En el paso 2 del asistente de configuración, Paxioli te pregunta qué responsabilidades tienes ante la DIAN. Suena complicado, pero es más fácil de lo que parece: casi toda la información está en tu RUT, y la mayoría de los negocios pequeños no tiene que marcar ninguna casilla especial.
Consejo: ten tu RUT a la mano. Si no lo tienes ahora, puedes continuar y ajustar estos datos después en Configuración › Empresa.
¿Qué es el RUT y por qué lo necesito?
El RUT (Registro Único Tributario) es el documento que la DIAN te entrega cuando registras tu negocio. Ahí salen tu NIT, tu actividad económica y tus responsabilidades fiscales. Es la fuente oficial: lo que esté en tu RUT es lo que debes marcar en Paxioli.
Las casillas que puedes marcar
Marca solo lo que aplique a tu negocio. Si no estás seguro, déjalo sin marcar: es lo más común en negocios pequeños.
Régimen simple de tributación (RST)
Es un régimen especial pensado para pequeños negocios. En lugar de pagar varios impuestos por separado, pagas un solo impuesto unificado. Solo aplica si tú te inscribiste en él ante la DIAN. Si no lo hiciste, no lo marques.
Gran contribuyente
La DIAN designa así a las empresas por su volumen de operaciones. No es algo que tú elijes: te llega una resolución que te nombra gran contribuyente. Si nunca recibiste esa resolución, no lo marques.
Autorretenedor de renta
Significa que tú mismo te retienes en la fuente, en lugar de que te retengan tus clientes. Aplica a muy pocas empresas, designadas expresamente por la DIAN. Si no sabes si lo eres, casi seguro no lo eres.
Agente de retención de IVA
Significa que retienes el IVA a tus proveedores cuando les compras. Aplica sobre todo a grandes contribuyentes y a entidades del Estado. Un negocio pequeño normalmente no es agente de retención de IVA.
La responsabilidad de IVA
Aquí defines si tu negocio cobra IVA o no:
- Si NO cobras IVA, marca la opción "No responsable (R-99-PN)".
- Si sí cobras IVA, déjala sin marcar (eres responsable de IVA).
En tu RUT esto aparece en la sección de responsabilidades, con códigos como O-13, O-15, O-23, O-47 o R-99-PN. Paxioli usa estos mismos códigos para que tus facturas electrónicas salgan correctas ante la DIAN.
¿A qué se dedica tu empresa? (opcional)
El CIIU es un código de 4 dígitos que describe a qué se dedica tu negocio (por ejemplo, comercio, restaurante, consultoría). Lo encuentras en la casilla 46 de tu RUT. Si no lo tienes a mano, elige tu tipo de negocio en la lista: con eso basta.
Es opcional, pero sirve para dos cosas: el CIIU viaja en tus facturas electrónicas, y con tu actividad Paxioli deja lista la cuenta contable donde se registran tus ventas, la que corresponde en el PUC:
| Tu actividad | Cuenta de ingresos | |---|---| | Comercio (tienda, almacén, distribuidora) | 4135 | | Restaurante, bar, cafetería u hotel | 4140 | | Servicios profesionales o empresariales, tecnología, arriendos | 4155 | | Educación | 4160 | | Salud | 4165 | | Fabricación o producción | 4120 | | Construcción | 4130 | | Transporte y logística | 4145 | | Agropecuario | 4105 | | Belleza y otros servicios personales | 4170 | | Propiedad horizontal | 4170 | | Otro | 4135 |
Mientras escribes el CIIU o eliges el tipo de negocio, el paso te muestra la cuenta que va a quedar. Si los dos no coinciden, manda el CIIU: es la actividad que registraste ante la DIAN. Si no eliges nada, tus ventas quedan en 4135 (comercio), como siempre. El tipo de negocio que elijas se guarda como el sector de tu empresa (se cambia en Configuración › Empresa) y es contexto para Paxi; no prende ni apaga funciones. Algunas actividades de reparación van a comercio: arreglar electrodomésticos, calzado o muebles es 4135, y solo reparar computadores o equipos de comunicación es 4155.
Este paso solo aplica mientras la empresa está en el asistente inicial: una vez completado, la cuenta de ventas no se toca sola y solo la cambia el contador desde Parametrización contable. Ojo con el ICA: al configurar la actividad municipal, el prefijo de cuentas sugerido es el de tu cuenta de ventas (4155, 4140, la que te haya quedado), no siempre 4135.
Tu contador puede cambiarla cuando quiera en Configuración › Parametrización contable (campo Ingresos por ventas), o darle una cuenta distinta a un producto o servicio en su Configuración contable. Si ya había elegido una subcuenta (por ejemplo, 413505), este paso no la cambia.
¿Cómo sé cuál me aplica?
- Abre tu RUT (lo descargas del portal de la DIAN si no lo tienes impreso).
- Busca la sección de responsabilidades: ahí salen los códigos que la DIAN te asignó.
- Marca en Paxioli solo los que aparezcan en tu RUT.
- Si tu RUT no tiene ninguna responsabilidad especial, no marques nada: es lo normal en la mayoría de negocios pequeños.
Si algo sale mal
- No tengo el RUT a la mano: continúa sin marcar casillas y ajústalo luego en Configuración › Empresa. No frenes tu configuración por esto.
- No sé si cobro IVA: si vendes productos o servicios gravados y le sumas IVA a tus clientes, eres responsable de IVA (no marques "No responsable"). Si tienes dudas, pregúntale a tu contador.
- Marqué algo de más: vuelve a Configuración › Empresa y desmarca la casilla. Estos datos se pueden cambiar siempre.
- Mis facturas salen con datos fiscales incorrectos: casi siempre es porque el RUT cambió y no se actualizó aquí. Revisa que las responsabilidades coincidan con tu RUT vigente.
