La DIAN pide que la factura de una transportadora viaje como factura de transporte, con la remesa registrada en el RNDC en cada línea. Paxioli la arma así desde el primer día: escribes el radicado, el consecutivo, la cantidad transportada y la unidad, y la factura sale con el tipo de operación de transporte y el flete excluido de IVA. Cada vehículo es un centro de costo: el flete entra a su placa y el combustible, los peajes y el taller también.
Cada línea de flete lleva su remesa registrada en el RNDC: radicado, consecutivo, cantidad transportada y unidad (kilogramos o galones). La factura viaja a la DIAN como factura de transporte (tipo de operación 12), con el flete excluido de IVA y los servicios que sí lo llevan (embalaje, bodegaje, seguro) con su tarifa. Si falta un dato de la remesa, Paxioli te lo dice antes de emitir.
Das de alta cada placa como centro de costo (o cada ruta, si así llevas tu operación). La factura del viaje entra a su vehículo y las compras de la carretera también: ACPM, peajes, llantas, taller, póliza, cada una en su cuenta del PUC.
Facturas a crédito, cuentas por cobrar con sus vencimientos y recibos de caja que registran la retención en la fuente del 1 % que te practica el cliente, para que el saldo cierre al peso.
Filtras el estado de resultados por centro de costo y ves los fletes del vehículo contra su combustible, sus peajes y su mantenimiento: el margen de cada placa y el consolidado de la empresa.
Al crear la cuenta eliges que facturas transporte de carga. Desde ahí toda factura de venta es de transporte, con su remesa por línea y la resolución de habilitación impresa si la registras.
Cotizas el flete por ruta y vehículo desde tu catálogo; cuando el cliente acepta, la cotización se vuelve factura. Marcas la línea como remesa, escribes sus datos y emites a la DIAN.
Cada compra de la carretera queda cargada a la placa que la generó. El estado de resultados por vehículo te muestra qué deja cada uno; la cartera, quién te debe y desde cuándo.
| Tarea del día a día | Sin software / en Excel | Con Paxioli |
|---|---|---|
| Factura con la remesa del RNDC | A mano, o rechazada por la DIAN por faltar un dato | Remesa por línea, revisada antes de emitir, tipo de operación de transporte |
| IVA del flete | Se cobra por error o se declara mal | El flete va excluido; embalaje, bodegaje y seguro con su IVA |
| Costo por vehículo | Gastos sueltos sin imputar | Cada placa es un centro de costo: fletes y gastos en su vehículo |
| Retención del 1 % del cliente | Saldos que no cierran | Recibo de caja con la retención registrada |
| Rentabilidad del vehículo | No sabes qué placa da margen | Estado de resultados por centro de costo |
Sí. En una cuenta de transportadora toda factura de venta se emite con el tipo de operación de transporte de carga (12) y cada línea de flete lleva su remesa del RNDC: radicado, consecutivo, cantidad y unidad.
No: el transporte de carga por carretera está excluido de IVA (artículo 476, numeral 2, del Estatuto Tributario). Paxioli deja la línea de la remesa excluida y conserva el IVA de lo que sí lo lleva, como el embalaje, el bodegaje o el seguro de la mercancía.
Sí. Cada placa es un centro de costo: las facturas de sus viajes y sus gastos se cargan ahí y el estado de resultados se filtra por vehículo. Si prefieres llevar la operación por ruta, el centro de costo puede ser la ruta.
La registras en el recibo de caja del cliente: el recibo descuenta la retención de lo consignado y la cartera queda en cero, con la retención lista para tu declaración.
Sí. Cada compra se carga al vehículo que la generó y a su cuenta del PUC (combustibles, peajes, mantenimiento, seguros, arriendos), con la retención que aplique.
Sí. Cotizas el flete desde tu catálogo de rutas y vehículos y, cuando el cliente acepta, la cotización se vuelve factura de transporte; solo escribes la remesa antes de emitir.
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