Cuando tu conteo físico no coincide con lo que muestra el sistema (sobrantes, faltantes, mermas, daños), usas un ajuste de inventario. Cada ajuste actualiza el stock, recalcula el costo y se contabiliza solo.
Registrar un ajuste
- Ve a Inventario → Ajustes de inventario y haz clic en Nuevo ajuste.
- Elige la fecha y, si manejas varias, la bodega.
- Agrega cada producto y elige el tipo de movimiento:
- Entrada: cuando tienes más unidades de las registradas (sobrante). Aquí escribes el costo unitario.
- Salida: cuando tienes menos (faltante, merma, daño). El sistema usa el costo promedio vigente, no lo digitas.
- Escribe la cantidad de cada línea y, si quieres, una observación.
- Haz clic en Guardar.
¿Qué pasa al guardar?
- En las entradas, Paxioli recalcula el costo promedio ponderado (igual que una compra) y sube el stock.
- En las salidas, baja el stock valorizado al costo promedio actual.
- Se genera un comprobante contable cuadrado: las entradas debitan inventario (1435) contra una cuenta de sobrantes; las salidas debitan una cuenta de faltantes/pérdida y acreditan el inventario.
Puedes definir qué cuenta usar en Configuración → Parametrización contable → Ajustes de inventario.
Ojo: el saldo inicial con que creas un producto (o el que trae el importador) no es un sobrante. Esa mercancía ya era tuya, así que se acredita a patrimonio (Saldos iniciales de inventario, 3105 por defecto), no a la cuenta de sobrantes.
Ver el kardex
El kardex es el historial cronológico de entradas y salidas de un producto, con su saldo corrido.
- Ve a Reportes → Kardex por producto (categoría Inventario).
- Elige el producto y el rango de fechas. Si quieres, filtra por bodega y por variante; sin filtro de bodega, el kardex consolida todas.
- Verás cada movimiento (compras, ventas, ajustes, traslados) con el saldo en unidades y los totales de entradas y salidas del período.
La columna Motivo muestra lo que se escribió al registrar el movimiento: la observación del ajuste, el motivo de una corrección de costo o de saldo inicial. Meses después, cualquiera entiende por qué cambió una existencia sin tener que preguntar.
No confundas un ajuste con un error de digitación
Si el producto todavía no tiene movimientos y lo que pasó es que digitaste mal la cantidad o el costo al crearlo, eso no es un ajuste de inventario: no entró ni salió nada de la bodega. En la ficha del producto aparece Corregir saldo inicial, que reversa la apertura y la vuelve a registrar con la misma fecha, sin dejar en el mes un movimiento que nunca ocurrió. Lo explica el artículo Corregir el saldo inicial de un producto.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no me deja escribir el costo en una salida? Las salidas siempre se valorizan al costo promedio que el producto tiene en ese momento. Es el mismo criterio del costo de venta.
¿El ajuste afecta mi contabilidad? Sí. Cada ajuste genera su asiento automáticamente, así tu inventario contable y físico quedan alineados.
¿Con qué fecha queda la anulación de un ajuste, una merma o una producción? Con la misma fecha en el kardex y en el comprobante, para que el inventario y la cuenta 1435 cuadren mes a mes. Si el mes del documento sigue abierto, la reversión lleva la fecha original y ese mes queda en cero. Si ese mes ya está cerrado, la reversión se registra con la fecha de hoy (un mes cerrado no se reabre solo) y el aviso te lo dice.
