Cuando un cliente devuelve un producto o cuando registraste una venta por error, tienes dos caminos distintos: devolver (con nota crédito) o anular. No son lo mismo. Aquí te explicamos cuándo usar cada uno.
La diferencia en simple
- Devolución: el cliente trae de vuelta lo que compró. Se genera una nota crédito que reversa la venta: vuelve a entrar el producto al inventario, se revierte la contabilidad y el saldo queda a favor del cliente. La venta original sigue existiendo en tu historial.
- Anulación: la venta nunca debió hacerse (un error de cobro, un duplicado). Se anula completa: se reversa el asiento contable, regresa el stock y la cartera queda en cero. La venta queda marcada como anulada.
Hacer una devolución (nota crédito)
- Ve a POS › Devoluciones.
- Busca la venta por número o por cliente.
- Entra al detalle de la venta.
- En el panel Devolver (nota crédito), haz clic en Devolver venta completa.
- Confirma.
El sistema crea la nota crédito que reversa la venta completa: el producto vuelve al inventario y la contabilidad se ajusta sola. El saldo a favor del cliente queda en su cartera.
El efectivo no sale solo de la caja con la devolución. Si le vas a devolver dinero al cliente, registra ese retiro de efectivo desde Movimiento de efectivo (la pantalla de Movimientos de efectivo del turno).
Anular una venta
- Ve a POS › Devoluciones.
- Busca la venta y entra a su detalle.
- Haz clic en Anular venta.
- Escribe el motivo de la anulación (mínimo 5 caracteres; queda guardado para tu trazabilidad).
- Confirma.
La venta queda anulada: asiento reversado, stock devuelto y cartera en cero.
Si algo sale mal
- "Esta venta está anulada; no admite devolución." No puedes devolver una venta que ya anulaste. La anulación ya regresó el stock y reversó todo, así que no hay nada más que hacer.
- El motivo de anulación es muy corto: escribe al menos 5 caracteres explicando por qué anulas. El motivo queda en la trazabilidad.
- No te deja anular una venta con pagos: primero hay que reversar los recibos de esa venta. Si no puedes, usa una devolución (nota crédito) en su lugar.
- ¿Devolución o anulación? Si el cliente trae mercancía de vuelta y la venta fue real, usa devolución. Si la venta fue un error que nunca debió pasar, usa anulación.
- La factura ya fue validada por la DIAN: una factura electrónica validada no se anula; se corrige con una nota crédito (devolución). Si tienes dudas, consulta con tu contador.
- Tenías que devolverle dinero al cliente y no se descontó de la caja: la devolución no toca el efectivo de la caja automáticamente. Registra el retiro desde Movimiento de efectivo para que cuadre el arqueo.