Conciliar es comparar tu extracto del banco con los movimientos que tienes contabilizados, para confirmar que todo coincide. Paxioli hace la mayor parte del trabajo solo con un motor de emparejamiento inteligente.
Los tres estados de cada línea del extracto
Cuando importas el extracto, cada movimiento queda en uno de estos estados:
- Automático: Paxioli encontró el movimiento del libro casi con certeza (mismo valor exacto y fecha muy cercana, a 3 días o menos). Lo marca como conciliado solo, sin que hagas nada.
- Sugerido: hay una coincidencia probable pero no segura (mismo valor pero fecha más lejana, o porque la descripción del banco contiene el número del documento, el NIT o el nombre del tercero). También aparece cuando la suma de 2 o 3 movimientos del libro da igual a una línea del extracto. Verás una etiqueta con el porcentaje de confianza o "Combinación".
- Sin coincidencia: Paxioli no halló un movimiento que cuadre. Toca revisarlo a mano.
Qué hacer con cada estado
- Automáticas: ya quedan conciliadas. Solo revísalas por encima.
- Sugeridas: revisa la sugerencia y haz clic en Aceptar (queda conciliada) o Rechazar (vuelve a pendiente).
- Sin coincidencia: usa Emparejar manual. Selecciona la línea del extracto y uno o varios movimientos del libro que la expliquen. Al emparejar a mano, queda con confianza del 100%.
También tienes el botón Conciliar automáticamente para volver a correr el motor sobre lo que quede pendiente.
Cerrar la conciliación
- Digita el saldo según el extracto (el saldo final que reporta el banco a la fecha de corte).
- Marca las transacciones conciliadas. Paxioli muestra en vivo la diferencia entre el saldo del banco y tus movimientos conciliados.
- Si hay cobros bancarios que no tenías registrados (cuota de manejo, 4x1000, rendimientos), regístralos en Información adicional (comisiones, impuestos, ingresos). Paxioli crea el asiento de ajuste automático.
- Cuando la diferencia sea $0, haz clic en Conciliar para cerrarla.
Si aún no terminas, usa Posponer: tu avance queda guardado como borrador.
Una conciliación solo se cierra con diferencia en cero. Si no cuadra, revisa las partidas sin coincidencia o agrega los cobros del banco en Información adicional. Una vez cerrada, no se puede modificar.