses", y si no,4210,4295,4250o4135.
La contrapartida siempre es la cuenta de banco o caja que estás conciliando.
Si falta la cuenta en tu plan de cuentas
Si tu plan de cuentas (PUC) no tiene la cuenta de gastos bancarios o la de rendimientos como imputable, Paxioli no cierra la conciliación (ni registra el movimiento) y te muestra un aviso claro con el código que falta, por ejemplo: "Falta la cuenta 530505/5305 en tu plan de cuentas".
Para solucionarlo:
- Ve a tu plan de cuentas (PUC).
- Crea la cuenta indicada (
530505para gastos bancarios o421005para rendimientos) y márcala como cuenta imputable (que permite movimientos). - Vuelve a la conciliación e intenta Conciliar de nuevo. El asiento se generará sin problema.
Tip: el 4x1000 y la cuota de manejo son las dos causas más comunes de que una conciliación no cuadre por unos pesos. Si la diferencia es un valor pequeño y redondo, revisa primero estos cobros en Información adicional.
